Mi primer almacén para el e-commerce

1. PÍLDORAS PARA UN LOCAL LOGÍSTICO DE COMERCIO ELECTRÓNICO

En Ingeniería para Optimistas no sólo tratamos de ayudaros con ideas técnicas para situaciones que se os pueden presentar en el día a día.  También tratamos de despertar inquietudes, de motivaros para no quedaros con lo superfluo de las cosas y para daros la confianza suficiente para buscar las soluciones en vuestro entorno “constructivo” y medioambiental.

En este artículo, nos hacemos eco de la evolución de los nuevos modelos de trabajo (emprendimiento, autoempleo) y nos ponemos en la piel de un nuevo autónomo que decide iniciar un negocio de venta por internet.  

¿Cuáles van a ser sus necesidades? En la mayoría de los casos, como acaba de empezar, cuenta con una inversión limitada y seguramente, parte de su trabajo lo haga desde casa.  Lo que posiblemente necesitará antes o después es un pequeño almacén donde poder acopiar y tener organizados todos los productos.

Es en este punto donde vamos a tratar de dar unas recomendaciones mínimas que sirvan de concienciación a estos nuevos emprendedores.  El sentido de esto, no es otro que dar a conocer la existencia de algunas normativas que regulan algunos aspectos de los espacios destinados a almacén.  

Y todo ello viene porque, cuando hablamos de locales cerrados, no abiertos al público, en los que únicamente hay una actividad parcial de empaquetado, o de carga y descarga, acompañado de la mínima inversión que hablábamos más arriba, corremos el riesgo, por desconocimiento, de tomar la precauciones mínimas, sobre todo, en protección contra incendios, ventilación y, en el caso de productos alimenticios, en higiene.

Imagen nº1: Estanterías vacías para apilar productos a pequeña escala. Fuente: iStock

1. POR DÓNDE EMPEZAR

RECABAR INFORMACIÓN.  Aunque parezca obvio, el primer paso que recomendamos dar es una visita a vuestro ayuntamiento, a uno de los técnicos de los servicios técnicos municipales.  Ahí os podrán orientar sobre si es necesaria licencia de actividad, para vuestro caso concreto, y cuál es el trámite para obtenerla (por ejemplo, declaración responsable o proyecto de actividad redactado por ingeniero o arquitecto).  

Nota: A pesar de que la normativa sea la misma dentro de una misma comunidad autónoma, algunos ayuntamientos son más laxos que otros en su aplicación, sobre todo los más pequeños, donde se suele abrir más la mano a la generación de actividad (riqueza) dentro del mismo municipio.

En el caso de que sí sea necesario un proyecto para la licencia de actividad, en el propio documento vendrán recogidas todas las condiciones que debe cumplir vuestro local y tan sólo tendréis que seguirlas y, en algún caso, adaptar el local a las condiciones que os sean impuestas.

• ¿Y si no voy a hacer nada de obra, el local ya se usaba como almacén anteriormente y preveo que mi actividad puede crecer en breve? ¿Merece la pena obtener esa licencia si, de momento, se trata de un emplazamiento provisional?

No se trata de que desde aquí os queramos complicar la vida gratuitamente.  Como mínimo, recabar esa información, y en función de ello, id tomando decisiones.  Obviamente, si de entrada os exigen un proyecto, significa que habrá medidas, más o menos lógicas, que será necesario aplicar.

Y ahora pregunto yo:

• ¿Y si el crecimiento de vuestro negocio es más lento del esperado y os pasáis en este local más tiempo del inicialmente previsto? ¿Vais a vaciarlo el día que decidáis legalizarlo, para hacer las obras de adaptación a las exigencias técnicas que puedan aparecer?
• ¿Y si contratáis un seguro específico para comercios y el día que lo vayáis a necesitar no os cubre porque vuestro negocio no estaba correctamente legalizado?

Además, en caso de que estéis en la fase de estar buscando un local-almacén, esta información también os puede ser de utilidad. Por ejemplo, (por la naturaleza de los productos que vais a vender) en el caso de que os vayan a exigir medidas extras de ventilación, y que éstas resulten más fácil de adaptar en uno u otro local.

