Picking, como seguramente sabrás, es uno de los procesos estratégicos más importantes que se lleva a cabo en la logística. Su importancia reside en el hecho de que es el último eslabón entre el fabricante y el cliente, es decir, el producto que ha adquirido nuestro cliente pasa por las manos del picker o preparador de pedidos y de ahí al cliente, por lo tanto lo que el cliente recibe, no solo es el fruto de un proceso de fabricación, si no, también el proceso de preparación embalaje y envío.
Un proceso tan importante requiere de un control exhaustivo.
Todas las partes de la cadena logística son importantes y requieren de una monitorización adecuada, pero hay partes que por su cercanía con el cliente deben ser de especial atención, entre ellas el Picking o la preparación de pedidos.
Una vez resaltada esta circunstancia, vamos a centrarnos en el control de la tarea y de sus consecuencias.
Desde que nuestro cliente activa la cadena por medio de un pedido, suceden una serie de procesos que podemos perfectamente segmentar en cuatro campos:
Como puedes ver en el gráfico, hay una sección que tiene que ver con la organización del almacén y sus mercancías, otras dos con el Picking en sí, y una última y quizás menos habitual relacionada con ejercer un control sobre lo preparado y la percepción del cliente ante ello.
Los cuatro factores del Picking
Vamos a por ellos:
1.UBICACIÓN: Se puede hacer Picking en un almacén caótico, si somos Amazon sí, de lo contrario difícilmente. Con este concepto, se hace referencia a la organización de las mercancías en el almacén, a su ubicación, accesibilidad, control y estado. Si es importante mejorar los tiempos de preparación de pedidos, más lo será que las mercancías estén localizables y controladas, una cosa sin la otra no puede funcionar.
Por lo tanto, tener una excelente base de gestión de stocks, ubicaciones y control de mercancías es una buena manera de asegurarse un Picking rápido y fluido, sin cuellos de botella. Llevar a cabo un gestión de stocks basada en las rotaciones de los productos, puede ser una buena solución.
2. BÚSQUEDA: Cuando el operario recibe la orden de preparación ¿tiene una manera concreta y estructurada de proceder? ¿existe un sistema habitual, un SGA u otro tipo de ayuda? ¿hay algún criterio para definir la creación de las rutas de recogida? ¿existe un control sobre los tiempos de preparación y algún cuadro de mando que los analice?
¿se realizan estudios con la plantilla, para evaluar y mejorar el Picking? Espero que la respuesta mayoritaria a todas las preguntas haya sido sí, de lo contrario, este es un buen momento para iniciar cambios y mejorar el sistema. Como has observado, este punto tiene relación directa con cómo se realiza la operación y el sistema de organización que la dirige. No hay mejor bálsamo que la organización, que cada uno sepa lo que tiene que hacer, cómo hacerlo y a quién recurrir.
Cualquier plan de organización o mejora, debe conllevar la integración del grupo de trabajo y la estandarización del sistema en busca de un estándar de trabajo y calidad.
3.EXPEDICIÓN: ¿Qué pasa una vez el operario tiene toda la mercancía encima de la mesa preparada para su consolidación en un pedido? Podemos ser rápidos encontrando y recolectando la mercancía, pero si no somos cuidadosos en comprobar que las referencias, tallas, colores, etc. son las que tiene que ser, que el embalaje es adecuado, la colocación y protección de los artículos es suficiente o la consolidación, da como resultado un palet o caja seguro y etiquetado de manera correcta, tiraremos a perder toda la operación. No deseamos que al cliente le llegue una "caja sonajero" con toda la mercancía dando vueltas. Es en este apartado donde hay que cuidar el aspecto estético del pedido, la impresión que se llevará el cliente al recibir su mercancía: el Packaging, diseño, protección, etiquetado deben ser cuidados, así como la manera de realizar el embalado, proteger cada elemento o tener en cuenta las especificaciones del cliente.
4.CALIDAD: No nos podemos olvidar del seguimiento de los pedidos o mejor de las incidencias, tanto negativas como las valoraciones positivas. No basta con esperar a que ocurra un fallo y buscar al responsable para hacer caer sobre él todos los males del mundo, las personas cometen errores por que los sistemas no funcionan.
¿Cuántas veces le hemos preguntado a nuestros clientes acerca de nuestro trabajo?
Llevar un control exhaustivo de las incidencias y buscar la causa raíz de las mismas, es la mejor manera de mejorar; si conocemos la causa raíz podemos atajar y eliminar el problema, todo lo demás son parches que al final se despegan y explota el globo.
Por último, el Picking, es una actividad que es muy susceptible de la motivación y preparación del equipo, una buena parte del éxito en una mejora de Picking tiene relación directa con cómo se implica el personal en la planificación y puesta en marcha de las medidas, preguntarles a ellos es una magnifica iniciativa (aunque vaya en contra de mis intereses) que ahorra algunas horas de consultoría. Por otro lado, la metodología Lean tiene herramientas muy válidas en este aspecto, se puede formar y preparar al personal en métodos de resolución de problemas, sistemas de mejora continua, eliminación de despilfarros y trabajo en equipo, si quieres lo hablamos.
Si vamos a implantar un proceso de Picking o queremos mejorar el que tenemos, al margen de estas recomendaciones, contar con la colaboración de un consultor especializado es una opción de arranque muy aconsejable y por ello en FPL te podemos asesorar y trabajar codo con codo con tu equipo para obtener resultados tangibles.
Recuerda que como en casi todo, crear una buena base es el secreto de construir un proceso sólido y proyectable en el tiempo.
Jose Carlos GisbertDirector de FPL Logística. Consultor y formador.
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