El Registro Mercantil es una herramienta de enorme utilidad para tu empresa. A continuación, te contamos en qué consiste y cuáles son los beneficios que conlleva.
¿Qué es el Registro Mercantil?
Se trata de la entidad donde se deja constancia de los actos y hechos relacionados con una sociedad mercantil o con un empresario individual. El objetivo es hacer pública la información para que puedan consultarla los interesados en contratar sus servicios en el futuro.
¿Dependen los registros mercantiles de algún organismo público?
Sí, del Ministerio de Justicia, que transfiere las competencias de su gestión a la Dirección General de los Registros y del Notariado. La sede principal está en Madrid, pero hay una delegación en cada provincia para formar lo que se conoce como Registros Mercantiles territoriales.
En las provincias, la competencia de la institución alcanza todo el territorio y ciudades como Ceuta, Melilla, Mahón, Ibiza, Puerto del Rosario, Arrecife, Santa Cruz de la Palma, Santiago de Compostela y San Sebastián de la Gomera y Valverde. De su gestión se encargan uno o varios registradores, que son funcionarios públicos.
¿Quién debe inscribirse en dicho registro?
En lo referente a la inscripción, te interesa saber que, según la normativa, se especifica que debe ser solicitada por los siguientes empresarios individuales y sociedades (se incluyen los actos y los contratos relacionados con su actividad):
- Un naviero que trabaje como empresario individual.
- Todas las sociedades mercantiles (limitadas, anónimas, etcétera).
- Todas las sociedades calificadas como de garantía recíproca.
- Las aseguradoras, las mutuas cooperativas de seguros, las mutualidades de previsión y las cooperativas de crédito.
- Las sociedades que se acojan al epígrafe de inversión colectiva.
- Todas las agrupaciones con ánimo de lucro.
- Entidades financieras o de crédito en general.
- Fondos de pensiones y de inversión.
- Las sucursales de todos los supuestos arriba indicados.
- Las sucursales de sociedades extranjeras en general y las de cualquier entidad extranjera con ánimo de lucro y personalidad jurídica.
- Las sociedades extranjeras que decidan instalar su domicilio fiscal en España.
- Cualquier persona jurídica o natural, si la ley así lo determina.
- Las sociedades civiles con carácter profesional.
¿Cuándo hay que inscribirse en el registro?
La ley recoge que la inscripción ha de llevarse a cabo 30 días después de la escritura pública de la empresa o sociedad. De tratarse de una sociedad mercantil, es posible esperar hasta 60 días. Te recordamos que la inscripción no es una opción, sino una obligación legal.
¿Qué información debes aportar si eres autónomo/a?
Si trabajas por tu cuenta (es decir, si eres autónomo) y quieres formar parte del registro, prepara la siguiente documentación:
- Tu identificación y la de tu empresa.
- Los poderes especiales o generales que pudieras tener. Incluye su sustitución, revocación o modificación si las hubiera.
- Todos los actos o circunstancias relacionados con la apertura y el cierre de las sucursales.
- Cualquier declaración judicial que cambie tu capacidad para gestionar tu empresa.
- Cualquier nombramiento realizado para sustituir, por incompatibilidad o incapacidad, a tu representante legal, siempre que no se mencione en la primera inscripción.
- Las resoluciones judiciales si te divorcias, separas o se declara la nulidad de tu matrimonio.
- Las capitulaciones matrimoniales.
- Los trámites para tu incapacitación.
- Los concursos de acreedores a los que hayas podido enfrentarte.
- La responsabilidad limitada, tal y como se recoge en la ley de emprendedores.
Gestionas una sociedad. ¿Qué documentación debes presentar al inscribirte?
En este caso, has de aportar una documentación más completa que pasamos a detallarte:
- El documento de constitución de la sociedad.
- La reducción o el aumento del capital.
- Cualquier modificación estructural (absorciones, escisiones o fusiones).
- Todas las liquidaciones o disoluciones.
- Ceses y nombramientos de cargos en la sociedad.
- Los poderes otorgados.
- La documentación relativa a cualquier concurso de acreedores.
¿Es gratuita la inscripción?
No. El proceso de legalización de los libros, la realización de los asientos, el depósito de los documentos, el nombramiento de auditores, las certificaciones y las notas simples tienen un coste determinado.
Los registradores mercantiles tienen un arancel específico que se usa para garantizar la conservación y el funcionamiento de los registros. El precio a pagar varía en función de tu solicitud o necesidad. Las cantidades están especificadas en:
- El Decreto 757/1973 del 29 de marzo.
- La instrucción del 22 de mayo de 2002 de la Dirección General de los Registros y del Notariado. En este documento se convierten en euros los precios en pesetas recogidos en el documento legal del punto anterior.
