Revista Comunicación

Publicaciones internas ¿impresas o digitales?

Publicado el 31 agosto 2011 por Marianaeguaras @MarianaEguaras
Gracias a las nuevas tecnologías, muchas de las publicaciones que antes eran impresas han migrado hacia una versión digital u online. Unas y otras versiones pueden coexistir, con las mismas funciones y objetivos: fidelizar al empleado y alimentar el canal de comunicación.

Publicaciones internas ¿impresas o digitales?

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La inmediatez propia de las nuevas tecnologías ha contribuido a que las publicaciones internas digitales colaboren en:
  • Agilizar la comunicación
  • Obtener mayor feedback
  • Reforzar la comunicación offline
  • Promover la participación activa
  • Diversificar e integrar contenidos
  • Ahorrar costes de impresión

Sin embargo, no siempre la versión digital es más efectiva y práctica que una publicación impresa. Como escribí en un post anterior sobre publicaciones corporativas internas, la elección por una publicación impresa o por una digital dependerá de las características de la compañía, la cantidad de empleados que posea, la distribución geográfica de las oficinas o fábricas y del acceso a las herramientas tecnológicas que los empleados tienen.
Por ejemplo, si el trabajo que se realiza está en dependencia constante con un ordenador y se dispone de él durante la jornada de trabajo, un medio de comunicación impreso será menos efectivo que uno digital, como ser una newsletter o un boletín en un PDF interactivo, un portal interno, la revista online o un blog corporativo.
Sin embargo, las publicaciones impresas resultarán más cómodas para aquellos trabajadores que se encuentran en una cadena de producción o montaje y no disponen de un ordenador exclusivo para su uso. De allí que las compañías deban evaluar cuál es el canal más apropiado y cuáles las herramientas más idóneas para los diferentes departamentos de su organización, considerando la posición en la que se encuentran los empleados y qué disponibilidad tiene ellos.
Imaginemos dos casos
Caso 1: tu puesto de trabajo y las tareas que realizas dependen, de una u otra forma, de un ordenador; es decir, no puedes prescindir de él para trabajar y lo tienes a mano durante toda la jornada.
Situación 1: la empresa donde trabajas piensa realizar cursos de formación en distinta áreas para sus empleados a partir del año próximo. Recibes la revista impresa donde hay una encuesta sobre qué cursos te interesaría hacer. Para contestar la encuesta tienes que recortarla, rellenarla y entregarla a tu supervisor o depositarla en algún lugar destinado a ello.
Situación 2: recibes la revista interna de la empresa en tu mail, que incluye una invitación a participar en la misma encuesta sobre los cursos de formación. Allí hay un enlace para responder la encuesta. Haces clic una vez, dos tres, los que hagan falta, y has completado la encuesta.
¿Cuánto tiempo te llevaría hacer una u otra cosa? ¿Con qué acción te sentirías más cómodo? Seguramente con la última situación, por la agilidad de poder responder en el momento, sin intermediarios y sin necesidad de hacer más que unos cuantos clics.
Caso 2: Ahora tu puesto de trabajo se encuentra en la cadena de montaje de un producto o en el transporte de mercancías.
Mismas Situación 1 y Situación 2 descritas anteriormente.
Sin más, ¿qué sería más apropiado para este tipo de trabajo, una publicación impresa u una online? Sin duda, una publicación impresa. Por un lado, por la imposibilidad de tener un ordenador a mano y poder dedicar tiempo a leer la revista y a participar activamente a través de ella. Por otro, porque la publicación impresa puedes llevarla a tu hogar.
Y con esta acción se consigue otra de las funciones de las publicaciones internas: la inclusión de la familia del trabajador en la estrategia de comunicación de la organización. Porque la comunicación interna de una empresa debe incluir también el entorno más cercano del trabajador, a su familia. Y aunque éste es el círculo social relacionado más directamente con el trabajador, también deben considerarse sus círculos de amigos y conocidos.
La situación ideal
La mejor de las situaciones sería contar con la misma publicación en las dos versiones, una digital y otra impresa. Ésta sería la situación más conveniente, aunque requiere destinar más recursos para lograrlo y no todas las empresas están dispuestas a ello. Por tanto, y considerando este handicap, las compañías deben evaluar concienzudamente cuál es el mejor canal para llegar a sus colaboradores.
Publicaciones internas ¿impresas o digitales?
Una alternativa sería utilizar una newsletter o un boletín como soporte de la publicación impresa. Allí podrían incluirse secciones o apartados de la revista que estimulen a un feedback más inmediato, como la participación en encuestas y concursos.
Un excelente ejemplo de coexistencia y retroalimentación entre versiones de una misma publicación es Hora Punta, la revista de Transports Metropolitans de Barcelona. Nació en 1990 como publicación interna y en 2008 pasa a ser también externa. Desde hace dos años, la versión digital de Hora Punta –disponible en Flash y PDF- amplía y complementa los contenidos de la edición impresa, incorporando aplicaciones multimedia, como audios, vídeos, carruseles de fotos, y enlaces a documentos y páginas web.
La empresa donde trabajas ¿distribuye alguna publicación interna entre los empleados? ¿De qué tipo, es impresa o digital? ¿Y tú cuál prefieres?

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