Las nuevas formas de trabajo ya se han venido imponiendo desde hace varios años. Estas nuevas maneras de trabajo o teletrabajo se han diversificado a nivel global, y por ende, extendidas a millones de personas.
Por tal razón, actualmente se han multiplicado los trabajadores FreeLancer a tiempo completo o parcial. Y en ese sentido, miles de empresas u organizaciones han tenido que expandirse en diversas ubicaciones y países.
No obstante, Microsoft lanzaría al mercado hace algunos años la aplicación Teams, la cual ha facilitado el trabajo colaborativo altamente efectivo. Esta herramienta diseñada por Microsoft, trabaja con los diferentes husos horarios e incluye un chat corporativo para que así puedas:
- Organizar reuniones grupales con tu equipo de proyectos
- Compartir documentos en cualquier dispositivo y desde cualquier lugar
- Entre otras funcionalidades.
En este post, conocerás acerca de la aplicación avanzada, Microsoft Teams y las ventajas que esta le ofrece a tu empresa u organización. Empecemos…
¿Qué es Microsoft Teams?
Teams es una plataforma de Microsoft que tiene como objetivo principal, la comunicación unificada y el trabajo colaborativo en la nube. Esta les proporciona a los empleados de tu organización (de forma remota o desde la oficina) las siguientes funcionalidades:
- Mensajería instantánea
- Funciones de video
- Funciones de chat
- Almacenamientos de archivos y documentos
- Auditoría de archivos
- Integración de aplicaciones
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Además, Microsoft Teams tiene la particularidad de que puede integrarse con otras aplicaciones que no pertenecen a Microsoft. También, puede sustituir a la aplicación, “Skype for Business”.
Con Teams además, podrás trabajar en la nube accediendo desde el lugar donde te encuentres, y a través de la aplicación de escritorio y dispositivos móviles, tales como: iOS y Android.
Características destacadas de Microsoft Teams
Es importante destacar, que Teams es una plataforma que fue creada básicamente para desarrollar el trabajo colaborativo de las distintas organizaciones.
En ese sentido, las interacciones que se desarrollan con esta aplicación son visibles para todos tus usuarios. Esto quiere decir, que cuando uno de los miembros o usuarios de tu organización realiza una publicación en el muro, el resto de estos podrá aprovechar el conocimiento colectivo.
Intercambio de información, todo en un solo lugar
La aplicación Teams permite que tus empleados colaboren entre sí, y además, elaboren documentos en forma de autoría compartida. Todo ello, mediante una ubicación central donde quedaran almacenadas notas y archivos.
También, la integración de aplicaciones proporcionará información externa y permitirá las conversaciones en torno a un proyecto común.
Mensajes y reuniones flexibles
Con esta herramienta, todo tu equipo podrá visualizar la globalidad de las conversaciones, lo cual fomentará las respuestas rápidas y el trabajo colaborativo. También, la integración con la aplicación, “Skype for Business” facilita las comunicaciones mediante chat, video llamadas y mensajes de voz para todos tus empleados.
En las siguientes líneas, conocerás detalladamente cuales son las ventajas que le ofrece a tu empresa u organización, Microsoft Teams.
Ventajas de Microsoft Teams
Acceso a las herramientas de comunicación
Podrás entre otras cosas, activar Microsoft Teams en Office 365. Con esta acción, dispondrás de una plataforma de comunicación optimizada para el desarrollo del trabajo colaborativo. También la funcionalidad de chat de esta aplicación te permitirá sostener conversaciones entrelazadas.
De esta manera podrás:
- Ejecutar videoconferencias
- Reuniones en un solo espacio
- Almacenar sesiones de braistorming
De esta manera, encontrarás conversaciones de tu interés evitando la revisión de miles de páginas de notas y correos electrónicos. Además, esta herramienta también te ayudará a:
- Elegir discusiones de equipo o privadas
- Integrar chats de audios y videos
Mayor productividad y colaboración
Cuando decides implementar Microsoft Teams para los proyectos de tu empresa, con ello aumentarás la productividad y el trabajo colaborativo de la misma.
Vale la pena resaltar, que con los correos tradicionales se corría el riesgo de perder información valiosa y conversaciones claves. Y todo ello ocurría, cuando a uno de los miembros del grupo se le olvidaba hacer clic en, “Responder a todos”.
Es por ello que con la plataforma de chat de Microsoft Teams, todos los miembros de tu equipo tendrán la posibilidad de recibir el mensaje al mismo tiempo. Así de esta manera, trabajaran de manera colaborativa manteniendo a la par una comunicación fluida. Esto sin duda, les permitirá conseguir soluciones rápidas y eficientes.
Es importante destacar, que cuando ingresa un nuevo miembro a tu equipo, este podrá con esta aplicación, acceder a conversaciones antiguas. También, le permitirá acceder a archivos y documentos relacionados con tus proyectos.
Ayuda a centrarse en el trabajo
Esta herramienta de trabajo facilitará a tu organización, el poder centrar con facilidad temas de gran interés referentes a tus proyectos, y además, te ayudará a priorizar el tiempo de manera óptima.
Microsoft Teams, también se encarga de dividir tu información en diversos canales. De esta manera, evitarás el tener que revisar todos los mensajes que se encuentran alojados en la bandeja de entrada.
En ese sentido, cada canal manejará los documentos, reuniones y conversaciones relacionadas con el mismo. Así, podrás ahorrarte la revisión aleatoria de correos electrónicos o perder el tiempo limpiando la bandeja de entrada.
Esto último sin duda, te ayudará a centrarte en la información y proyectos importantes e imprescindibles.
Aumento de la transparencia.
Uno de los más grandes desafíos de las organizaciones, es el de mantener a todos sus empleados informados. Al respecto, Microsoft Teams facilita el trabajo de tu organización, haciéndolo mucho más fácil y accesible. Con Teams, podrás:
- Publicar mensajes en un canal relevante al equipo
- Etiquetar a las personas que autorizan el envío de notificaciones
- Organizar reuniones visibles para todos los miembros de tu equipo en el canal.
Espacios de trabajo personalizables
Cuando implementas en tu organización Office 365, lo más probable es que tengas que integrar herramientas de terceros en tu plataforma. Las mismas, podrían ser relevantes para tu equipo de marketing.
Para tal fin, Microsoft Teams te facilita integrar esta plataforma con un grupo de servicios de terceros (Twitter, LinkedIn, entre otros). Además, podrás personalizar tus espacios de trabajo conjuntamente con tu equipo de proyecto.
Integración de otras aplicaciones de Office 365
Microsoft Teams no solo te permite tener las funciones de chat, sino que además, tendrás la posibilidad con esta herramienta, de integrar las diferentes aplicaciones de Office. De esta manera, aumentará la productividad de tus empleados.
Así, tu equipo podrá visualizar y comunicar a la vez:
- Documentos de Word
- Hojas de cálculo de Excel
- Presentaciones en Power Point
- Documentos de OneNote
Por tanto, tus empleados tendrán la posibilidad de revisar y cambiar documentos y archivos de manera rápida y eficiente.
Si estas en la búsqueda de orientación, respecto a la implementación de Microsoft Teams u otras aplicaciones para tu negocio, en Caltico te ayudaremos a conseguir las herramientas que requieres para hacer aumentar la productividad de la misma.
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