Cada tarea en mi lista de Próximas Acciones tiene dos características esenciales: el proyecto y el contexto. Son importantes, porque cuando trabajo con mis tareas las quiero ver agrupadas por proyecto (si estoy planificando) o agrupadas por contexto (cuando estoy finalizando tareas).
Para clarificar esta idea, os defino estas dos características:
- Un proyecto es un resultado deseado que requiere más de una acción para completar.
- Un contexto es un lugar, persona o herramienta necesario para poder completar una tarea.
Si estoy planificando, veo todas las tareas agrupadas por proyecto:
Proyecto: Hacer galletas
Tarea 1: Comprar azúcar (contexto: Recados)
Tarea 2: Coger otros ingredientes (contexto: Casa)
Tarea 3: Mezclar ingredientes (contexto: Casa)
Tarea 4: Hornear galletas (contexto: Casa)Proyecto: Campaña de publicidad por correo
Tarea 1: Comprar sellos (contexto: Recados)
Tarea 2: Imprimir cartas (contexto: Oficina)
Tarea 3: Poner cartas en los sobres (contexto: Oficina)
Tarea 4: Llevar cartas a Correos (contexto: Recados)
Como puedes ver, actualmente tengo dos proyectos y ya he definido cuatro tareas para cada proyecto. No obstante, cuando trabajo en mis tareas, no quiero ver todas las tareas; solo quiero ver las Próximas Acciones agrupadas por contexto:
Contexto: Recados
Tarea 1: Comprar azúcar (proyecto: Hacer galletas)
Tarea 2: Comprar sellos (proyecto: Campaña de publicidad por correo)
Usando esta lista de Próximas Acciones puedo salir para hacer mis recados. Paso por el supermercado y por el estanco y ¡en un viaje he avanzado dos proyectos! Aquí puedes ver también uno de los beneficios de tener tus tareas ‘personales’ y las tareas ‘profesionales’ en el mismo sistema, porque con dos listas separadas también tendrás que hacer dos viajes para completar estas dos tareas.
Imágen cortesía de Angela