Dirigir proyectos cumpliendo el cronograma y estando alineado con los cotes inicialmente previstos, es la premisa fundamental que como profesional me marco en todos los proyectos que dirijo. No es nada nuevo, cualquier Project Manager (PM) debiera estar alineado con estos dos objetivos que obviamente nos son fáciles de alcanzar.
La mayoría de PM estarán de acuerdo conmigo que uno de los principales inconvenientes que presenta la gestión de proyectos, es el incumplimiento del cronograma y los sobrecostes que se generan durante su ejecución con respecto a lo planificado, sino se cuenta con la metodología adecuada y herramientas apropiadas que permitan controlar los costes y el avance de forma efectiva.Además de tener experiencia en la gestión de proyectos, es necesario contar con la metodología y las herramientas adecuadas para medir y controlar un proyecto. En este post os dejo unas breves pinceladas de la metodología Earned Value Analysis - Análisis de Valor Agregado (EVA)
OBJETIVOS DE EARNED VALUE ANALYSIS.
El Análisis de Valor Agregado (EVA) es una metodología que busca medir el progreso de un proyecto en un momento concreto de su desarrollo, predecir su fecha de finalización y el coste final. En definitiva, analiza las variaciones en el cronograma y el presupuesto a medida que el proyecto avanza versus las previsiones iniciales.En definitiva, EVA es una foto en tiempo real que debe utilizarse para detectar progresos deficientes o desviaciones presupuestarias significativas. Proporciona una medición objetiva del desarrollo del proyecto y del estado del contrato. Puede ser tan simple como el seguimiento de desglosado de la estimación de costes iniciales a medida que el diseño avanza desde el concepto inicial hasta su finalización en proyectos simples. En proyectos más complejos, debe calcularse y monitorizarse utilizando una serie de fórmulas matemáticas que más adelante describimos. En cualquier caso, proporciona una base para la corrección del proyecto si este se desvía porque responde a las dos preguntas claves:
- Al final del proyecto, ¿Qué es más probable? que el coste sea menor, ¿igual o mayor que el estimado original?
- ¿Es probable que el proyecto se complete a tiempo?
EVA nos permitirá tener una foto clara de la situación de un proyecto y anticiparnos a los problemas al aportar una visión objetiva y cuantitativa del estado del proyecto, siendo posible identificar en el caso de detectar problemas si estos son de índole económica o de cronograma, y en que área del proyecto se está produciendo.
Obviamente requiere haber realizado una correcta planificación del proyecto, la cual nos permita disponer de la línea base de costes por desgracia todos sábenos que esta cultura de planificación de proyecto no siempre está disponible en todas las organizaciones.
WORK BREAKDOWN STRUCTURE (WBS) - ESTRUCTURA DE DESCOMPOSICIÓN DEL TRABAJO (EDT)
EVA funciona de forma más eficaz cuando un proyecto está segmentado. Una estructura de descomposición del trabajo (EDT), también conocida por su nombre en inglés Work Breakdown Structure o WBS, es una herramienta fundamental que consiste en la descomposición jerárquica, orientada al entregable, del trabajo a ser ejecutado por el equipo de proyecto, para cumplir con los objetivos de éste y crear los entregables requeridos. Leer más.Es decir, el proyecto se desglosa en una división de tareas orientada al producto final que garantiza la recopilación de todo el alcance del trabajo y permite a su vez la integración de la información técnica, de programación y de costes. El objetivo es desglosar todo el alcance del trabajo en subelementos significativos de forma que esta subdivisión nos ayude a la planificación, presupuestación, programación, contabilidad de costes, medición de progreso y control de gestión.
Además, debemos de contar con un calendario de ejecución (PMS): un diagrama de Gantt con el orden en el que se desarrollarán las tareas agrupadas del WBS.
