por Salvatore Tarantino
Razones para evitar la Planificación
- Toma tiempo
- Pensar
- Papeleo
- Complacencia
- Gerencia en el CAOS
- Adictos a la Adrenalina
- Sin perspectivas de mejorar
- Falta de atención a lo importante
- Conformismo
- Dejar que las cosas fluyan
- Para que complicarnos si todo marcha bien
- Resistencia al cambio
- El YOISMO y el Conflicto de poder
Razones para Sí Planificar
- Eliminar/Reducir la incertidumbre
- Mejorar la eficiencia de las operaciones
- Provee mejor entendimiento de los objetivos
- Proveer las bases para darle seguimiento y control al trabajo
- Garantía del logro
- Todos estamos claros
- Motivación al logro
- Todos somos parte del TODO
- Todos somos Copropietarios de la solución
- Respeto mutuo
- Visión de Futuro
- Proyecto de vida
- Mejora continua y permanente
- Etc., etc.!!!
Los Pasos a seguir (Planificación Estratégica)
Tomado del excelente trabajo de Pau Vidal “El proceso – La Planificación Estratégica” de Observatorio del Tercer Sector, adaptado y ampliado.
Paso 1: Organizarnos
- Decidir si es necesario y oportuno hacer un Plan Estratégico
- Garantizar el compromiso de todos (gestión del cambio – comunicaciones)
- ¿Se requiere ayuda externa? (contratación)
- Definir el proceso de planificación (seguimiento y control)
- Formar mesas de trabajo de planificación:
- Agenda (puntos a tratar)
- Definir el perfil del participante
- Seleccionar a los participantes
- Duración de cada reunión
- Establecer el producto final de la mesa de trabajo
- Elaborar el cronograma de reuniones
Paso 2 y 3: Análisis de la Situación Actual
Históricos
Analizar las cinco planificaciones estratégicas anteriores
- Actores involucrados
- Objetivos (programas – proyectos)
- Estructuras organizativas implantadas
- Riesgos contemplados, cuales cristalizaron y como se mitigaron
- Presupuesto solicitado y ejecutado
- Logros alcanzados
- Impactos internos y externos (calidad, dimensiones y profundidad)
Situación actual de la Organización
Presupuesto y finanzas (prestamos – gastos – inversión – donaciones)
Situación estratégica con respecto a la Competencia (nacional – internacional)
Situación estratégica con respecto a la comunidad y el Estado
Clima
Organizacional
Psicológico
- Procesos (internos y externos)
- Misión
- Descripción de la estructura organizativa – actual
Estructura
Funciones
Cargos
Perfil del cargo: actitudes, destrezas, habilidades, conocimientos, experiencia
Número de cargos (por especialidad y área funcional)
- Ocupados
- Vacantes
Nivel de sueldo, oficinas, equipos
- Analizar el Entorno
Político
- Comunidad
- Estado
- Técnico
- Tecnología
- Competencia (nacional – internacional)
Inventario de Recursos (vida útil)
- Equipos
- Herramientas
- Vehículos
- Uniformes
Contexto externo: análisis de oportunidades y amenazas
- Necesidades de la Comunidad y del País
- Responsabilidad Social
- Competencia (nacional – internacional)
Diagnóstico interno: fortalezas y debilidades de la institución en función de la situación actual de la Organización
Temas críticos para el futuro: prioridades estratégicas
- Transición al Socialismo del Siglo XXI
- Tejido Geopolítico (Empresa – País – Mundo)
- El mundo Tecnológico
- Independencia Tecnológica
- Alianzas: Empresa – Universidad – Comunidad
Situación Deseada
Magnitud, impacto y profundidad del Cambio
Paso 4: La Estrategia
Identificar y evaluar alternativas
- Los Retos y temas críticos (geopolítica (empresa – comunidad – Estado), social, tecnología, personal, finanzas)
- Presupuesto y Finanzas (prestamos – gastos – inversión – donaciones)
- Análisis de competencias, habilidades, conocimientos futuros
- Organización futura
Diseño de una nueva estructura organizativa
- Estructura
- Funciones
- Cargos
Perfil del cargo: actitudes, destrezas, habilidades, conocimientos, experiencia
Nivel de sueldo, oficinas, equipos
- Procesos actuales y futuros (internos y externos)
- Los Riesgos (actuales y futuros)
- Contingencia (global – Empresa y puntual por cada unidad organizativa)
- La Brecha (problemática a resolver)
- Los posibles Escenarios
Seleccionar el plan de acción (las definiciones tácticas)
Acciones Estratégicas de Cambio
- Optimización de la Situación Actual
- Inversión
- Alianzas Estratégicas (Empresas – Universidades – Comunidad)
Establecer objetivos
- Objetivos
- Programas (proyectos)
Establecer los resultados esperados
Plan Operativo
Seguimiento y Control
Construir la visión
Paso 5: Elaborar el Plan
- Establecer y acordar un formato para la presentación del plan (solicitar aprobación)
- Elaborar el primer borrador
- Corregir y ajustar el plan
- Someterlo a la consideración de las autoridades
- Aprobación
- Distribución
Paso 6: Elaborar el Plan – Contenido del Plan
- El Índice y la Introducción: el ¿Por qué?
- Marco Teórico
- Modelo de Gestión y su evaluación
- La misión
- Entes involucrados (aportes y responsabilidades)
- Análisis del entorno: amenazas y oportunidades
- Diagnóstico interno: puntos fuertes y débiles
- Responsabilidad Social
- Las prioridades estratégicas
- Alianzas Estratégicas (Empresas – Universidades – Comunidad)
- Presupuesto y Finanzas (prestamos – gastos – inversión – donaciones)
- Procesos (internos y externos)
- Nueva Estructura Organizativa
- La línea de acción global y las estrategias desglosadas por área, en el ámbito funcional, por servicios y/o productos
- La visión de futuro
- El plan presupuestario y de plantilla (personal remunerado, voluntario, jubilados y sobrevivientes, nuevos ingresos)
- Los planes de acción: ejecución, seguimiento y control y de contingencia para cada una de las áreas funcionales
- Los Riesgos (como mitigarlos)
- Plan de Contingencia (global – Empresa y puntual por cada unidad organizativa)
- Aportes en pro de la Independencia Tecnológica
Paso 7: La ejecución del Plan
- Comunicación interna y socialización (gestión del cambio – comunicaciones)
- Participación de todas y todos
- Implementación del Plan Estratégico
- Seguimiento y control de los planes
- Procesos y sus interrelaciones (internas y externas de la organización)
- Dirección y Gerencia por objetivos
- Gestión del Cambio
- Clima de satisfacción (empleado – comunidad – Estado)
- Análisis, evaluación y corrección de los planes
- Retroalimentación
- Actualización de las estadísticas e históricos (plan versus ejecución, actualización del cuaderno de bitácora “banco de conocimiento”)
- Volver a empezar…
Autor Salvatore Tarantino - sig.staran@yahoo.com
28 años en el área de Seguimiento y Control de Gestión (10 años en Ingeniería – 18 en telecomunicaciones). SIG sistema Integrado de Gestión. http://www.sintegradodegestion.com / http://siggestion.blogspot.com.
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