La primera causa de problemas en la implementación de Getting Things Done es no conseguir el hábito de la revisión semanal. Y tarde o temprano, un sistema sin mantenimiento dejará de funcionar…
Sin la revisión, tu sistema carece de perspectiva. Sin revisar tus proyectos, habrá temas que no avanzarán. Sin revisar, la lista ‘Algún día’ se convierte en una lista para ‘Nunca’… Sin revisión, tu sistema queda cada vez más obsoleto…
David Allen propone una revisión semanal de once pasos1 para conseguir un sistema limpio, actualizado y en línea con tu perspectiva. En la práctica, hacer todo esto requiere una sesión de concentración ininterrumpida de una o dos horas, algo casi imposible de conseguir de forma sostenible en la mayoría de los entornos profesionales.
Yo trabajo desde casa y tengo bastante control sobre mi entorno laboral. Aún así, siempre me ha costado mucho reservar estas dos horas a la semana.2
Una revisión atómica
Mejor que simplemente no hacer ninguna revisión — y por tanto fallar en la implementación de GTD — es cambiar la manera de ver la revisión y dividirlo en partes más pequeñas.
El concepto principal es que hay que revisar cada parte de tu sistema frecuentemente, pero desde mi punto de vista no es necesario hacerlo todo un una sesión enorme. Prefiero distribuir las partes de la revisión sobre la semana. Cada elemento de tu sistema puede tener su propia frecuencia de revisión y sus propios momentos para hacerlo. Yo trato cada paso de la Revisión Semanal simplemente como una tarea repetitiva.
Tareas de revisión
Por ejemplo, asigno una frecuencia de revisión a cada proyecto3, que va de diariamente — en el caso de un curso que tengo que impartir esta semana — hasta una vez al mes para proyectos que están medio parados en este momento. Cada mañana, durante mi rutina matutina, reviso entre tres a diez proyectos, lo que es más fácil de hacer que revisar 60 proyectos durante la revisión semanal.
También la revisión del resto de los componentes está regulado por frecuencias propias. He creado una tarea para revisar cada componente — la agenda, la lista ‘a la espera’, la lista ‘esta semana no’, etc. — habitualmente asignada al pseudo-contexto o modo ‘enfocar’.
Pensar que es posible de hacer un ‘reset’ para volver a tener un sistema que está completo y actualizado es una ilusión. En las dos horas de la revisión, el mundo continúa. Seguramente recibes varios email mientras tu estás haciendo limpieza. El resultado es que al acabar la revisión tu sistema ya está obsoleto. Por tanto, no he encontrado ninguna razón para continuar haciendo los pasos de la revisión semanal en una sola sesión.
Sí, hay que revisar los componentes de tu sistema de productividad personal, pero no te complicas la vida y haz cada paso por separado…
No soy el único que ha dejado de hacer una revisión ‘de pared a pared’. Hace unos meses, José Miguel Bolivar compartí su manera de trocear la revisión semanal en revisiones más pequeñas.
Cómo funciona en la práctica
Los detalles de una tarea de revisión
En mi sistema he creado un proyecto4 llamado ‘Mantenimiento continuo del sistema productivo’. En este proyecto he creado una serie de tareas repetitivas, cada una con su frecuencia.
El la imagen puedes ver la configuración de una de estas tareas: ‘Revisar la perspectiva 'A la espera'’. Como puedes ver, la tarea forma parte del proyecto ‘Mantenimiento continuo del sistema productivo’’ y está asignado al contexto ‘Enfocar : Analizar’. Además está marcado con la bandera naranja, lo que para mi significa que es una de las Tareas Más Importantes y que me he comprometido de hacerlo lo antes posible.
La parte más interesante está en la sección ‘Fechas’, dónde puedes ver que la tarea tiene una fecha de inicio y que además está configurado para aplazar de nuevo cinco días a partir del momento de terminar la tarea.
Finalmente, en las notas he incluido un enlace para abrir directamente la perspectiva5 que debo revisar.
Recuerda también que antes he explicado el uso de la perspectiva de revisión de proyectos para cada día repasar algunos de mis proyectos activos.
Los principios son más importantes que la implementación
Cada persona es diferente y tiene sus propias gustos y maneras de organizarse. No existe un método universal de productividad personal que sirve para todo el mundo.
Aunque el método Getting Things Done es lo que personalmente he utilizado durante muchos años, no es perfecto. He utilizado GTD como base para crear mi propio estilo de organizarme, pero siempre cuando he cambiado algo primero lo he analizado para identificar el principio que hay detrás.
En este post he intentado explicar uno de estos cambios, eliminando la revisión semanal porque era una parte que no funcionaba para mi. El principio detrás de la revisión semanal en Getting Things Done es que cada maquina o sistema necesita mantenimiento. Mi manera de hacer mantenimiento al sistema de productividad personal es mediante una serie de tareas repetitivas respectando el principio básico, pero con una implementación más ágil.
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Imágenes OK y cielo cortesía de Shutterstock
- O incluso más, en las semanas en que también revisas algunos de los niveles más altos de perspectiva. ↩︎
- Un problema adicional es que soy incapaz de tomar una cita conmigo mismo igual de serio que una cita con otras personas. ↩︎
- La función de revisión de proyectos es la razón más importante porque utilizo la aplicación OmniFocus. ↩︎
- En realidad se trata de una actividad porque no es algo que puedo concluir, pero la terminología utilizado en mi aplicación es ‘proyecto’. ↩︎
- En OmniFocus, una perspectiva es una manera de visualizar tus tareas. Consiste de la configuración de la lista de tareas y una serie de filtros por proyecto, contexto, estado de la tarea. ↩︎
Fundador del Canasto, formador y consultor artesano especializado en mejorar el rendimiento de personas, equipos de trabajo y organizaciones utilizando las modernas técnicas y herramientas de efectividad y colaboración.