¿A qué sede debes acudir para la inscripción?
Al de la capital de la provincia donde tengan su domicilio fiscal el empresario o la sociedad. Lo mismo sucede a la hora de elegir la delegación para legalizar los libros, el nombramiento de expertos y auditores, el depósito de los documentos y otras operaciones.
Cada sujeto o sociedad dispondrá de una hoja registral en la que se van anotando todos los hechos relacionados con el historial jurídico correspondiente.
¿Qué tipos de asientos o anotaciones se incluyen en la ficha de tu empresa o sociedad?
Son varios, por lo que es aconsejable comentarlos de forma individual y detallada:
- De presentación. Se denomina así al que se realiza al aportar un documento que pueda producir una operación registral. Recuerda que se acepta el envío por vía telemática.
- De inscripción. Queda constancia de los hechos indicados en el punto anterior.
- Anotación preventiva. Se añade para evitar la vulneración de un derecho no firme o de decisiones administrativas o judiciales.
- Notas al margen. Se encargan de informar de algún hecho secundario relacionado con tu actividad.
¿Qué ocurre tras inscribir tu negocio o sociedad en el registro?
Antes de producirse la inscripción, es el registrador quien debe comprobar los documentos que hayas aportado. También se encarga de determinar si quien los suscribe es legítimo o capaz. Igualmente, certifica que el contenido de los documentos es válido y legal.
El registrador tiene 15 días para validar o devolver los títulos recibidos y solicitar las correcciones correspondientes, si fuera necesario. Debes saber que, de ofrecer una calificación negativa, el funcionario podría denegar o suspender la inscripción.
En este caso, puedes presentar un recurso ante la Dirección General de los Registros y del Notariado o en el juzgado de Primera Instancia de la capital de la provincia en la que se encuentre el registro.
También tienes la opción de solicitar una calificación sustitutoria y el cambio de registrador si:
- Se ha cumplido el plazo para confirmar la inscripción.
- Si la calificación recibida es negativa.
La calificación sustitutoria se rige por el Real Decreto 1039/2003 del 1 de agosto. El cuadro de sustituciones se aprobó el 30 de junio de 2008 por la Dirección General de los Registros y del Notariado.
¿Cuáles son las funciones de la institución tras inscribir tu empresa o sociedad?
Una vez que has llevado a cabo el proceso, la institución se encarga de llevar a cabo funciones como:
- Legalizar los libros de tu empresa. Para ello debes enviarlos por correo electrónico a la dirección específica de la delegación provincial que te corresponda. Debes usar una firma electrónica emitida por una institución reconocida, como la Agencia Tributaria.
- Nombrar a auditores y a expertos independientes.
- Depositar y ofrecer la información de los documentos contables a quien lo solicite.
- Centralizar y publicar la información registral. Toda la información se traslada a la institución central de Madrid.
- Centralizar y publicar la información de resoluciones concursales según indica el RD 685/2005 del 10 de junio.
Además, se encarga de legalizar la constitución de una nueva sociedad mercantil, corporativa o empresarial (ver tipos de sociedades). Los cambios de domicilio o de socios, la ampliación o reducción de capital y las escisiones son controladas por este organismo.
Las funciones del Registro Mercantil central
Merecen un apartado propio, ya que son complementarias de las anteriores. La institución con sede en Madrid se encarga de:
- Publicar el boletín oficial (BORME).
- Centralizar, ordenar y publicar la documentación procedente de los registros provinciales.
- Llevar el registro de las sociedades y entidades que hayan mudado su domicilio fiscal al extranjero, pero que siguen teniendo la nacionalidad.
- Comunicar a la Oficina de Publicaciones Oficiales de la Comunidad Europea todos los datos recogidos en el artículo 14 del Reglamento CE 2157/2001 del 8 de octubre (conocido como el Estatuto de la Sociedad Anónima Europea).
¿Cuál es la utilidad de inscribir tu empresa en el este registro?
Son diversos los aspectos que convierten la inscripción en una medida imprescindible. Toda la información que aportes será legitimada por esta institución y accesible para las personas que formen parte de la sociedad correspondiente.
Pero si por algo es importante que inscribas tu empresa es porque el registro da fe pública de tu actividad y valida los derechos que tu empresa o sociedad pueda adquirir de un tercero. También te permite ejercer tu derecho a oponerte a terceros tras haber pasado 15 días de la inscripción en el BORME.
Esperamos haberte aclarado todo lo relativo al Registro Mercantil, a sus funciones y a las ventajas de tu inscripción. Cumple con tu obligación legal y facilítales a quienes podrían confiar en tus servicios la labor de conseguir información sobre tu actividad y la correcta gestión económica de tu negocio o sociedad.