1. EJEMPLOS PRÁCTICOS

• CLASIFICACIÓN URBANÍSTICA. Comprobar que se trata de suelo urbano, en cuál de los usos definidos en la normativa municipal se enmarca vuestra actividad, y si está incluido entre los usos permitidos en la zona donde se ubica el local.  Uno de los ejemplos que más controversia provoca es el siguiente: nos podemos encontrar con una zona residencial de baja densidad (chalets), en el que la normativa establezca la incompatibilidad de cualquier otra actividad.  Y aunque sea tu casa, y disponer de un sótano ideal para tu negocio, no resultar legal el utilizarlo para ello.
• ALTURA LIBRE.  La cota entre el suelo y techo terminado deberá ser, como mínimo, de 2,50 m para cualquier actividad comercial, permitiéndose normalmente un porcentaje de descuelgue de menor altura (por vigas, tuberías o dinteles de paso).  Hay casos en los que esta altura se puede disminuir al tratarse de un almacén, y otros en los que, precisamente por ser almacén, exigen se alcance los 3 m de alto. Conviene siempre consultar.
• INSTALACIONES SANITARIAS.  Un lugar de almacenamiento para entrada y salida de mercancía no es un trastero (donde se guardan cosas de uso esporádico) y por tanto, está ligado a que, en mayor o menor medida, haya personal entrando, colocando, embalando y desembalando.  Deberá contar con un aseo, por supuesto ventilado.  Y dependiendo de la naturaleza de los productos a manipular, puede ser exigido suministro de agua caliente.
• ALMACENAMIENTO EN LOS ESTABLECIMIENTOS INDUSTRIALES.  (No nos hemos pasado de frenada.  Un local destinado a almacén queda incluido en esta normativa (RD 2267/2004), incluso cuando esté dentro de un edificio destinado a otros usos).   Entre otros: el almacenaje deberá ser en estanterías metálicas resistentes al fuego, los pasillos longitudinales deberán tener una distancia no menor de 1 m.  Además habrá que estar atentos a otras normativas locales, por ejemplo en la Comunidad de Madrid se establece alguna condición adicional, como el de mantener una distancia mínima de 1 m, libre de todo género, hasta el techo o nivel de arranque de la armadura.
• Caso particular: ALMACENAMIENTO DE PRODUCTOS ALIMENTICIOS.  Unas de las restricciones más habituales las encontramos en el almacenamiento de productos alimenticios, envasados o no: nunca se podrán apoyar directamente sobre el suelo; las paredes y techos serán fácilmente lavables y sin deterioro (por ejemplo los azulejos para la pared, o techos vinílicos); los suelos serán antideslizantes; la iluminación deberá estar protegida (no dejar un tubo fluorescente sin carcasa, por ejemplo); la ventilación debe ser suficiente, y todos los huecos al exterior deberán estar dotados de una rejilla de malla para evitar el paso de insectos; el almacenamiento de productos no alimenticios, deberá hacerse en lugar independiente y aislado del de los productos alimenticios.
• Caso particular: ALMACENAMIENTO DE PRODUCTOS PLAGUICIDAS NO TÓXICOS.  Entre otros: el local deberá estar ubicado en un emplazamiento en el que se eviten posibles inundaciones y, en todo caso, alejados de cursos de agua; deberán disponer de ventilación con salida al exterior, pero nunca a patios o galerías de servicio interiores.
• INSTALACIÓN ELÉCTRICA.  Será imprescindible la instalación de un alumbrado de emergencia, cuyo dimensionado dependerá de las características del local.
• RIESGO DE INCENDIO.  El nivel de riesgo de incendio se calcula en base a un parámetro denominado “densidad de carga térmica” (representa la energía calorífica por unidad de superficie que se liberaría en el caso de incendio de todo el material combustible existente en el local).  Y este concepto (que se mide en Mcal/m2) se obtiene a partir de la cantidad de cada uno de los materiales a almacenar, del poder calorífico de cada uno de ellos y de la superficie. Por ejemplo, el aceite o los envases de plástico contienen 10 Mcal/Kg, las bebidas alcohólicas 8 Mcal/Kg, el papel 4 Mcal/Kg y la ropa, entre 4 y 5 Mcal/Kg. En función de su resultado, (bajo, medio o alto) la normativa será más o menos restrictiva en la adopción de medidas de protección contra incendios. Por ejemplo:
• RESISTENCIA AL FUEGO DE CERRAMIENTOS.  En el caso de paredes y techos, los técnicos calculamos esta resistencia en función de los materiales de construcción.  Una de las medidas más sencillas para su refuerzo, en caso necesario, se consigue adhiriendo un panel de yeso laminado que aporte esta resistencia (explicado de una forma muy básica: el Pladur de color rosa).  En cuanto a la puerta de acceso, si éste se hace desde el interior de un edificio, por ejemplo de viviendas, deberá ser resistente al fuego.
• INSTALACIONES DE PROTECCIÓN CONTRA INCENDIOS.  Como mínimo será necesario un extintor.  En un almacén de las características del de este artículo, puede que también se necesite un sistema de detección, habrá que estudiarlo en cada caso.

1. Y SIEMPRE UN GUIÑO AL MEDIO AMBIENTE

Por un lado, la idea de este artículo es la de concienciaros para que, al menos, os informéis, y en la medida de la posible, adoptéis las normativas vigentes con el máximo sentido común y el máximo respeto hacia vuestros vecinos y vuestro entorno.

Hoy hemos hablado poco de construcción y de eficiencia energética, porque el local que hemos puesto de ejemplo está muy focalizado a un uso parcial (almacenamiento, sin venta) y provisional (durante el arranque de un negocio de venta on line).  

Como seguidores de Ingeniería para Optimistas, comprometidos con el cuidado y conservación de nuestro medio ambiente, tan sólo recordar que, por poco que parezca, siempre habrá alguna medida que ayude a su protección: elección de alumbrado LED, separación de residuos, o la utilización del mínimo embalaje posible.

Y un deseo para los i-emprendedores, que vuestro negocio cumpla vuestras expectativas y crezca en la medida en la que os gustaría. Mucha suerte.

Imagen nº2: Almacenamiento a gran escala en una nave. Fuente: iStock