De ahí que uno de los principios básicos (no escritos) de la metodología GTD® sea «si es verdad, puede estar en tus listas; si es mentira, no puede estar en ellas».
Para mí, la razón de ser de este principio es obvia. Por eso, cuando lo explico en las formaciones, me sorprende enormemente que resulte tan difícil de entender y que genere tanta resistencia a la hora de aplicarlo.
Mucha gente está acostumbrada a mezclar en el mismo sitio recordatorios de cosas que ya puede hacer, porque no dependen de ningún paso previo, junto a los de cosas que aún no puede hacer, porque dependen de que se haga alguna otra cosa antes.
Esta pésima práctica – mezclar recordatorios de opciones que son verdad con recordatorios de opciones que son mentira – arruina por sí sola la fiabilidad de cualquier sistema de organización personal, ya que elimina el ingrediente secreto para organizar con efectividad.
Una de las explicaciones que da la gente de por qué mezcla en el mismo sitio lo que aún no puede hacer junto a lo que sí puede hacer es el miedo a olvidar que, una vez hecho lo que ya puede hacer, tiene que seguir haciendo más cosas para poder llegar al resultado final.
Otra de las explicaciones es que, si no apuntan ahora el resto de acciones que tendrán que hacer cuando completen las que ya sí pueden hacer, se le va a olvidar cuáles eran esas cosas.
Mi experiencia me dice que ambas explicaciones no son más que excusas, y que el auténtico motivo por el que estas personas sobreplanifican es que no se fían de su sistema de recordatorios.
Lo cierto es que tienen razones para no fiarse, ya que se trata de sistemas incompletos, desactualizados y llenos de elementos escasamente accionables. Nada sorprendente, por otra parte, ya que es natural que esto ocurra cuando no se revisa lo suficiente.
Si su sistema fuera fiable, no opondrían tanta resistencia a la hora de aplicar una alternativa mucho más fácil y efectiva, que es contar con un inventario completo de resultados en los que estamos trabajando.
Procrastinar es un hábito irracional y la efectividad busca, entre otras muchas cosas, contrarrestar este impulso natural.
Cuando en un momento dado vas a elegir qué hacer, la buena práctica es que los recordatorios que consultes para elegir de entre ellos sean todos opciones reales de cosas que realmente podrías hacer si eligieras hacerlas.
Es una buena práctica porque estás minimizando el esfuerzo que tiene que hacer tu cerebro, ya que únicamente tiene que elegir una opción de entre un conjunto de ellas.
Si, por el contrario, mezclas en el mismo sitio opciones reales con opciones falsas, es decir, cosas que podrías hacer si eligieras hacerlas junto a cosas que no podrías hacer aunque eligieras hacerlas, estás potenciando el riesgo de procrastinación.
El motivo es que estás obligando a tu cerebro a hacer un trabajo extra de nulo valor añadido, que es tener que analizar cada opción y evaluar si es real (se podría hacer si se eligiera) o si es falsa (no se podría hacer aunque se eligiera).
Por si esto fuera poco, ver recordatorios de todo lo que posiblemente vas a tener que hacer en el futuro, y sobre lo que aún no puedes hacer nada, puede resultar frustrante para muchas personas y tener un efecto altamente estresante en otras.
Preocuparte por cosas sobre las que ahora mismo no puedes hacer nada en absoluto es tan inútil como absurdo y, por si fuera poco, te incita a procrastinar.
Precisamente por ello, la propuesta de GTD® es brillante: céntrate en lo que puedes hacer y deja de preocuparte por el resto.
Es una de las maneras más sencillas de eliminar el estrés y multiplicar tu efectividad.