Cuando se trata sobre una gestión de proyectos, puedes hacerlo de la manera que más cómodo te vaya. Sin embargo, hoy vamos a hablar de Kanban, un método que te ayudará a simplificar y mejorar los procesos.
El método Kanban es una manera de trabajar para gestionar proyectos, la cual se caracteriza por ser simple de utilizar, y actualizable. Además sirve para que gestiones el desarrollo del trabajo, de una manera efectiva y productiva.
Uno de los desafíos al que más nos enfrentamos durante el desarrollo de un proyecto, es la coordinación de los equipos e intentar completar todas las tareas propuestas. Sin embargo, la mayoría de veces tenemos problemas con su gestión. Es aquí donde el método Kanban tiene su utilidad. No se centra tanto en la rapidez en la que se realizan las tareas, sino que es más importante la calidad de estas.
Kanban viene del japonés, que significa "tablero visual", y es que esta metodología mejora el flujo de trabajo a un buen ritmo, teniendo en cuenta el tiempo y el número de de productos que se necesitan en cada etapa. Apareció en Japón por primera vez, inventado por la empresa Toyota, con la filosofía de producir "Lo que se necesita, cuando se necesita, y en la cantidad que se necesita".
Conociendo a Kanban
El proceso es bastante simple. Consiste en varias columnas puestas en un tablero de tareas, en la cual, cada estado concreto del proyecto está puesto en una columna. Es decir, que ha de haber el mismo número de tareas, como de columnas. Esto nos ayuda a saber en qué fase está nuestro proyecto.
Se mide desde el principio hasta el final., incluyendo todos los estados del proyecto, incluyendo la programación, la selección de tareas, la ejecución, etc.
Normalmente se utilizan Post-its en los que se escribe la descripción de la tarea y la estimación de la tarea, y se añade al tablero.
Esta tarea irá avanzando por todas las fases del tablero, hasta llegar al final. El objetivo de hacerlo así es su visualización, es decir, que es más fácil ver el progreso del proyecto, y clarificar el máximo posible el trabajo, las tareas asignadas a cada equipo, las prioridades que se tienen, y la meta asignada. Sirviendo además de un lugar donde todas las tareas están centralizadas.
Al final de cada semana, se limpia la columna de completados, donde se encuentran todas las tareas que se han terminado, para poder añadir las nuevas tareas. Es importante mantener el tablero actualizado, y poner a una persona a cargo de que trabaje como moderador,
Una de las ideas del método Kanban es "finalizar de empezar, y empezar a finalizar", con esto se refiere a que el trabajo ha de estar limitado, y hay que evitar añadir más tareas y centrarse en las que ya existen, de esta manera la atención de los trabajadores se centra en unas actividades determinadas, y la calidad del proyecto aumenta.
Sin embargo, para conseguir que esta metodología funcione correctamente hay que seguir 4 normas:
- Priorizar las tareas: Los empleados no pueden trabajar en varias tareas a la vez, ya que eso causa una pérdida de efectividad y fluidez. Por eso es importante que empiecen por la tarea de más alta prioridad.
- Respetar a los compañeros: Esto significa que cada empleado se ha de encargar de sus tareas, y se ha de respetar sus responsabilidades, sin sobrecargarlo con trabajos. Esto produce un ambiente de confianza.
- Adaptarse: Los empleados han de estar dispuestos a cambiar sus hábitos de trabajo, y adaptarse al nuevo sistema de trabajo. Para que el método funcione hace falta que todos los integrantes del proyecto trabajen de la misma manera.
- Liderazgo: Se ha de motivar pra que haya liderazgo. Además, cada uno de los empleados ha de ser responsable de sus tareas.
El método Kanban muestra bastantes beneficios en cuanto se trata sobre gestión de proyectos. Se puede ver cómo consigue mejorar la productividad considerablemente, nos permite ver todas las tareas que tiene una persona en un proyecto, además de permitirnos ver el tiempo invertido en cada proyecto.
Ahora que ya conoces el método Kanban, puedes añadirlo en tu empresa para gestionar proyectos con éxito.
Fuente http://es.workmeter.com/blog/gestiona-tus-proyectos-con-el-m%C3%A9todo-kanban?