What's in my bag, cortesía de Johannes Kleske
Desde su aparición, GTD se ha visto envuelto en un sorprendente fenómeno de divulgación viral a través de comunidades relacionadas con la informática, la tecnología y los blogs, en los que a día de hoy se siguen publicando varias decenas de entradas diarias relacionadas con GTD, en todo el mundo y en diversos idiomas.
A pesar de que los principios de la metodología GTD no tienen demasiado que ver con el software, los ordenadores o la tecnología en general, si que existe un motivo, al menos para David Allen, por el que es lógico que GTD haya triunfado especialmente entre los profesionales que trabajan en estas áreas.
Por ejemplo, David Allen se reconoce públicamente como perezoso, probablemente como muchos otros usuarios de GTD – entre los que me encuentro yo, por ejemplo – y también como buena parte de los adictos a la informática.
Los programadores dedican muchas horas y mucho esfuerzo a diseñar cosas que les eviten tener que trabajar más tiempo. De hecho, la naturaleza de la informática es conseguir que las cosas se puedan hacer de forma más rápida, más fácil y más coherente, además de con el mínimo esfuerzo. Maximizar los resultados minimizando los recursos es la esencia de la productividad personal en general y de GTD en particular, así que parece natural que a los geeks les atraiga, ya que comparten intereses.
Del mismo modo, un programa informático gestiona las posibles situaciones que se plantean de acuerdo con un conjunto de reglas coherentes previamente establecidas. Por su parte, GTD es un modelo que te ofrece la fórmula para saber manejar de la forma más adecuada todo lo que puedes encontrarte en tu vida cotidiana: cómo aceptarlo, evaluarlo, integrarlo, organizarlo y volverlo a examinar cuando corresponda. Parece que también aquí hay puntos importantes en común.
En el campo de la tecnología sucede algo parecido. GTD representa una aproximación innovadora a las viejas cuestiones sobre gestión y organización del tiempo, además de ir un paso más allá prometiendo algo que nadie se había atrevido hasta ahora: conseguir un alto rendimiento sin estrés. Sí, es verdad que para alcanzar ese alto rendimiento sin estrés es preciso aceptar las reglas de GTD y, sobre todo, que desarrollar los hábitos necesarios exige valentía, compromiso y constancia pero también está demostrado que el sistema funciona y que el esfuerzo merece la pena.
Por otra parte, GTD es innovación en productividad personal no solo porque deja atrás paradigmas que han sido válidos durante décadas, ni porque integra realidades cotidianas como las interrupciones o los constantes cambios de importancia y urgencia, sino porque pasa de un enfoque centrado en intentar predecir y definir el futuro a otro centrado en cómo adaptarte al futuro de una forma óptima, independientemente de cómo sea ese futuro.
Por último, GTD no depende de ningún sistema, lo que significa que puedes usar cualquier herramienta, incluyendo cualquier tipo de software, para implantar sus principios. Muchas aplicaciones de software que ya usas incluyen funciones a las que puedes sacar partido para implantar GTD, funciones que tal vez ignores que existen o a las que nunca has encontrado utilidad hasta ahora. Por ejemplo, puedes usar las categorías y vistas personalizadas de Microsoft Outlook para generar todas las listas que necesitas en tu herramienta GTD, algo que también puedes hacer con las etiquetas de GMail.
Hay además numerosas herramientas informáticas desarrolladas para facilitar la construcción de un sistema GTD. Las hay para todo tipo de usuario y disponibles en prácticamente cualquier plataforma. La mayoría de ellas empezaron como simples gestores de tareas que han ido incorporando nuevas funcionalidades con el tiempo, aproximándose cada vez más a lo que necesitas para una implantar GTD de forma fácil y completa. Aunque aún hoy, con algunas excepciones como FacileThings, la mayor parte de ellas carece todavía de algunas funcionalidades importantes, la situación sigue mejorando día a día. Si te interesa el tema, hace algún tiempo escribí una entrada sobre las características recomendadas que, en mi opinión, debería tener toda herramienta GTD.
En resumen, conseguir más con menos, aprovechar la tecnología para innovar y no depender de ningún sistema o herramienta, hacen que GTD sea la metodología preferida por cualquier geek que se precie de serlo