Microsoft Project en Office365
Microsoft Project bajo la suite Office, es lo mejor para los usuarios de la suite Office existente que requieren funciones adicionales de administración de proyectos en su trabajo diario.
La integración entre Microsoft Project y Excel es inmediato y permite exportar información desde Project a Excel, con suma facilidad
Esta herramienta es la más adecuada para un entorno empresarial con grandes equipos de proyecto e incluso para la gestión de presupuestos en fase de estimación.
Características de Microsoft Project
Este software ofrece una amplia gama de características, que incluyen: documentación, colaboración e incluso presupuestos.
Características de gestión y planificación
Programación y priorización de tareas: Microsoft Project dentro de Office utiliza listas de tareas y diagramas de Gantt (también conocida como vista de línea de tiempo) como sus funciones principales de priorización de tareas y programador de tareas.
Los usuarios enumeran las tareas, establecen su duración y agregan detalles adicionales para que otros usuarios y gerentes de proyectos puedan realizar un seguimiento.
Calendario de equipo compartido: Microsoft Project para Office brinda a los usuarios la capacidad de crear calendarios personalizados para una o varias tareas que todos los miembros del proyecto pueden ver y usar.
Esta es una característica útil si las líneas de tiempo del proyecto y las listas de tareas son demasiado largas y complejas para realizar un seguimiento.
Gestión de recursos:
- Recursos de trabajo (horas, días, semanas, etc.).
- Recursos materiales (materiales de construcción, computadoras, etc.)
- Recursos de costos (cualquier recurso de gastos planificado previamente, como boletos de avión).
Utilizando productos personalizados y gráficos.
Seguimiento del tiempo: puedes establecer períodos de duración para la finalización de la tarea al planificarlos en la lista y en la sección de Gantt.
Esto te permite medir los plazos propuestos frente al tiempo de finalización real.
Características de la documentación
Microsoft Project que utiliza Office carece de capacidades de almacenamiento de archivos, que es clave para compartir materiales relevantes del proyecto. Esta funcionalidad de almacenamiento de archivos, colaboración y productividad de todo el equipo de proyecto, se atribuye a Project Online, que está basado en SharePoint, y que se apoya en éste para todo lo relativo a colaboración y gestión documental.
Funciones de colaboración
Uso compartido de archivos: el alcance de las características de uso compartido de archivos de Microsoft Project vinculado a Office parece comenzar y terminar con la exportación de un recurso del proyecto y enviarlo por correo electrónico a otra parte.
Funciones de presupuesto
Informes presupuestarios: las funcionalidades presupuestarias de Microsoft Project utilizan «campos de costos presupuestarios» personalizados en los resúmenes de proyectos.
Estos informes presupuestarios se pueden ver en el panel del proyecto y son exportables.
Beneficios de usar Microsoft Project
El mayor beneficio de usar Microsoft Project es el ecosistema de aplicaciones diversas, contra las que se puede integrar o conectar.
Los productos de Microsoft son tan ubicuos que tendrás poco o ningún problema al integrar tu suite de Office con esta herramienta de gestión de proyectos.
Programará tareas, producirá diagramas de Gantt, administrará los recursos de tu proyecto, medirá tu éxito con ayudas visuales como gráficos y diagramas, y creará plantillas de proyecto que puedes usar una y otra vez.
Microsoft Project dentro de la familia Office es una máquina gigante que hará casi cualquier cosa cuando se trata de administrar y rastrear un proyecto.
Si estás profundamente integrado en el ecosistema de Microsoft, tendrás todas las piezas necesarias y algunas para ejecutar tus proyectos..
El almacenamiento de documentos se puede manejar con Microsoft Teams, integrado directamente con Microsoft SharePoint o OneDrive for Business.
Se pueden crear listas de verificación adicionales en Microsoft Excel y Word, las tareas se pueden desglosar a través de Microsoft Planner y la comunicación está cubierta por Microsoft Teams y Outlook.
El truco es asegurarse de tener todas estas herramientas para que puedas hacer todo lo que naturalmente podrías hacer en otras opciones de software de gestión de proyectos.
Piensa en este producto como un engranaje en un reloj elegante. Si todas las partes necesarias están ahí y ensambladas correctamente, se ejecutará como una máquina compleja bien aceitada, y ese es el ecosistema de Microsoft.
Facilidad de uso de Microsoft Project
Es una herramienta avanzada destinada a la gestión de proyectos, muy probablemente a nivel corporativo, donde tu equipo necesitará formación para aprovecharlo al máximo.
Microsoft Project es una herramienta cargada con mucha funcionalidad, sin embargo, gran parte de esa funcionalidad está vinculada a integraciones con otras herramientas de la suite Office.
No hay funciones nativas de comunicaciones, almacenamiento de documentos o uso compartido de archivos (aparte de guardar proyectos y enviarlas por correo electrónico) incluidas con este programa que puedas encontrar fácilmente.
Da un vistazo, este software, se ve muy similar a otras herramientas actuales de la suite Microsoft Office, especialmente Excel.
La página de inicio te ofrece muchas plantillas de proyectos diferentes para elegir, como la creación de presupuestos, planes de desarrollo de software y cronogramas de investigación de mercado.
Estas plantillas tienen fórmulas y funciones básicas reprogramadas en ellas, por lo que puedes sumergirte directamente sin ningún requisito exclusivo del proyecto.
La complejidad entra en juego una vez que deseas salir de las funciones básicas y construir cosas específicas que tu proyecto necesita.
La pantalla principal del proyecto incluye: una lista de tareas, una barra de desplazamiento de la línea de tiempo, su barra de herramientas y un diagrama de Gantt de su proyecto. Parece bastante simple:
- Ingresa tareas en la lista.
- Definir tareas por su duración.
- Ve las tareas que aparecen en el diagrama de Gantt.
- Marca las tareas en la lista a medida que se completan.
Por ejemplo, si deseas mostrar el progreso de la tarea, debes hacer clic y arrastrar desde el extremo izquierdo de una barra de diagrama de Gantt para representar un porcentaje de finalización.
Si eliges Microsoft Project con Office con el propósito de programar tareas manualmente y generar bonitos gráficos de Gantt, no tendrás ningún problema.
Puedes consultar más información y contactar contigo desde la página principal de Microsoft Project.