El término wedding planner hace referencia a una figura profesional que asesora a las parejas que van a casarse, encargándose de los aspectos organizativos de la boda. Esta figura profesional está especialmente extendida en Estados Unidos y en muchos otros países occidentales como España.
El wedding planner se ocupa del asesoramiento para la identificación, elección y formalización de contratos con los distintos proveedores encargados del desarrollo de la boda (floristas, catering, operadores de vídeo, fotógrafos, servicio de alquiler de coches, etc.).
Además de este papel puramente logístico, el organizador de la boda también actúa como "director artístico" de la ceremonia y la recepción.
Entre las razones para contratar a un wedding planner está el hecho de que estos profesionales son capaces de asesorar sobre las soluciones más adecuadas para hacer realidad los sueños de la realización de una boda ideal, liberando a los novios de todos los aspectos negativos que conllevan los preparativos, como el estrés, la falta de ideas, la dificultad para gestionarlo todo, etc.
Aunque es una profesión muy nueva, está ganando terreno rápidamente, gracias a la enorme ventaja que ofrecen: la posibilidad de contar con alguien que organice la boda de principio a fin, delegando todos aquellos aspectos que suelen estresar a la mayoría de las parejas que van a casarse.
Para hacerse una idea de la enorme cantidad de trabajo que pesa sobre un wedding planner, hay que tener en cuenta algunos aspectos de los que debe ocuparse:
- Buscar y alquilar el lugar para la recepción
- Negociar los contratos con los proveedores
- Gestionar la lista de invitados
- Organizar el alojamiento de los que vienen de fuera
- Organizar cualquier fiesta previa a la boda (despedida de soltera o soltero)
- Dirigir el ensayo de la boda
- Supervisar la realización de todas las actividades el día de la boda
- Planificar la luna de miel, etc.
Las razones del éxito
La pregunta que puede surgir es ¿por qué cada vez más gente recurre a la figura del wedding planner para organizar algo que tradicionalmente ha sido responsabilidad de los novios o de sus familiares más cercanos?
La respuesta a esta pregunta hay que buscarla en el estilo de vida cada vez más ajetreado al que se suele estar expuesto (trabajo, tareas domésticas, etc.), lo que sin duda no ayuda a tener el tiempo y la tranquilidad necesarios para afrontar la inmensa cantidad de trabajo que requiere la organización de una boda: cuando uno se decide a dar el paso, a menudo no se da cuenta de todo lo que conlleva la planificación de un evento de este tipo, ni de lo que es realmente factible y lo que no, acabando a menudo por gastar inmensamente y de forma innecesaria más de lo previsto.
Las ventajas de contratar a un wedding planner es que este profesional se encarga precisamente de eso: proponer, elegir, planificar, organizar y resolver, todo ello dentro de un presupuesto establecido.
Al contrario de lo que se podría imaginar, confiar en un wedding planner no es mucho más caro que hacerlo todo sin esta figura profesional, sobre todo teniendo en cuenta los elevados costes que conlleva una boda de estilo tradicional, independientemente de quién la organice.
Servicio completo de planificación
Este tipo de paquete es ideal para quienes desean delegar todas las etapas de la planificación de la boda, empezando por la elección de los proveedores, el tema, el lugar, el menú, etc.
Antes de considerar los lugares de celebración o de concertar citas con los proveedores, hay que asegurarse de que todos están de acuerdo con el presupuesto total de la boda. Esta etapa es especialmente importante, ya que puede resultar evidente que el tipo de boda deseado se salga del presupuesto y por ello habrá que revisar ciertos aspectos que la encarecen innecesariamente.
Uno de los primeros aspectos que hay que cuidar es la búsqueda del lugar, una de las tareas más difíciles a las que debe enfrentarse un wedding planner. Implica tener que realizar inspecciones y comparar muchos lugares diferentes, evaluando, para cada uno, los pros y los contras, los servicios ofrecidos y, por supuesto, los costes.
Una vez identificado y reservado el lugar, el siguiente paso es elegir a los proveedores (fotógrafos, floristas, etc.), enfrentándose de nuevo a un difícil proceso de selección.
Para garantizar la mejor selección, el wedding planner debe proceder a reunirse directamente con los proveedores y a que éstos expliquen detalladamente los servicios y tarifas.
Otro aspecto fundamental es el tipo de recepción, el menú y la tarta, que obviamente deben incluir una amplia gama de opciones. Dependiendo de la hora del día en que decidan casarse, el wedding planner tendrá que estudiar una recepción adecuada, proponiendo varias soluciones hasta que el cliente encuentre la correcta entre varias posibilidades.
Hay que tener en cuenta muchos otros aspectos: las invitaciones, los recuerdos, las tarjetas de mesa, la música, etc.
La profesionalidad del wedding planner se traduce en saber encontrar la mejor solución que satisfaga al cliente a 360°, esforzándose por interpretar todas las necesidades del cliente de la mejor manera posible y asumiendo toda la responsabilidad de la enorme cantidad de estrés que normalmente pesa sobre quienes tienen que organizar una boda.
Retrato del wedding planner perfecto
Aparte de las tareas ordinarias, hay algunas características que hacen del wedding planner un verdadero profesional.
En primer lugar, un buen wedding planner, aunque se encarga de todos los aspectos organizativos, siempre deja las decisiones finales en manos de los novios y se ocupa de ellos durante todo el proceso, haciéndoles sentir partícipes de la planificación, pero sin trasladarles la más mínima preocupación o estrés.
Cada wedding planner tiene su propio “modus operandi”, pero se asegura de que cada boda que se organiza sea diferente de la siguiente, haciendo que los clientes se sientan únicos y especiales.
Ser capaz de organizar una boda de cuento de hadas dentro del presupuesto del cliente es otro de los grandes retos: sólo la experiencia y la pericia pueden hacer posible la organización de un evento inolvidable manteniéndose dentro de los límites financieros impuestos por cada pareja.
Paradójicamente, es precisamente cuando hay dificultades económicas cuando confiar en un wedding planner puede ayudar a tener la boda que se sueña, sin renunciar a nada.
El wedding planner tiene que estar al lado de los novios para darles los mejores consejos, haciéndoles sentir partícipes y al mismo tiempo tranquilos y confiados.
A menudo, muchas parejas se empecinan en querer llevar a cabo algo que en realidad no es factible o excede el presupuesto del que se dispone: un buen wedding planner no se desanima y hace todo lo posible para que el sueño del cliente se haga finalmente realidad.
Otra característica importante del perfecto wedding planner es ser capaz de mantener una visión global de todo el proceso organizativo, sin perderse en los detalles y orquestando todo como si se tratara de un gran espectáculo en el que todos están llamados a desempeñar su papel, con un tiempo y un orden precisos.
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