El resultado exitoso de un proyecto es lograr cumplir los objetivos dentro del alcance, con el presupuesto aprobado, en la duración estimada, con la satisfacción del cliente y la calidad y seguridad que se haya determinado. Cualquier metodología de proyectos, desde las tradicionales a las más modernas, define al menos tres variables que son el tiempo, alcance y coste. Además durante la ejecución de un proyecto, el director debe de hacer un seguimiento de las variables principales y tomar las medidas correctoras que fueran necesarias.
La gestión de la agenda personal y en concreto la puntualidad son una habilidad primordial para cualquier director de proyectos. Si no hay una gestión adecuada de la agenda personal difícilmente se gestionará el tiempo o duración de los proyectos. Además, en función del número y tamaño de los proyectos es posible que sea necesario que el director del proyecto precise delegar estas funciones y tener ayuda en la gestión de su agenda.
Prioriza: Primero es lo primeroStephen Covey en su libro “Los 7 hábitos de la gente altamente efectiva” dedica un hábito entero a la gestión personal del tiempo. Se trata de su hábito número 3 denominado “Poner primero lo primero” y se refiere a organizar el tiempo alrededor de las prioridades distinguiendo en su matriz del tiempo entre lo “Urgente” y lo “Importante”. La gente efectiva debe tratar de evitar dedicar la mayor parte de su tiempo a los cuadrantes III y IV, y además tratar de minimizar las actividades del cuadrante I (para no estar en una crisis continúa) e intentando fomentar la mayor parte de su tiempo en el cuadrante II, es decir, aquellas cosas que son importantes y no urgentes.
“Somos lo que hacemos día a día. De modo que la excelencia no es un acto, sino un hábito.” - Aristóteles
“Establece un límite de tiempo en las reuniones y respétalo”Las buenas prácticas en la gestión y las metodologías de dirección de proyectos, como PMP, reseñan que las reuniones de trabajo deben de tener una agenda definida con un propósito, objetivo y un tiempo estimado. Asimismo, coinciden en que el director de proyectos debe de tener habilidades motivadoras y de influenciasobre los equipos, es decir, su conducta debe de ser ejemplar y por lo tanto también con la gestión de su tiempo. La puntualidad y una buena agenda personal es una de las habilidades que influirán en el equipo y una carencia de esta habilidad puede conducir a aspectos desmotivadores y transmitir falta de interés en los compromisos establecidos. Asimismo, en aquellas reuniones donde hay implicadas terceras partes no debemos de olvidar que se está representando a la organización y un aspecto a cuidar es la imagen organizacional.
Organización y la puntualidad van ligadosSi se cuenta con una buena organización en los proyectos y en la vida personal, lo más probable es que la puntualidad sea natural. Hoy en día hay muchos dispositivos y herramientas que simplifican la gestión de la agenda de forma muy sencilla. El uso de las mismas herramientas para la gestión electrónica de las agendas y el mismo formato en las convocatorias de reunión de la organización es un aspecto que ayudará mucho.
ContratiemposNadie es perfecto y todos podemos sufrir contratiempos. Para estos casos se debe de intentar comunicar el retraso o la cancelación de la reunión para que los demás participantes puedan ajustar sus agendas y además disculparse de la demora independientemente de que la persona que se haya retrasado sea la de más rango jerárquico. Lo importante es la actitud de disculpa y no es necesario entrar en detalle si se trata de temas personales o privados. Es contraproducente hacer esperar a los asistentes, no ofrecer ninguna explicación, o incluso llegar a realizar algún comentario “jocoso” acerca de la espera. El respeto y el ejemplo que se ofrezca a los demás será el recibido.
Cuesta dineroPor otro lado hay que tener en cuenta que los retrasos tienen también un impacto en el coste de los proyectos. Hagamos un sencillo cálculo de un conjunto de reuniones pequeñas donde por ejemplo asiste un jefe de Proyecto, dos analistas y una persona de la organización clave en el negocio. Supongamos que el jefe de proyecto y los dos analistas están contratados externamente con costes de jefe de proyecto: 90€/hora y de analista: 70€/hora. Si por ejemplo en el total del proyecto tenemos 15 reuniones de este tipo y una media de demora de 15 minutos de espera se habrá incurrido en un coste adicional en el proyecto que será de unos 860 euros. (El cálculo anterior no tiene en cuenta el tiempo perdido por la persona clave del negocio, ni el posible retraso en las agendas de los participantes que podrían afectar a otras reuniones, compromisos u otros proyectos. Además lo habitual es que cualquier proyecto tenga más reuniones y con más personas).
“La informalidad en atender una cita es un claro acto de deshonestidad. Igual puedes robar el dinero de una persona si robas su tiempo.” - Horace Mann.
En resumen, la gestión del tiempo personal y la puntualidad de un director de proyectos es una cualidad importante a tener en cuenta ya que ejemplariza como actitud en el resto del equipo, afecta en el ánimo del proyecto y a la cultura de la seriedad así como al cumplimiento de compromisos, tiene un coste asociado y además afecta a la imagen y la cultura de la organización.
Los 7 hábitos de la gente altamente efectiva - Stephen CoveyA Guide to the Project Management Body of Knowledge (PMBOK Guide) Fifth Edition - PMI.orgPMP exam prep. Eighth Edition. Rita Mulcahy.
4 Steps to Personal Time Management (Projectmanager.com)https://www.projectmanager.com/blog/productivity/4-steps-personal-time-management
Mejora tu conducta de la puntualidad cambiando hábitos http://www.organizateya.com/conducta_puntualidad.htm
Frases célebres (Provervia.net)http://www.proverbia.net/