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Por qué una Gestión Administrativa Empresarial rigurosa garantiza el 50% del éxito de tu negocio Por qué una Gestión Administrativa Empresarial rigurosa garantiza el 50% del éxito de tu negocio

Por Jcvalda @grandespymes

administracion 02por Rubén Camino Lagunilla

Te queremos dar la enhorabuena porque tienes mentalidad de empresario, y ya lo eres o quieres serlo.

Eres empresario porque eres una persona que tiene iniciativa, que le gusta crear cosas, y que quiere ponerlas en práctica, para ganarte la vida, y también porque tener una idea y convertirla en realidad forma parte del ser humano, forma parte de su orgullo, forma parte de sentirse bien consigo mismo ¿o no?

Estamos seguros que empezaste o empezarás por una idea, al que le sigue un Plan de Negocio o Business Plan o Plan de Viabilidad. En el Plan de Negocio describiste con detalle la idea y los promotores de la misma, el Plan de Marketing, el Área de Recursos Humanos, y el Área Financiera.

Todo está preparado sobre el papel, y empiezas a poner en práctica todo lo planificado: la reforma del local, el dominio de Internet, la web, la compra de by saveshare"> by saveshare">stocks, la selección de personal, la furgoneta, el mobiliario, el ordenador, el programa informático para facturar, etc etc etc, has hablado con el banco para abrir una cuenta, y quizás has contratado los servicios de un gestor para la presentación de impuestos.

Mañana empiezas tu actividad empresarial o profesional y tu preocupación principal es vender y espero que también y con el mismo grado de importancia, te preocupa cobrar.

Pero nos preguntamos, ¿has previsto cómo organizarte administrativamente? ¿cómo vas a controlar tu negocio? ¿te lo va a decir el gestor, has hecho un curso y te han enseñado cómo hacerlo? o ¿vas a aplicar el sentido común? o ¿cómo vas a hacer?

Las estadísticas dicen que el 60% de las empresas nuevas cierran antes de dos años, y el 80% en 10 años. ¿Sabes por qué? Y … ¿sabes en qué situación económica quedan los autónomos, dueños de esos negocios?

En nuestra opinión, las empresas cierran o fracasan, de forma mayoritaria, porque no controlan su negocio, es decir, no llevan una gestión administrativa rigurosa ¿A qué nos referimos? Muy sencillo:

a) No realizan un presupuesto anual de su cuenta de explotación, es decir, no hacen una previsión de ventas, de compras, de todos y cada uno de los gastos que participan en el negocio, y por supuesto, no preveen el resultado de su negocio

b) No hacen una revisión comparativa MENSUAL de dicho presupuesto con respecto a la realidad, por lo cual no toman decisiones que corrijan las desviaciones que con seguridad irán produciéndose a lo largo del tiempo.

c) Muchos autónomos y emprendedores toman como su resultado (beneficio o pérdida) igual al dinero que disponen en su bolsillo (caja o cuenta bancaria), es decir, consideran su Liquidez como el resultado de su actividad.

¿Por qué? Simplemente porque hay un gran desconocimiento sobre la gestión empresarial. Nadie enseña al autónomo cómo se gestiona una empresa, pero es que tampoco nadie nos enseña a cómo gestionar la economía familiar (algo tan básico), por lo que el sentido común solo nos dice que si hay dinero en el banco es que todo va bien, y si no hay dinero en el banco, es que no debe ir bien.

Un autónomo o emprendedor es un Empresario 

El empresario, al iniciar una actividad, está arriesgando porque desconoce si el éxito que sueña tener se va a cumplir o no, considerando el éxito, simplemente, como ganar el dinero suficiente para vivir el autónomo y su familia. 

En el día a día de la empresa, no solo hay que comprar, no solo hay que vender, gestionar un equipo de personas, gestionar los stocks, organizar el día a día de la empresa, sino que también hay que controlar todo lo anterior, confirmar que lo que se está haciendo es correcto, que las decisiones que se toman son acertadas. Pero…, lo normal es tomar decisiones basadas en especulaciones, en “creo que…”, no basadas en datos reales, por lo cual, hay gran probabilidad de que la decisión tomada sea errónea, lo que conlleva con seguridad a mayores costes, y lo que es peor, sin saber que es así ni a cuánto ascienden.

