Hablar de organización personal es hablar de GTD. Si no sabes qué es, te lo resumo muy rápido: GTD son las siglas de Getting Things Done, y es un método de organización publicado por David Allen en 2001.
Con frecuencia, en conversaciones con otras personas que se dedican o que simplemente les gusta el mundo de la productividad, surge el tema del GTD. Se está convirtiendo en un clásico en plan Madrid-Barça.
Tengo la sensación de que cada vez hay más detractores del método, y discuten con más fuerza. ¿Qué opinas tú?
Mi opinión sobre GTD
En algunos artículos, he procurado presentar una línea respetuosa, pero clara. Para mí, es un método muy bueno, al que le debo mucho, y creo que sigue siendo útil para determinadas personas; no para todo el mundo.
Claro, ya sabes que hace algún tiempo creé mi propio método de organización personal, que enseño principalmente a través de un curso online. Así que alguien podría pensar que expreso esa opinión por razones puramente interesadas, por desconocimiento del método, o simplemente sin argumentos.
Al mismo tiempo, observo que mientras más aprendo sobre productividad, más amplio se ve el horizonte, a diferencia de quien piensa que solo existe un método válido y lo demás son simulacros.
Sinceramente, no creo que haya un método perfecto. Estoy orgulloso del método C.A.R. Obvio. Si no, no hablaría de él ni lo usaría. Pero entiendo que, en determinados contextos, otras metodologías pueden encajar mejor con una persona.
Cada método tiene sus puntos fuertes y sus puntos débiles. No solo por definición, sino por el avance del tiempo y los cambios en la forma de procesar la información. Cuando se crea un método, todo parece maravilloso, pero hay pocas cosas en la vida que sean eficaces eternamente.
En el caso de GTD, como concepto, es realmente bueno. Es decir, los principios envueltos están muy bien pensados. La mayoría de los métodos existentes beben del GTD, en mayor o menor medida. Millones de personas lo han usado y muchos lo siguen usando. ¡Tanta gente no debería estar equivocada! (perdón por la falacia)
Sin embargo, GTD también tiene puntos débiles, y tengo la sensación de que se habla poco de ellos, y eso que, según me parece, se van haciendo más grandes a medida que pasan los años. Creo que es importante conocer las virtudes y defectos de toda metodología para saber si nos conviene. También es importante para aconsejar a otros, por supuesto.
5 razones por las que no uso GTD
La verdad es que una de las preguntas que más me hacen es por qué no uso GTD. Podría responder que no me gusta, y ya está. Como quien dice que no le gusta una comida.
Por si te interesa una explicación más técnica, aquí van 5 razones por las que dejé de usar GTD:
1. El problema de las listas de tareas
Las listas de tareas, aún siendo por contextos, permiten elecciones inmediatas. ¿Hago esto o hago esto otro? Creo que esta forma de trabajo puede favorecer la procrastinación.
Cuando usaba GTD, me ocurría que algunas tareas clave, que habían sido colocadas en una lista según contexto, se quedaban sin hacer semana tras semana. ¿Te ha pasado algo parecido?
Solemos dejar para otro momento lo que no queremos hacer, por muy útil que sea esa acción. Además, al ser una decisión in situ, el análisis de cuál es la mejor opción no es demasiado profundo.
Personalmente, me siento más cómodo con bloques de tiempo predefinidos que, cuando se consultan, dejan solo 2 opciones: haré esa acción que agendé o no la haré. Posteriormente, en un análisis, veré hasta qué punto se cumplió mi planificación y qué ajustes debo hacer.
2. Los contextos son cada vez más líquidos
Hace 20 años había pocos contextos, y estos eran más cerrados que ahora. Hoy día, el trabajador del conocimiento tiene en sus manos un dispositivo mágico con el que puede hacer cualquier cosa. Los contextos son más líquidos; más difíciles de definir.
En busca de aumentar la efectividad de las listas de GTD, algunas personas llegan a crear contextos extremadamente sofisticados. He visto unos cuantos rarísimos. Como es lógico, dedicar muchos recursos a generar y mantener tantos contextos disminuye su efectividad.
En mi caso, me siento más cómodo planificando los próximos días, teniendo en cuenta, más que contextos específicos, situaciones previsibles, como los biorritmos, los horarios de trabajo, o si estaré en casa o de viaje.
Me parece que esta forma de prever el trabajo es más proactiva, y no te hace depender de que se de un contexto específico para avanzar con una tarea.
3. Falta de aprovechamiento de las apps
GTD no depende de una aplicación en concreto. Eso es bueno. C.A.R. tampoco depende de aplicaciones.
En algunos entornos dedicados a GTD se sigue diciendo que ese método se puede poner en marcha con una libreta y un lápiz. ¡Claro! Y también con un martillo, un cincel y una piedra. La cuestión es: ¿es eso lo mejor?
No quiero decir con esto que GTD deba depender de aplicaciones. Pero, con tantos años recorridos y con tantos miles de personas aplicando el método, ¿no se podía haber aprovechado mejor las nuevas tecnologías, como la inteligencia artificial, el big data o el machine learning? Con tanto dinero que la compañía de David Allen ha ganado, ¿no se podía haber creado una aplicación integral oficial para GTD?
Hay metodologías basadas en Outlook, por ejemplo. Si todo tu trabajo se desarrolla en entornos digitales, quizá te convenga una metodología más específica.
