Uno de los conceptos más manidos dentro del mundo de la productividad personal es el de "priorizar". De tanto usarlo y abusar de él, hemos terminado asociándolo a determinadas técnicas, especialmente aquellas relacionadas con el acto de asignar números o letras a cada una de las cosas que tienes que hacer, de manera que resulte más fácil elegir lo que se supone que tienes que hacer en primer lugar. Y digo se supone porque, como seguramente ya habrás comprobado, la cosa no es tan sencilla ni funciona como el sentido común nos dice que debería funcionar.
En los tiempos que corren, asignar prioridades no es priorizar, es una absoluta pérdida de tiempo. Agrupar tareas por prioridad sería una buena solución si las prioridades permanecieran más o menos estables durante un plazo razonable. Sin embargo, en el trabajo del conocimiento, la norma es el cambio constante. Tan pronto terminas de organizar las cosas por prioridad, es probable que el siguiente "input" te obligue a reconsiderar y reorganizar todo de nuevo. Es decir, intentar priorizar como probablemente te han enseñado durante toda tu vida te obliga a hacer un trabajo extra constante de reorganización que se vuelve insostenible muy rápidamente.
Un síntoma de madurez en el proceso de mejora de tu efectividad personal es entender que, en entornos volátiles, inciertos, cambiantes y ambiguos, las prioridades no se asignan, sino que se evalúan sobre la marcha. Y que priorizar no es un "acto único" y discreto en el tiempo, sino que implica desarrollar una serie de comportamientos específicos en diferentes momentos de la gestión de tu flujo de trabajo.
Por ejemplo, priorizas al atender primero aquellas cosas que vencen antes, es decir, cuando haces primero todas aquellas cosas que tienen una fecha objetiva de vencimiento. Esto, que parece una obviedad, resulta muy complicado de hacer para muchas personas, principalmente debido a un mal hábito: el de ponerse fechas de vencimiento inventadas. Efectivamente, mezclar fechas de vencimiento reales con fechas de vencimiento inventadas es una bomba de relojería. Y es que, si el día se complica, es muy posible que termines haciendo primero cosas que podrían haber esperado a mañana sin grandes consecuencias, y se queden sin hacer cosas que, objetivamente hablando, no podían esperar. La mejor práctica consiste en poner fecha solo a aquellas cosas que, objetivamente hablando, tienen fecha, porque así te has comprometido con un tercero.
Otra forma de priorizar consiste en "enfriar" el pensamiento, es decir, "aparcar" temporalmente todo lo que pueda esperar sin que ocurra algo indeseable para ti. Como profesional del conocimiento, debes asimilar un hecho: siempre tendrás más trabajo por hacer que tiempo disponible para hacerlo. En este contexto, es imprescindible que aprendas a decir "no" con frecuencia, creando el espacio suficiente para enfocarte primero en aquellas cosas que te aportan más valor, al mismo tiempo que mantienes sensación de control sobre las cosas que decides no hacer aún.
Para ello necesitas implementar los mecanismos de "incubación" o "enfriamiento" necesarios que te permitan eliminar el "ruido" que generan las listas enormes de tareas, con cantidades de trabajo poco realistas y que siempre terminan traduciéndose en estrés y frustración por no poder hacerlo todo. Enfriar es plantearse los próximos días como si fueran los últimos antes de unas vacaciones: enfócate en lo que realmente no debe esperar, y deja el resto para cuando puedas hacerlo, o para reconsiderarlo más adelante. O como dice mi buen amigo José Miguel Bolívar, debes olvidarte del refrán "no dejes para mañana lo que puedas hacer hoy", y empezar a pensar en términos de "deja para mañana todo lo que puedas no hacer hoy".
También priorizas al evaluar tu realidad a diferentes niveles de perspectiva antes de elegir qué hacer en cada momento, de entre todas las cosas en las que has decidido enfocarte. Por ejemplo, si estás dudando entre si quedarte en la oficina hasta tarde para terminar un informe para tu jefe, o irte un rato al gimnasio, ayuda mucho hacer un ejercicio consciente de evaluación de qué te motiva y empuja a hacer cada una de las cosas. Por desgracia, muchas veces actuamos por simple inercia. Ser consciente de tus áreas de responsabilidad, objetivos, metas y propósito siempre te ayudará a hacer mejores elecciones a la hora de elegir qué hacer en cada momento. Al final no importa si eliges irte al gimnasio porque "sabes" que si no puedes caer enfermo, o quedarte a preparar el informe porque es la manera de crecer profesionalmente y darle una mejor vida a tu familia. En cualquiera de los casos, evaluar por qué haces las cosas que haces te das más posibilidades de tomar las elecciones correctas día a día.
Priorizar es además dirigir conscientemente tu atención a un tipo de trabajo específico. Por ejemplo, cuando decides dejar de hacer lo que estás haciendo para atender un imprevisto. O cuando haces un alto en la vorágine del día para ponerte a aclarar el significado de los nuevos "inputs" que han ido llegado, y crear los recordatorios que correspondan -lo que en GTD llamamos "definir el trabajo". O cuando simplemente decides ponerte a hacer trabajo previamente definido, atendiendo a los distintos criterios que te limitan en este momento, de manera que seas lo más eficiente posible. Dedicarle la atención adecuada a cada uno de estos tipos de trabajo, según las necesidades de cada momento, es un aspecto fundamental para la mejora de tu efectividad como trabajador del conocimiento.
Así que olvídate de asignar prioridades y empieza a evaluar los distintos aspectos de tu trabajo cada vez que tenga sentido. Esa es la mejor -¿única?- manera de priorizar el trabajo en un mundo en constante movimiento como el que nos ha tocado vivir.
Fuente: http://jeronimosanchez.com/priorizar-en-el-trabajo-del-conocimiento/