En uno de los últimos Clubes de Debate de OPTIMA LAB mantuvimos una interesante conversación sobre qué tipo de comportamiento es Capturar. En este post te explico nuestras conclusiones y, en concreto, por qué Capturar no es una elección.
La metodología GTD® evita entrar en detalles sobre los tipos de comportamientos asociados a las buenas prácticas que recomienda, pero eso no significa que no haya información sobre ellos.
Uno de los valores añadidos diferenciales que nos gusta ofrecer desde OPTIMA LAB es que las personas que se acercan a GTD® entiendan el por qué y el para qué de las buenas prácticas.
Y, para entenderlo, creemos necesario hacer explícita esta información, que en la metodología aparece únicamente de forma implícita.
Es difícil ir más allá del «acto de fe» si no se entiende, por ejemplo, la diferencia entre una reacción, una decisión y una elección.
Qué dice y qué no dice GTD®
GTD® no hace explícito qué tipo concreto de comportamiento va asociado a las diversas buenas prácticas que plantea. Sin embargo, una lectura atenta de las obras de Allen sí permite encontrar esta información.
Por ejemplo, cuando Allen habla sobre el hábito de Capturar deja claro que se está refiriendo a un automatismo, es decir, a una reacción física inconsciente como puede ser ponerte el cinturón de seguridad al subirte al coche.
En concreto, al hablar sobre Capturar, Allen se refiere a «incorporating the behavior of gathering all the new things as they emerge», es decir, «incorporar el comportamiento de recopilar todas las cosas nuevas en el momento que aparecen».
Si te fijas, habla de incorporar un comportamiento físico —recopilar—, no de un proceso mental. Esto es importante, porque cuando habla de otros pasos, como Aclarar o Ejecutar, sí se refiere a procesos mentales y no a comportamientos físicos.
Del mismo modo, cuando habla sobre Aclarar, Allen lo define como «decide what the thing is and what action is required», es decir, «decidir qué es esa cosa (esa captura) y qué hay que hacer con ella».
Como ves, en este caso es evidente que se está refiriendo a un proceso mental y consciente como es «decidir».
Por último, cuando habla sobre Ejecutar, Allen se refiere a este paso como «making the best action choices», es decir, «elegir la mejor acción».
También recomienda «you must trust your intuition», es decir, «debes confiar en tu intuición», lo que nos indica que se está refiriendo a un tipo de elección muy concreta: la elección intuitiva.
Características de los comportamientos de GTD®
Cada uno de los comportamientos asociados a las buenas prácticas recomendadas por GTD® conlleva un esfuerzo intelectual distinto. Esto es lógico, ya que intervienen partes del cerebro distintas.
Capturar es probablemente el comportamiento que, una vez desarrollado el hábito, menos esfuerzo intelectual conlleva, ya que Capturar es una reacción.
Cuando se te posa una avispa en el brazo, no analizas y decides darle un manotazo ni tampoco eliges intuitivamente hacerlo; simplemente reaccionas de manera instintiva y se lo das, sin esfuerzo intelectual alguno.
Hay poco además que puedas hacer para mejorar esta reacción, porque ya está sobradamente optimizada.
Sin embargo, cuando piensas y decides qué argumentos utilizar con tu jefa para que te suba el sueldo, sí haces un esfuerzo intelectual considerable.
Además, existen técnicas que puedes aprender y practicar para decidir cada vez mejor.
Cuando Aclaras, también haces un esfuerzo mental considerable. Ten en cuenta que, si Aclarar te supone poco esfuerzo, lo más probable es que estés aclarando «a medias».
Y cuando eliges qué regalo comprar a tu pareja, de entre las tres opciones que te ha sugerido, estás realizando una elección intuitiva que conlleva un esfuerzo intelectual moderado.
La calidad de tu intuición —y con ello la de tu elección—variará en función de los recursos que hayas dedicado a mantenerla bien informada.
Cuando Eliges en GTD®, haces igualmente un pequeño esfuerzo mental, aunque la calidad de tu elección dependerá más de lo bien informada que esté tu intuición que del esfuerzo que realices al elegir.
Por qué comportamientos empezar
Mi recomendación, y la de GTD®, es empezar por los comportamientos más sencillos. En concreto, yo recomiendo empezar capturando con confianza.
A partir de ahí, el segundo comportamiento que yo intentaría dominar es el de Aclarar, es decir, transformar en evidente lo no evidente.
Y dejaría para lo último el dominio del paso Ejecutar, el paso peor entendido de GTD®.
Las cosas no son blanco o negro
Un análisis detallado de las buenas prácticas asociadas a GTD® pone de manifiesto la existencia de múltiples matices.
Por ejemplo, Capturar no es una elección cuando hablamos del hábito en general.
Sin embargo, si hablamos de hacer un Barrido Físico, Digital o Mental —o no hacerlo— como parte de tu Revisión Semanal, entonces Capturar sí es una elección que harás de forma intuitiva.
Del mismo modo, Aclarar es principalmente un comportamiento intelectual —decidir—, aunque lleva asociado un comportamiento físico —sacar de la bandeja de entrada—.
Igualmente, Ejecutar combina diversos comportamientos intelectuales y físicos: ¿en cuál de las tres formas trabajo? ¿qué contexto reviso primero? ¿de cuánto tiempo dispongo?
Pero, en términos generales y, sobre todo, para facilitar la vida a las personas que comienzan a dar sus primeros pasos por el camino para dominar GTD®, las cosas pueden simplificarse mucho:
Ejecutar es elegir, Aclarar es decidir y Capturar es reaccionar o, dicho de otro modo, Ejecutar es una elección, Aclarar es una decisión y Capturar es una reacción.
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