Una gestión documental efectiva, es aquella que consiste en un grupo de prácticas dirigidas a administrar los documentos y archivos de una organización o empresa. Esta deberá regirse por unos principios fundamentales para que la gestión de los documentos se lleve a cabo de manera eficiente y efectiva.
En este post conocerás cuales son los principios básicos de la gestión documental para los apliques en tu empresa.
Principios para la gestión documental
La eficiente gestión documental, deberá tener en cuenta los siguientes principios para que la misma se lleve a cabo de forma óptima. Estos son:
Almacenamiento
Este debe ser el primer principio que debes tener en cuenta, para gestionar la documentación de tu empresa: El almacenamiento.
Este se puede ejecutar de forma física, mediante archivos documentales, o también puede tratarse de una ubicación virtual. Esta última se puede ejecutar mediante un programa en la nube, o a través de la base de datos en un servidor.
Recuperación
El principio de recuperación de documentos, será vital para tu empresa. Esta recuperación la podrás llevar a cabo, mediante un software de gestión documental. Además, tendrás claro el criterio que deberás seguir para localizar los documentos.
Clasificación
Una organización óptima de los documentos de tu empresa, será clave para la localización rápida y fácil de los mismos. Bien sea en un entorno virtual o en un entorno físico, tendrás que llevar a cabo una ordenada clasificación a través de códigos y categorías definidas.
Seguridad
Respecto a la seguridad de tus documentos, deberás disponer de dispositivos para evitar el robo o plagio de tu documentación, además deberás tener un antivirus y un firewall en tu servidor. Es de destacar, que el servidor en la nube te permitirá mediante un sistema, ejecutar las debidas copias de seguridad.
Custodia
Tendrás que tener claro, cuáles son los documentos de tu empresa que deseas preservar, y además, por cuanto tiempo. Además, deberás determinar que documentos tendrás que conservar de forma obligatoria, y por cuanto tiempo.
Distribución
Los documentos de tu empresa no solo deben ser conservados, sino que además, deberás enviarlos a proveedores, personas y empresas.
Reglas del workflow
Estas reglas tratan del procedimiento exacto para que así puedas distribuir la documentación de tu empresa. También, tendrás que definir cuáles son las personas y los departamentos por donde tendrá que transitar esta documentación, antes de llegar a sitio final.
Creación de documentos
Cuando los miembros de tu equipo participan en la creación de determinados documentos, está acción deberá quedar en los registros, además de las modificaciones que se le realicen a los mismos.
Autenticación de documentos
Deberás contar con una herramienta para que puedas autenticar documentos. Como ejemplo de ello, se tiene: La firma digital que deben llevar las facturas.