Al igual que vamos echando la ropa para lavar, en un cesto; GTD recomienda meter “todas las cosas por hacer” en un mismo cesto o bandeja de entrada. A eso se le llama Recopilar.
Tener todo lo que es de nuestro interés o requiere una acción, concentrado en un mismo sitio, nos brinda sensación de control.
Recopilar requiere tiempo, si no es un hábito que ya tienes implementado. Deberás recorrer la casa, el despacho, el coche, el trastero etc. para capturar todos aquellos asuntos que tienes desperdigados y que requieren de tu atención. No obstante, es una tarea agradable, casi impulsiva, como quien coge setas en el campo y siente alegría cuando encuentra una. No tienes que pensar mucho, sólo reconocer que debes hacer algo al respecto y meterlo en la bandeja de entrada.
Una vez hecho este trabajo y tienes repleta la bandeja con todas tus “joyas” recopiladas, empieza lo bueno, que es procesarlas. Transformarlas en una acción, un proyecto, incubarlas o definitivamente desecharlas. Esta etapa es más ardua, pues tienes que decidir y estas decisiones no siempre son binarias (si o no) sino que habrá connotaciones emotivas que te dificultarán el camino.
Primero has de saber las reglas:
1. Procesar en primer lugar el elemento que esté arriba del todo. O si prefieres dale la vuelta al cesto, para coger lo primero que depositaste en él. Pero nunca cojas a voleo los temas, pues te despistarías y escogerías los que te apeteciera más gestionar, dejando “las perlas” procrastinadas.
2. Procesa los elementos de uno en uno.
3. NUNCA devuelvas al cesto un asunto, una vez lo has sacado de él.
Hay tareas y elementos fácilmente identificables, para los cuales procesarlos nos resultará muy fácil, la fluidez será automática y los incorporaremos a nuestras listas de proyectos, al archivo o las haremos inmediatamente, si no requieren más de dos minutos.
No obstante, no siempre será tan fácil.
David Allen en su último libro Haz que funcione se refiere a esta etapa de procesamiento con una acepción más amplia y utiliza la palabra Aclarar porque abarca más contenidos y porque en esta etapa es cuando debemos decidir que hacer con algo que no siempre es tan obvio o evidente, es decir tenemos que “aclararnos”.
Para decidir que vas a hacer con los temas pendientes has de determinar el significado relativo que tiene cada elemento para ti y que connotaciones emocionales te representan.
Responder un e-mail para aceptar una invitación, no es simplemente reenviar una respuesta afirmativa o negativa, pues en la decisión a tomar influirán, además de los puramente físicos de si tu agenda está libre en esta fecha, factores psicológicos de aversión o simpatía hacia los asistentes o entresijos sociales de conveniencia.
¿Qué hacer con las fotos antiguas de tu familia? ¿O con enseres que todavía guardas de tu ex pareja? Tendrás que “aclarar” si todavía hay una razón para guardarlas. Generalmente, las personas cuando han de decidir entre clarificación o apego, se deciden por este último; pues tener que clarificarse hace emerger cuestiones o vivencias, que duelen y prefieren aparcarlas.
La lista de Algún día/quizá está ahí para añadir todo aquello que ahora no puedes procesar o no puedes decidir. En esta lista nada tiene una acción específica atribuida, ni ningún compromiso. En ella podrás aparcar aquellos temas que ahora te resulta duro clarificar.
¿Qué es basura y qué no lo es? Si no eres capaz de determinar si algo debe ser cambiado o desechado es porque te mueves en arenas movedizas emotivas. Generalmente las cosas no clarificadas activamente, tienden a propagarse por cuenta propia y una neblina psicológica las envuelve permitiendo que se instalen perennemente, en cualquier parte.
Procesar, para ser productivo debería ser ágil y rápido. Depende del tema y en especial de lo resolutivo que seas. Determinar la próxima acción física a realizar es el secreto, pero rondando están nuestros miedos, apegos y emociones que nos dificultan el camino de procesar nuestros tesoros.
Que tengáis un buen día.Montse
Referencia Haz que funcione de David Allen (Alienta Editorial)