Cada año, los españoles utilizamos de media por persona 130 kilos de papel. La alimentación, la higiene, las compras o las tareas domésticas suponen una buena parte de esa cifra. Sin embargo, si hay un lugar en el que el papel se acumula en cantidades ingentes es la oficina. Una situación que, afortunadamente, está cambiando.
Ya en 1978, el informatólogo Frederick Wilfrid pronosticaba una sociedad cada vez más “paperless” debido a los avances de la tecnología. Y, poco a poco, sus previsiones se van cumpliendo. De hecho, incluso desde el Sector Público se están impulsando algunas iniciativas de gobierno electrónico, que fomentan el empleo de los medios digitales en detrimento de los procesos tradicionales. Hablamos, por ejemplo, de la facturación electrónica.
Pero ¿por qué ese empeño en reducir el uso del papel? Más allá de las cuestiones medioambientales, utilizar papel en el ámbito empresarial supone un elevado coste económico. Al gasto de la materia prima, tenemos que sumar el de la impresión, el almacenamiento y el envío postal, en caso de que sea necesario. Además, gestionar grandes volúmenes de papel puede convertirse en toda una odisea: duplicados, documentos mal almacenados, etc. Esto acaba repercutiendo en la productividad y, por tanto, en los costes que asume la compañía.
Aun así, el gasto económico no es la única razón por la que las empresas deben caminar hacia el que se ha bautizado como “apagón del papel”. La era digital ofrece la posibilidad de automatizar muchas de las gestiones administrativas. Así, se minimiza el número de errores, lo que supone de nuevo un plus para la eficiencia.
La oficina “paperless” es también una oficina más segura. Pensad en la cantidad de folios que se amontonan sobre la mesa del despacho. A veces, esos documentos contienen datos privados y altamente confidenciales que pueden quedar expuestos a cualquiera, algo que no ocurriría con una gestión digital.
¿Cómo ahorrar papel en la oficina?
Esa es la pregunta del millón. Sin duda, hay algunas recomendaciones básicas, de sentido común, que no podemos perder de vista, como dar una segunda vida a los folios ya utilizados o pensar dos veces antes de enviar un documento a la impresora. No obstante, lo que realmente tiene el poder para hacer “paperless” a una oficina es la tecnología:
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El escáner. Hace años que surgió y, hoy en día, casi todos los despachos tienen uno, pero es posible que no estemos aprovechando al máximo sus ventajas. Tendemos a hacer copias y más copias de un mismo documento para que esté al alcance de todos los implicados. Esto es algo que podría minimizarse con el uso del escáner. Si digitalizamos el archivo y los enviamos por correo electrónico ahorraremos tiempo y dinero.
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La nube. El omnipresente “cloud computing” ha llegado para facilitarnos las gestiones y es todo un aliado a la hora de decir adiós al papel. La nube nos permite almacenar todos los archivos que necesitemos en línea y acceder a ellos cuando queramos. Con ello, se acaba la necesidad de imprimir y de contar con una infraestructura física de almacenaje. Sin embargo, es fundamental que las empresas se aseguren de la fiabilidad de su plataforma y que guarden los documentos también en otros dispositivos para evitar posibles pérdidas.
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El software especializado. Hoy en día existen soluciones tecnológicas específicas para cada negocio, que permiten a las empresas ser más operativas y disminuir el uso de papel. Es el caso, por ejemplo, del intercambio electrónico de datos, conocido como EDI, con el que el que es posible compartir documentos estandarizados entre negocios de forma telemática y segura. También incluiríamos aquí la facturación electrónica, una iniciativa que crece en todo el mundo y que ya es obligatoria para algunas empresas españolas.
En definitiva, podemos decir que la cultura “paperless” está aquí para quedarse. Una oportunidad para reducir costes e incrementar la productividad que las empresas no deberían desperdiciar.
El post Paperless, la oficina sin papeles es original de Infoautónomos.