Observo con frecuencia que, al no haber una aplicación oficial o al menos sugerida, los usuarios de GTD pierden muchísimo tiempo buscando la aplicación perfecta. Obviamente, buscan lo mismo que yo: que una app te facilite algo el trabajo.
Por otro lado, muchas apps te dan opciones que complican el sistema muchísimo, con lo que el tiempo empleado reduce la efectividad del método.
Quizá pienses que esto es una tontería. Pero yo lo tengo claro. Si una aplicación puede atajar el camino llegando al mismo lugar, la voy a usar. De hecho, en mi cabeza tengo ya una propuesta para una aplicación concreta que cubra el método C.A.R. y que lo potencie. Sinceramente creo que los desarrolladores del método podían haber hecho un gran trabajo aquí.
Por eso, en el curso para el método C.A.R. sugiero aplicaciones concretas, aunque después tú decidas qué utilizarás.
En particular, me parece que el calendario es una herramienta sobresaliente, con una versatilidad espectacular. Relegar, como hace GTD, el calendario exclusivamente para citas y reuniones evitando lo que llaman «fechas subjetivas» me parece un error.
Nuevamente, me encuentro mucho más cómodo usando el calendario digital con toda su potencia.
4. No, GTD no es fácil
GTD es un sistema complicado para aprender y mantener. La mayoría de los usuarios tardan bastantes meses en comprender el método, y con frecuencia cometen errores, incluso después de años de práctica.
Los beneficios probablemente merezcan la pena. Pero vivimos en un mundo donde se prima la velocidad. Hay gente que se ha hecho rica ahorrándote unos segundos en la preparación del café. Lo queremos todo rápido, ya.
Nuestras capacidades cognitivas, principalmente la atención, están cada vez peor. En un mundo así, seguir insistiendo en que GTD es fácil no me parece realista, ni tampoco creo que sea la forma de acercar a la gente el método.
La tendencia es más bien otra. Sigue habiendo quien aprende GTD, pero también hay una mayoría de personas que se acercan al mundo de la productividad y que quieren algo más sencillo.
¡Ojo! Cuando digo que GTD es difícil lo hago comparativamente. Primero, en sentido general. Sorber un refresco con una pajita es fácil, y aún así es algo que hay que aprender. Pero leerse un libro, pasar todas tus tareas pendientes a listas, ordenar por contextos, hacer una formación, corregir errores… no es algo que una persona común considere como «fácil».
Pero además GTD es difícil hasta si lo comparamos con otros métodos. Tengo un listado con más de 30 métodos diferentes, y si tuviera que decir cuál es el más complicado de todos, probablemente ganaría GTD.
Cuando aprendí GTD, no me costó demasiado entender a un nivel razonable de qué iba todo aquello. También es cierto que me lo tomé muy en serio y dediqué mucho tiempo a investigar. Practiqué GTD durante años, y no me presentó gran dificultad.
Aún así, como toda persona efectiva, iba buscando formas de hacer el sistema menos engorroso. Hasta que lo logré. Estoy muy contento con el método C.A.R. y no pienso volver a algo más complicado.
5. La revisión semanal es una lata
Así es. No lo digo yo. A mí me encantaba hacerla, pero yo soy un frikie del orden y la organización. Si hay algo de lo que se quejan muchos usuarios de GTD es la revisión semanal. A la mayoría no le apetece pasar un par de horas a la semana organizando listas, sobre todo si «toca» en sábado por la tarde y estás en pleno «asadero» con la familia.
Claro que puedes hacer la revisión cuando quieras, pero al ser una tarea que exige bastante de nosotros, solemos verla con recelo.
En mi caso, el problema estaba en la periodicidad y en el objetivo. Primero, no quería pasar demasiado tiempo trabajando el sistema en sí. Quería algo más funcional.
Además, creo que la periodicidad semanal deja demasiado espacio. El mundo se mueve rápido. Todos los días te entran correos y mensajes vitales que requieren atención.
¿Se podría dividir esa revisión semanal en algo más breve, más sencillito, de lunes a viernes, dejando el fin de semana totalmente libre? Sí, y eso es lo que hice con el método C.A.R.
Busca lo que te funcione
Hay algunos puntos más por los que no uso GTD. Entre otros, la inconexión entre tareas y proyectos en el momento de la ejecución y la consiguiente dificultad para elaborar trabajo de enfoque continuado, la problemática de comunicación con equipos de trabajo o la rigidez del sistema y en general de la mayoría de los que lo enseñan. De todas formas, siento que los 5 anteriores descritos son los más importantes para mí, y también en los que coincido con otras personas que dejaron de usar GTD.
Por supuesto, estos son MIS 5 puntos. Al ser una opinión, tiene un grado de subjetividad. Puedes estar de acuerdo o no, y nadie va a morir por ello. Lo importante es seguir aprendiendo. Yo sigo leyendo blogs y libros, y escuchando podcasts que hablan de GTD, y también, aunque cada vez menos, recomiendo este método a otras personas.
Además, si a ti te va bien con GTD, no cambies porque sí. Piénsatelo 2 veces.
Ahora, si te has descubierto asintiendo al leer alguno de los puntos que he expuesto, quizá sea un buen momento para valorar un cambio.
El punto es que detrás de un usuario que deja GTD suele haber razones de peso. Quizá haya quien no las sepa expresar con detalle, pero es muy posible que tengan sentido.
Hasta los héroes tienen su talón de Aquiles. Y GTD no iba a ser menos.
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Publicado por: EfectiVida - Efectividad, organización, productividad y desarrollo personal