La gestión documental es un factor de gran trascendencia para cualquier empresa, ya que, a través de ella, existe la posibilidad de poder almacenar de manera organizada y expedita, todo lo relacionado con los documentos que genere la empresa en el desempeño de sus funciones.
Esta gestión de flujo, le permite a la organización obtener información inmediata de cualquier documento que desee consultar. Además, es un archivo que debe tener toda empresa de acuerdo con la ley, ya que constituye un acervo en el ámbito laboral, mercantil y fiscal.
Ventajas que ofrece un sistema de gestión documental
Entre las ventajas que ofrece el sistema de gestión documental, podemos destacar las siguientes:
- El proceso de digitalización documental representa un ahorro en los costes, ya que no requiere del uso del papel para fotocopiar, imprimir o archivar.
- La gestión digital permite el uso de un repositorio centralizado, prevaleciendo el orden dentro de su archivo.
- El proceso tiene como ventaja evitar el extravío de cualquier documento, ya que estos se encuentran almacenados dentro de la gestión documental.
- Facilita la optimización del proceso, ya que el archivo electrónico es más accesible si se necesita buscar o localizar un documento, además, evita duplicados o retrasos innecesarios.
- La gestión documental tiene como ventaja la capitalización del tiempo en todo lo relacionado con el proceso.
- Mediante la asignación de perfiles a los usuarios, ofrece un control de seguridad más eficiente, lo cual imposibilita que la información valiosa y privada pueda ser consultada por terceras personas.
- El procedimiento garantiza el desempeño del trabajo en equipo, lo cual representa una ventaja muy significativa para la empresa.
- La gestión documental ofrece acceso desde cualquier lugar remoto, sobre todo, si el sistema se apoya en la nube, lo cual facilita una inmediata localización por ser accesible desde cualquier lugar.
- La gestión también garantiza un entero cumplimiento de las normas de seguridad, siendo una de las ventajas más sobresalientes.
- El proceso genera mayor liberación en todo lo referente al espacio físico destinado para el archivo, esto significa que ya no será necesario ampliar el ambiente de uso para preservar los archivos.
Consejos para optimizar la gestión documental
- La gestión permite la transformación de documentos físicos, en formato electrónico. Para las empresas, esto es altamente positivo porque evita la pérdida de documentos en los casos fortuitos de inundaciones, incendios o cualquier otro evento.
- Otro aspecto o factor importante es que, a través de ella, se puede centralizar toda la documentación empresarial.
- Facilita, además, la clasificación de los documentos en categorías, subcategorías y metadatos, lo cual ayuda a organizarlos de manera pormenorizada, función que promoverá su búsqueda en un tiempo corto.
- A través de ella se pueden establecer todos los usuarios, creándoles un perfil de seguridad, para que estos tengan libre acceso a la documentación de manera estricta, evitando que acceda a cualquier otra documentación sin autorización.
La gestión empresarial y su futuro en la nube
La gestión empresarial abarca muchas estancias en lo que a vida laboral se refiere, ya que nace como un archivo documental físico, pasando luego a una gestión documental en la nube.
Con respecto al primero, a pesar de que tuvo una gran utilidad y quizás la siga teniendo dentro de algunas empresas, este tenía como limitante que era necesario abandonar el puesto de trabajo, para dirigirse a otra estancia donde se encontraba el archivo, esto detenía y perturbaba la labor.
Además, era necesario ubicar y localizar la carpeta donde pudiera estar el documento que se buscaba y luego proceder a archivarlo nuevamente.
En el caso del archivo documental en la nube, la experiencia ha sido novedosa y gratificante, ya que se puede trabajar con a3doc CLOUD, que constituye un producto de Wolters Kluwer.
Es un producto que se encuentra en la nube, que facilita la utilización desde cualquier entorno, ya sea que trate de la oficina, el hogar o cualquier otro sitio donde la persona se encuentre, solo requiere tener acceso a internet y la posesión de un móvil, una Tablet u ordenador.
El programa tiene la virtud de estar en su totalidad enlazado con el paquete office, lo que facilita la activación de cualquier documento.