¿Quieres controlar , por lo que quieres comprobar que cada decisión que vas tomando es tan acertada como pensabas? ¿prefieres saberlo a final de año y porque te obliga hacienda, y quizás llevarte sorpresas muy desagradables, como que el banco o tus proveedores no te den financiación, o que hacienda embargue lo que te deben tus clientes, o quizás que tus clientes no te paguen?

El gestor va a registrar los documentos que le das para presentar unos impuestos, pero no vive el día a día de la empresa, por lo que no va a gestionar tu empresa. Los impuestos son trimestrales, por lo que cuando te facilite la información contable, ya puede ser muy tarde. Además, casi con seguridad, la información que te facilite no va a ser la adecuada para poder controlar tu negocio, sencillamente porque el criterio contable-fiscal no siempre coincide con el criterio de las variables que en tu negocio necesitas controlar para tener éxito.

Podemos asegurar que un buen control de la empresa, es decir, una Gestión Administrativa rigurosa asegura en un 50% el éxito del negocio. El control administrativo de tu negocio es tan importante como vender. Si la idea funciona y se vende, el control te ayudará a ganar más, pero…si la idea no funciona o no se vende, el control te ayudará a decidir si abandonar a tiempo, por muy doloroso que resulte, al prever y evitar el fracaso que lleva en la mayoría de los casos al cierre, unido a un gran volumen de deudas, siendo el éxito, en este caso, no perder nada o casi nada.

No solo se debe llevar una gestión administrativa porque hay que cumplir con impuestos, sino que hay que llevarlo, también, porque es el 50% del éxito de tu actividad empresarial. 

¿Te has fijado que todos los escándalos que salen en los periódicos casi cada día es siempre debido a una falta de control, a cifras falsas, a mentiras sobre los números de las empresas? Todos los días salen noticias en las que el que dirige una empresa miente, el auditor que debe controlar también miente, el Banco de España no controla, la CNMV tampoco controla, la justicia es muy lenta por lo cual tampoco controla, todo es un DESCONTROL.

Lo que nos importa es que este Descontrol no nos contagie y actuemos de la misma forma ¿por qué? pues porque los escándalos son escándalos porque mueven muchísimo dinero, pero también es seguro que los imputados tienen un colchón repleto de dinero guardado por si les pillan, con lo cual al final no sufren tanto.

PEROOOOO….a ti o a mi que somos pequeños, si no controlamos, si no gestionamos bien, si no cumplimos e incluso si cerramos el negocio, quizás, ya tengamos demasiada edad para trabajar para alguien, quizás hayamos quedado agotados como para volver a empezar solos, como autónomos, y quizás incluso tengamos que cerrar con muchas deudas, excesivas, porque nos equivocamos al no controlar.

En conclusión, si eres empresario debes cumplir con lo siguiente:

1) Haz un presupuesto anual, desglosando el acumulado mensual de cada partida

2) Haz una comparación mensual entre la realidad y el presupuesto

3) Analiza las desviaciones en cada una de las partidas de tu presupuesto y toma decisiones para que sean corregidas, incluso de modificación del propio presupuesto, el cual es un documento flexible y modificable

4) Lleva un control de la tesorería, es decir, controla los saldos diarios en todos tus bancos y haz una previsión de los saldos a tres y seis meses como mínimo.

Si haces esto, estarás realizando una gestión administrativa rigurosa, por lo que conseguirás con un 50% de probabilidad el éxito de tu negocio, es decir,

a) Tomarás decisiones acertadas y tu negocio continuará funcionando porque estarás ganando dinero para mantener a tu familia.

b) Mejorarás la calidad de vida de tu familia porque además de ganar dinero, tú estarás tranquilo al estar seguro de las decisiones que tomas. Dejarás de andar estresado, tomarás decisiones planificadas, dejarás de improvisar habitualmente.

c) Si tuvieras que cerrar la actividad, lo harás sin dañar tu patrimonio personal, con la tranquilidad del trabajo bien hecho, y con ganas de volver a empezar con cualquier otra actividad empresarial o profesional.

Autor  Rubén Camino Lagunilla

Economista con experiencia de más de 20 años en la empresa privada como directivo y en mi propia empresa como autónomo. Soy emprendedor nato y mis pasiones son la Gestión Empresarial y los deportes. Tengo debilidad por los autónomos ya que los considero unos verdaderos héroes al emprender una actividad sin saber casi nada sobre cómo gestionar una empresa.

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