- Se realiza por escrito.
- Contiene la información sobre lugar, fecha y hora de la reunión.
- Incluye el orden del día o agenda de la reunión, es decir, la relación de los temas que han de tratarse.
Toda reunión para que resulte eficaz debe convocarse formalmente mediante notificación emitida normalmente por escrito, por la persona que la solicita y dirigida a todos los asistentes, incluyendo (si fuera posible) la siguiente información:
- Objeto de la Reunión.
- Orden del Día.
- Fecha, hora y lugar de la reunión.
- Duración estimada (u hora de finalización).
- Relación de asistentes (Internos y Externos).
- Responsable de la Reunión (moderador, secretario o responsable).
- Responsable de elaboración del Acta de la Reunión.
- Se muestra a continuación un ejemplo de convocatoria.
CONVOCATORIA REUNIÓN DE ............................
Fecha: ............
Hora de Inicio: ..:.. hs.
Hora de finalización: ..:.. h.
Asistentes:
Sra. ..............- RR.HH.
Sr. ............- Comercial
Sr. .........– Dir. General
Sra. ..........- Financiero
Sr. ..............- Técnico
ORDEN DEL DÍA
1. Lectura y aprobación, si procede, del acta de la reunión anterior.
2. Análisis de la cuenta de explotación y balance de primer semestre 2004
3. Proyectos en curso.
4. Ofertas presentadas / ofertas aceptadas.
5. Informe de RR.HH.
Se adjunta la documentación correspondiente a los puntos 1 a 4 del orden del día. Se hará entrega del informe de Recursos Humanos al inicio de la reunión.
En este modelo de convocatoria no se hace referencia a los responsables de la dirección de la reunión y al redactor del acta porque al tratarse de un ejemplo del comité de dirección de una empresa, estas responsabilidades ya están establecidas y resultaría reiterativo.
Tampoco se cita el lugar de celebración de la reunión ya que, al tratarse de una reunión del comité de dirección, ya está establecido.
Los asistentes se enumeran por orden alfabético para evitar susceptibilidades.