En este proceso se elabora el Plan de Gestión de los Riesgos,que no contiene ningún riesgo, determina cómo el equipo del proyecto llevará a cabo la gestión de riesgos durante el proyecto. Tiene que ser claro y sin ambigüedades;deben definirse todos los detalles relacionados con los riesgos:herramientas,técnicas y preferencias de los interesados en esta configuración de proyecto en particular. Si se usa una metodología detallada para gestionar los riesgos , el Plan de Gestión de los Riesgos puede ser breve y limitarse a definir las particularidades del proyecto (“Nos reuniremos todos los miércoles en la habitación 345,3ª planta”). Si, en cambio, la metodología para gestionar el riesgo de la organización ejecutora es inmadura y poco desarrollada, el Plan de Gestión de los Riesgos tenderá a ser más voluminoso.
Los siguientes elementos deben ser definidos:
- METODOLOGÍA. ¿Cuáles son el enfoque,las herramientas y las fuentes de datos que se utilizan para llevar a cabo la gestión de riesgos?
- ROLES Y RESPONSABILIDADES.¿Quién hará qué en la gestión de los riesgos?.Se trata de definiciones suficientemente importantes como para hacerlas por adelantado.Cuando se manejan situaciones de emergencia, las funciones y las responsabilidades deben ser claras.
- PRESUPUESTO.¿Cómo están presupuestados los riesgos a lo largo del proyecto?¿Está diferenciado el enfoque en el presupuesto para riesgos desconocidos?¿Cuál es su repercusión en el presupuesto en cuanto a reservas para contingencias?
- LAS CATEGORÍAS DE RIESGO.¿Hay categorías de riesgos predefinidas, p.ej. fuentes de riesgos que pueden estar vinculadas a riesgos identificados o incluso ayudar a identificar riesgos nuevos?. Una herramienta importante para definir las categorías delos riesgos es un estructura de desglose de riesgos (RBS), que es una forma de estructurar las causas potenciales de riesgo.Los riesgos del proyecto no se incluyen en la RBS.
- DEFINICIONES DE LA PROBABILIDAD E IMPACTO DE LOS RIESGOS. Permite que todos los interesados del proyecto tengan unan interpretación común de la descripción especifica de los riesgos.Por ejemplo, si un riesgo se califica como “medio” y no hay ninguna definición previa,podría haber diez interpretaciones distintas para los diez miembros del equipo.
- MATRIZ DE PROBABILIDAD E IMPACTO.¿Cómo se representará la exposición al riesgo del proyecto y en qué formato?
- REVISIÓN DE LA TOLERANCIA DE LOS INTERESADOS.Si hay necesidad de revisar la tolerancia al riesgo por parte de los interesados,debe documentarse aquí.
- FORMATO DE LOS INFORMES.¿Cómo se informará de la situación de riesgos y en qué formato?
- SEGUIMIENTO.¿Cómo se registrarán las actividades de gestión de riesgos para beneficio del proyecto en curso?
El siguiente artículo pertenece al libro “El compañero de bolsillo de la guía del PMBOK@“ basada en la Guía del PMBOK 5ª edición del PMI,en su capítulo 11.1 que nos habla acerca de la Gestión de Riesgos del Proyecto.
Editada by Van Haren Publishing y como Jefe de Proyecto de Traducción Jose Barato.
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