En este sentido podemos definir organización de la siguientes maneras:
"La estructura y asociación por lo cual un grupo cooperativo de seres humanos, asigna las tareas entre los miembros, identifica las relaciones e integra sus actividades hacia objetivos comunes" Joseph L. Massie
"Organización es la estructura de las relaciones que deben existir entre las funciones, niveles y actividades de los elementos materiales y humanos de un organismo social, con el fin de lograr su máxima eficiencia dentro de los planes y objetivos señalados" Agustín Reyes Ponce.
"Organizar es agrupar y ordenar las actividades necesarias para alcanzar los fines establecidos creando unidades administrativas, asignando en su caso funciones, autoridad, responsabilidad y jerarquía, estableciendo las relaciones que entre dichas unidades debe existir." Eugenio Sixto Velasco.
El proceso de organización consta de un proceso de varios pasos:
1. DETALLAR EL TRABAJO
Primeramente deberás conocer las actividades de tu empresa de acuerdo al tipo y giro de ésta, los servicios y/o productos que ofrece, las metas u objetivos para la que fue creada.
Debes determinar las tareas que se deben realizar en cada área de tu negocio y qué tipo de personal se requiere para que las realice.
Una vez que se han definido las actividades y las tareas, éstas se deben repartir en puestos los cuales serán ocupados por determinadas personas.
Si estás iniciando un negocio y todavía no existen puestos establecidos, una manera en que puedes definir los puestos que se necesitan en tu negocio es tomar como referencia un negocio similar al tuyo en giro y tamaño. También es conveniente que te sitúes en el puesto como si tú mismo lo ocuparas y entonces contestes las siguientes preguntas:
- ¿Qué se hace en ese puesto? (Qué trabajos se hacen)
- ¿Cómo se hace ese trabajo? (Paso por paso)
- ¿Con qué se hace ese trabajo? (Qué máquinas, equipos, accesorios, materiales, etc.)
- ¿Dónde se hace el trabajo?
a) Habilidades necesarias para realizar el trabajo:
- Habilidades físicas (agilidad, destreza)
- Habilidades mentales (estudios, conocimientos, experiencia, precisión, criterio, expresión, trabajo en equipo)
- Físico (fuerza física, tensión muscular, cansancio físico, postura)
- Mental (agudeza visual o auditiva)
- De otras personas
- Seguridad e higiene
- Valores
- Ruido
- Iluminación
- Temperatura
- Limpieza
- Olores
- Humedad
- Ventilación
- La persona llega por si sola a solicitar trabajo
- Por medio de antiguos empleados
- Por medio de familiares o amigos de empleados actuales
- Por medio de una agencia de colocaciones
Es la separación y delimitación de las actividades, con el fin de realizar una función con la mayor precisión, eficiencia y el mínimo de esfuerzo, dando lugar a la especialización y perfeccionamiento en el trabajo.
En éste paso debes repartir el trabajo y ordenar los puestos, agrupándolos de diferentes maneras, según sea lo mejor para tu empresa.
En primer lugar debes determinar qué es lo principal para la empresa: los clientes, el producto, los procesos para fabricar el producto, el lugar donde está la empresa o una combinación de los anteriores.
La división del trabajo depende de la cantidad de tareas y del número y calidad de los empleados. Así podrás determinar cuántos trabajadores necesitas para cada puesto dependiendo de las actividades que realizan, el tiempo y la calidad del trabajo realizado.
3. COMBINACIÓN DE TAREAS (DEPARTAMENTALIZACIÓN)
Cuando una empresa crece y contrata más personas para llevar a cabo diversas actividades, se hace necesario agrupar a los empleados cuyas tareas están relacionadas entre sí. (Ventas, personal, producción, contabilidad, mercadotecnia, etc.)
A esta combinación de trabajo se le llama departamentalización
Para que puedas dividir el trabajo en tu empresa, necesitas diseñar un organigrama, que es la representación gráfica de tu empresa. En el organigrama se ve quién es el jefe, quién es el empleado, cuántos empleados tienes, qué actividades realizan y en qué nivel se encuentran.
(Más adelante hablaremos sobre qué tipos de departamentalización existen y cómo elaborar un organigrama)
4. COORDINACIÓN DEL TRABAJO
Cuando todos los empleados conocen lo que aporta su trabajo a la empresa, y se enlazan todos los trabajos para que cada empleado sepa todo lo que los demás hacen, saben lo importante que es el trabajo, no se retrasan en hacerlo y lo hacen bien. Esto se llama coordinación
Coordinación: Unión de todos los trabajos para alcanzar la meta.
Para coordinar se debe tomar en cuenta cuántos trabajadores dependerán de un solo jefe. Esto se llama delegación. La magnitud de la delegación depende del tipo de trabajo y la responsabilidad y la autoridad que se le confiere.
También se debe tomar en cuenta que toda persona en la empresa debe obedecer a un solo jefe, ya que si tiene dos jefes, y ambos le dicen lo que debe hacer, no sabrá a quién obedecer.
5. SEGUIMIENTO Y REORGANIZACIÓN
Organizar es un proceso continuo por lo que es necesario hacer un evaluación periódicamente.
Si tu empresa ha crecido necesitarás evaluar nuevamente su estructura para asegurarte que corresponde a una operación efectiva y eficiente que llenan las necesidades actuales.
EMPRENDEDOR CRISTIANO
Cómo podrás darte cuenta, éstos principios administrativos podemos encontrarlos en la Biblia. Nuestro Dios es un Dios de orden. Desde la creación del mundo hasta el Apocalipsis podemos encontrar principios de organización.
Específicamente podemos encontrar un ejemplo de delegación en Éxodo 18:13-24
Jetro, suegro de Moisés fue a encontrarlo en el desierto y mientras estaba con él se dio cuenta de todo el trabajo que realizaba Moisés al ser Juez del pueblo de Israel, desde que amanecía hasta que anochecía, Moisés se sentaba a escuchar todos los asuntos que el pueblo traía ante él.
Jetro le aconsejó lo siguiente:
"Además, escogerás de entre todo el pueblo hombres capaces, temerosos de Dios, hombres veraces que aborrezcan las ganancias deshonestas, ylos pondrás sobre el pueblocomojefes de mil, de cien, de cincuenta y de diez".
"Y que juzguen ellos al pueblo en todo tiempo; y que traigan a ti todo pleito grave, pero que ellos juzguen todo pleito sencillo. Así será más fácil para ti, y ellos llevarán la carga contigo".
Dios te bendiga grandemente y te de la sabiduría para organizar tu empresa de tal manera que puedas lograr todos tus objetivos.
Bibliografía: Anzola Rojas, Sérvulo, Administración de Pequeñas Empresas, McGraw Hill