Alguien ha convocado, pero nadie modera...
Esta situación surge demasiado a menudo en algunas empresas y muy en particular en el entorno de la gestión de proyectos.
Una persona es nombrada responsable de un proyecto, pero al no tener una clara jerarquía sobre el resto de componentes del equipo, teme ser percibido como autoritario si se alza como moderador formal de las reuniones que implique tal proyecto.
Muchas veces ese nombramiento viene dado como reconocimiento de las competencias técnicas y de la visión global y estratégica que aporta esa persona. Sin embargo, nadie le ha facilitado las herramientas y habilidades necesarias para sacar adelante reuniones satisfactorias. Se siente inseguro y sobre todo incómodo ejerciendo el rol de moderador.
Y cuando no hay una figura que introduzca correctamente, reconduzca, tome las notas oportunas de manera visible para todos, efectúe síntesis parciales, arbitre si es preciso y concluya con eficacia, esa reunión nace con menos oportunidades de éxito.
Ante esa situación, que aún aparece más complicada si en la reunión hay personas con mayor rango que la persona que ha convocado, o simplemente si el proyecto es para un cliente externo un tanto altivo… y si nunca hemos ejercido realmente como moderador, es comprensible la incomodidad que supone, de repente llegar un día y erguirse como el que conduce la reunión.
Pero podemos hacerlo sutil y progresivamente:
- "Os recuerdo el objetivo… y que disponemos de X tiempo para ello"
- ¿Os parece bien si voy tomando nota de vuestras aportaciones
- ¿Este aspecto creéis que lo podemos dar por zanjado? Nos quedan sólo 10 minutos y aún no hemos…
- Para facilitarnos el seguimiento ¿qué os parece si hacemos una tabla de seguimiento? (la primera vez quizá algunos estarán más cómodos llamando así al cuadro de compromisos).
En el caso de que el convocante sea reacio a tomar las riendas de la reunión, es aconsejable que las tome (y a menudo lo hace) cualquier otro participante en el proyecto, de manera informal, utilizando fórmulas del estilo de las que acabamos de proponer. Si se hace con naturalidad, el grupo lo agradece...