TÉRMINOS EN LA GESTIÓN EARNED VALUE ANALYSIS
- AC Coste Real Actual Cost
- ACWP Coste Real del Trabajo Realizado Actual Cost of Work Performed
- BAC Presupuesto hasta la conclusión Budget at Completion
- BCWP Coste Presupuestado del Trabajo Realizado Budgeted Cost of Work Performed
- BCWS Coste Presupuestado del Trabajo Planificado Budgeted Cost of Work Scheduled
- CPI Índice de desempeño del coste Cost Performance Index
- CV Variación del coste Cost Variance
- EAC Estimación a la conclusión Estimate at Completion
- ETC Estimación hasta la conclusión Estimate to complete
- EV Valor Ganado Earned Value
- EVM Gestión del Valor Ganado Earned Value Management
- PMB Línea Base para la Medición del Desempeño Performance measurement Baseline
- PV Valor Planificado Planned Value
- SPI Índice de desempeño del cronogramaSchedule Performance Index
- SV Variación del cronograma Schedule Variance
- TCPI Índice de desempeño del trabajo por completar To Complete Performance Index
CALCULAR EL EARNED VALUE, INDICADORES A TENER EN CUENTA
La Gestión del Valor Añadido mide el progreso con respecto a una línea de base. Implica calcular tres KPI o indicadores clave para cada operación en el WORK BREAKDOWN STRUCTURE (WBS):- Valor planificado (PV Planned Value), Coste presupuestado del trabajo programado para ser completado de una actividad o componente del BCWS hasta un momento determinado. Tambien se le denomina coste presupuestado de trabajo programado (CPTP o BCWS budgeted cost of work scheduled). Coloquialmente lo llamamos “el presupuesto”
- Coste real (AC Actual Cost) Coste total (costes directos e indirectos) incurrido en la realización del trabajo de la actividad del cronograma o el componente del BCWS durante un período de tiempo determinado Antes conocido como coste real del trabajo realizado (ACWP actual cost of work performed)
- Valor ganado (EV Earn Value) Estimación del valor del trabajo actualmente terminado Anteriormente llamado coste presupuestado del trabajo realizado (BCWP budgeted cost of work performed) El valor ganado se basa en el coste original previsto por el proyecto o actividad y el ritmo al que el equipo ha terminado una actividad hasta la fecha.
CÁLCULOS
CPI Índice de desempeño del coste CPI = EV / ACCV Variación del coste CV = EV – ACEAC Estimación a la conclusión EAC = AC + ETC ascendenteProyección EAC = AC + [(BAC – EV) / (CPI acumulativo x SPI acumulativo)] Supone un desempeño de costes negativo y el respeto por un cronogramaProyección EAC = AC + BAC – EV Proyección con respecto al desempeño real del proyecto a la fechaProyección EAC = BAC / CPI acumulativo Supone que el proyecto se comportará como hasta la fecha, es decir con el mismo CPI acumulativoEV = PV a la fecha * RPSPI = EV / PVSV = EV – PVTCPI basada en el BAC = (BAC – EV) / (BAC – AC) = [trabajo restante]/[fondos restantes]TCPI basada en la EAC = (BAC – EV) / (EAC – AC) = [trabajo restante]/[fondos restantes]KPI PARA EL CONTROL DEL CRONOGRAMA
Variación del cronograma (SV Schedule Variance) SV = EV – PV- > 0 progreso en el cronograma, mejor que lo planificado
- = 0 progreso en el cronograma, conforme a lo planificado
- < 0 progreso en el cronograma, por debajo de lo planificado
Índice de desempeño del cronograma (SPI Schedule Performance Index) SPI = EV / PV
- > 1 adelanto en el cronograma
- = 1 de acuerdo con el cronograma
- < 1 retraso en el cronograma
KPI PARA EL CONTROL DE LOS COSTES
Variación del coste (CV Cost Variance) CV = EV – AC- > 0 gastos menores al presupuesto
- = 0 gastos de acuerdo con el presupuesto
- < 0 gastos mayores al presupuesto
Índice de desempeño del coste (CPI Cost Performance Index) CPI = EV / AC
- > 1 en sobrecostes
- = 1 costes de acuerdo con lo planificado
- < 1 costes por debajo de lo planificado
A TENER EN CUENTA
- Los números negativos en la variación del coste y el cronograma nos indican que tenemos desviaciones en eso punto
- Los CPI y SPI menores 100% indican problemas: el proyecto está costando más de lo previsto (sobrecoste) o tomando más tiempo de lo previsto (retraso)
- El CPI se puede utilizar para calcular la EAC (estimate at completion), un estimado de lo que costará realizar el proyecto basado en el rendimiento hasta la fecha; el presupuesto hasta la conclusión (BAC Budget at completion) es el presupuesto total original del proyecto
SOFTWARE DE GESTION EARNED VALUE ANALYSIS
Conocidos como Earned Value Management (EVM) podemos destacar:Planisware OPX2 https://www.planisware.comOracle Primavera https://www.oracle.com/es/applications/primavera/index.htmlDeltek https://www.deltek.com/en-gb/products/project-and-portfolio-management RiskTrak http://www.risktrak.com/index.htmITM Platform http://www.itmplatform.comMas información y referenciasAsociación Earned Value Management https://www.acq.osd.mil/evmProject Management Zone https://project-management.zoneProject Management Institute. (2004) A Guide to the Project Management Body of Knowledge (PMBOK® Guide). (Third ed.) Newtown Square, PA: Project Management Institute
TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN Y LA COMUNICACIÓN (TIC) DESDE UNA VISIÓN PRÁCTICA