A lo largo de mi experiencia de varios años de trabajo con empresas de familia he notado que hoy las familias empresarias muestran más interés por contar con un protocolo familiar. ¿Qué hace que ese documento se vuelva tan importante hoy en día? Miremos entonces las posibles razones para querer tener ese documento, y cuáles son algunos de los factores de éxito para su implantación.
Hay muchas razones por las cuales una familia desea iniciar un proceso de protocolo familiar. Algunas de ellas son: mantener la propiedad del negocio en manos de la familia, preservar la unidad familiar, generar compromiso entre las siguientes generaciones con la empresa, y prevenir desacuerdos entre los miembros de la familia. Otras familias inician este proceso porque las confrontaciones y las discusiones entre los familiares se han vuelto imposibles de manejar, y consideran que un protocolo familiar dará solución a todos esos inconvenientes. En cuanto a este último aspecto, si bien no se descartaría la posibilidad de mejorar la situación familiar con este protocolo, no se debe pensar que el mero documento es la panacea universal para resolver todos los conflictos de la familia empresaria. El protocolo no resuelve todos los conflictos de la familia empresaria.
A pesar de que el conflicto pueda ser percibido como dañino siempre, tengamos en cuenta lo siguiente. El conflicto, en sí mismo, no necesariamente es dañino. Lo que se considera dañino es su no resolución. Los conflictos en las familias empresarias bien manejados pueden incluso aumentar la creatividad de la familia, y su resolución dar pautas importantes de conducta y manejo. Además, no esperemos familias “perfectas” en las cuales no haya situaciones complejas. El protocolo, por su parte, no resuelve todas las situaciones de la familia empresaria, pero sí enseña a manejar asuntos complejos.
Por otro lado, miremos algunos de los factores de éxito de un protocolo, que es la otra pregunta que surge cuando la familia se embarca en un proceso de este tipo. Creo que muy buena parte del éxito de un protocolo está no en el documento mismo, sino en el proceso participativo de elaboración y de su internalización a todos los niveles y en todas las generaciones de la familia. En la medida en que una buena parte de la familia participe en el proceso, en que se abran las discusiones de los diferentes temas, y en que se permita la opinión de todos, las posibilidades de éxito del llamado protocolo familiar serán mucho mayores. Además, cuando la familia misma escribe las reglas acordadas, y utiliza su propia cultura y léxico, con seguridad que se tendrá un mejor resultado. El estilo, sustancia y proceso de cada protocolo de familia es diferente, y todos estos elementos varían también dependiendo de la familia, de la cultura y del país.
Un protocolo exitoso es mucho más que un pedazo de papel, “es un papel en acción”, y este proceso que lleva a la firma del documento fortalece la confianza y la unidad en la familia. El proceso se convierte en el medio por el cual la familia emprende un cambio, establece nuevas estructuras y adquiere nuevos roles. El proceso aumenta el compromiso de la familia y conlleva el crecimiento personal y colectivo. (The Family Constitution, Daniela Montemerlo y John Ward).
Además, si la familia decide emprender un proyecto como este, debe tener en cuenta que requerirá de varias reuniones que seguramente van a necesitar de mucho tiempo de los miembros de la familia. La familia debe estar preparada para poner sobre la mesa diferentes aspectos que tal vez nunca se han discutido, estar abierta para oír las distintas opiniones y ojalá lograr consensos. De todas maneras, al principio del proceso se deben definir claramente los sistemas para tomar las decisiones, para que si no hay consenso no haya necesidad de paralizar el proceso.
Señor empresario: si está pensando en construir o actualizar su protocolo familiar, debería preguntarse: ¿cuáles son nuestras motivaciones para elaborar este documento? ¿Estamos teniendo en cuenta los puntos de vista de los diferentes miembros de la familia? ¿Llegaremos a consensos en los que todos comprendan lo que significa este acuerdo? ¿Estamos dispuestos a dedicar tiempo y esfuerzo a la definición de reglas y políticas, así como a la redacción del protocolo familiar que exprese nuestras intenciones.
Autor Diego Velez