En estas cosas de la productividad, cada maestrillo tiene su librillo, por eso cuando el otro día Amalio Rey publicó sus 8 hábitos sencillos de productividad personal que a mí me funcionan me llevé una grata sorpresa cuando vi que coincidíamos en algunos de ellos mientras que en otros no, y también me sirvió para reflexionar que incluso yo mismo, en estos últimos años, he ido variando mi forma de organizar mi día a día, con todas las movidas colaterales que salpican mi actividad principal, que es, precisamente la que menos organización necesita.
Organiza la mañana por bloques.
Vamos a empezar por el principio, mi actividad en la FHC. La mañana es larga y los temas que toco diversos, por eso, prefiero organizarme por bloques para no andar dando saltos de rama en rama como una ardillica. Tras revisar agenda y correo electrónico (en ese orden), distribuyo la mañana en tres bloques: formación, nómina y solicitudes simples del día a día, para última hora que la cabeza ya no da para más.
Todo lo que puedas hacer en cinco minutos, hazlo ya.
Hace un tiempo leí que si hay algo que puedes hacen en menos de cinco minutos, hazlo ya y punto. No cargues tu lista de tareas ni lo dejes para más adelante, déjalo ya resuelto y a otra cosa mariposa.
No revises el correo continuamente.
No pierdas el tiempo revisando el correo cada dos por tres. Márcate los momentos adecuados para ello, o bien al inicio de cada bloque de la mañana, en mi caso siguiendo el primer punto ya explicado. Si estás esperando un correo importante, puedes saltarte esta regla, pero de normal, no hace falta estar cada cinco minutos interrumpiendo tu actividad porque haya entrado un correo en tu bandeja de entrada.
Reuniones pocas y lo más cortas posibles.
Todo aquello que se prolongue más de media hora será una perdida de tiempo seguro. Hace unos meses, en las jornadas PROAS celebradas en el Hospital Universitario de Cabueñes aprendí que la atención aguanta lo que aguanta el culo, y creo que es perfectamente extendible a las reuniones.
Ponle freno a las notificaciones del móvil.
El bueno de Amalio Rey se refería a ello como trabajar en asíncrono. Es decir, no hace falta contestar a todas las menciones que nos hacen por redes sociales, ni estar al tanto de todas las notificaciones que llegan a nuestro móvil. Ya llegará el momento en que puedas hacerlo, por eso lo mejor para no estar perdiendo la atención en las tareas importantes, cuantas menos notificaciones entren en tu móvil, mejor. Silencia sin piedad todo lo que no sea importante, ya entrarás a tus redes sociales y whatsapps cuando tengas tiempo de leer y contestar lo que haya que contestar.
Eso sí, aquí selecciona bien a quién silencias, puede haber algún grupo que estés esperando algo importante y necesites tener activo, pero los mínimos e imprescindibles.
Organiza tu agenda electrónica por colores.
Utiliza una misma agenda electrónica para organizar todas tus cuestiones, las profesionales pero también las familiares, porque los asuntos que afectan a tu mujer e hijos también pueden afectar a tu agenda, y debes darles la misma importancia que a los asuntos profesionales. Esas citas al médico, las extraescolares y todas aquellas cuestiones en las que tienes que acompañar o estar pendiente, a la agenda que va... eso sí, cada cosa con su color, para que puedas gestionarlo todo más fácilmente con gestión visual.
Yo centralizo todo en mi agenda de gmail, así lo tengo siempre a manos ya sea en el ordenador o en el smartphone y por colores: naranja para los asuntos relacionados con mi FHC, verde para mis asuntos asuntos profesionales (COI, Kuhnel, IMF, conferencias, talleres, etc...), azul para mi hijo Sergio, rosa para mi hija Sofía (que nadie me acuse de sexista, es pura organización cromática), violeta para mi mujer y negro para mis asuntos personales.
Centraliza todos tus correos en uno sólo.
O al menos los más importantes. Yo centralizo todo en mi cuenta de Gmail, así que todos aquellos correos importantes o que me exigen desarrollar una tarea o dar una respuesta más trabajada, me los reenvío a mi cuenta de Gmail donde queda todo centralizado. Normalmente esta gestión la realizo a lo largo del día, a través de mi móvil, así cuando llego a casa y subo al despacho a trabajar, tengo todo localizado en un único sitio, con lo que gano tiempo y orden.
De la bandeja de entrada a la lista de tareas.
Otra cosa que me ayuda mucho y cada vez uso más es que de la bandeja de entrada de gmail, donde recordad que me he ido enviando todo lo importante durante el día, voy releyendo y organizando en tareas con su fecha de cumplimiento los distintos correos que he recibido. De nuevo, orden y priorización en un único sitio.
Y sí, yo también me envío correos electrónicos a mí mismo.
Igual que Amalio, y fue una de las cosas que más me llamo la atención, todo lo que pasa por mi cabeza durante el día, mientras conduzco, mientras llevo al fútbol a mi hijo, mientras tomo un café... todas esas ideas o tareas que tienes que hacer, me envío un correo a mí mismo para que cuando llegue a casa y abra mi gmail, estén ahí para releer, priorizar, convertir en tarea o simplemente desechar.
Aquí incluyo también todos esos artículos o posts que voy leyendo en Feedly principalmente, y que pueden convertirse en la excusa para mis propios posts también me los envío por correo electrónico para pasar por el filtro de mi bandeja de entrada de Gmail, tal como hice hace unos días con éste de Amalio Rey y que ha dado paso a esta entrada que hoy estás leyendo.
Estas son mis claves de productividad personal actualmente. ¿Te animas a compartir las tuyas?