La transformación digital en las empresas es la aplicación e integración de la tecnología digital en sus procesos, servicios, productos y/o activos, con el objetivo no solo de cambiar y optimizar su funcionamiento, sino de transformar la cultura corporativa para que el foco del negocio esté en la innovación.
Este proceso de cambio y adaptación a través de las nuevas tecnologías permite alcanzar, en términos generales, una mayor eficiencia. Pero también permite añadir valor a la oferta, gestionar el riesgo, descubrir nuevas oportunidades de negocio y mejorar la competitividad.
¿En qué consiste la transformación digital?
El proceso de transformación digital consiste en examinar y redefinir las diferentes áreas y procedimientos dentro de una organización, para integrar las nuevas tecnologías desde una perspectiva de optimización y de cambio de mentalidad.
En este sentido, puede implicar:
- Cambio de mentalidad en la cultura empresarial, es decir, de cargos directivos y del personal empleado.
- Reelaboración de las estrategias y planes empresariales.
- Análisis y reelaboración de todo los procedimientos, como el flujo de trabajo, la cadena de suministro, la toma de decisiones o la interacción con los clientes y clientas.
- Transformación o mejora de los productos y servicios.
Algunos ejemplos de transformación digital serían:
- Ofrecer el servicio presencial de forma remota.
- Emplear sistemas de almacenaje optimizados tecnológicamente para agilizar el proceso de suministro y entrega.
- Rastrear las tendencias locales para dar respuesta a la demanda y mejorar la gestión del inventario.
- Usar los datos para ofrecer asesoramiento personalizado.
- Ampliar los canales de comunicación con la audiencia y optimizar la gestión interna de los mismos.
- Almacenar, actualizar y conectar todos los datos en la nube para facilitar el acceso y uso de los mismos.
Transformación digital: cómo empezar
Aunque existen varios procedimientos o formas de abordar la transformación digital de la empresa, hay una serie de pasos a tener en cuenta para garantizar una implementación adecuada y efectiva.
1. Visión, diagnóstico y planificación de la transformación
La dirección de la organización ha de estar comprometida con este proceso e implicada en su implementación, ya que en la transformación digital subyace un cambio de mentalidad. Se trata de una gran renovación que necesita ser liderada de forma eficiente para que no quede en la simple actualización tecnológica.
Una vez que se decida iniciar el proceso, es necesario planificar su desarrollo en términos logísticos y financieros: qué, quién, cuándo y cómo. Para responder a estas preguntas, es esencial basarse en el diagnóstico, es decir, en un análisis previo de los datos de la organización y del mercado, las tendencias y las posibilidades a corto y largo plazo; pero también en la estrategia a medio y largo plazo, para identificar a qué objetivos debe responder esta transformación digital.
2. Involucramiento y formación digital de las personas
Las organizaciones las hacen las personas que trabajan en ellas y no las herramientas que utilizan. La transformación digital empresarial va más allá de la simple adquisición o aplicación de la tecnología, es la transformación de la cultura de la empresa a través de la tecnología.
Por lo general, la mayoría de las personas son reticentes al cambio, por lo que el involucramiento de los empleados y empleadas en este proceso es básico para su éxito. Hay que tener en cuenta que no todas las personas tienen la misma capacidad de aprendizaje y adaptación tecnológica, así como no parten de la misma base de conocimiento digital. Es responsabilidad de la empresa facilitar las herramientas necesarias para la adaptación, desde la formación a los dispositivos. No se ha de olvidar en ningún momento que será el personal de la organización quien lidie diariamente con dicha tecnología.
3. Conocimiento de las herramientas digitales y revisión de procesos
Una vez se haya realizado el diagnóstico, definido los objetivos e informado al personal, es el momento de aprofundar en el examen de los procesos, servicios, productos y/o activos de la empresa. Esto permitirá establecer los parámetros de evaluación y selección de las herramientas digitales.
Por otro lado, hay que identificar y valorar las posibilidades tecnológicas que den respuesta a las necesidades detectadas. Desde la adaptación de soluciones existentes al desarrollo de softwares a medida, o la combinación de varias herramientas digitales, las opciones han de ser estudiadas para garantizar que su adquisición tendrá como resultado la optimización de la empresa y no el efecto contrario.
3. Foco en los clientes y clientas
El proceso de transformación digital de una empresa tiene como último objetivo la satisfacción de sus clientes y clientas, lo que abrirá la puerta a la llegada de nuevas audiencias y a la fidelización de las actuales. Para ello, desde la fase de proyección, la figura del cliente ha de estar presente como foco del proceso, porque lo que se va a digitalizar es su experiencia.
Analizar el comportamiento, las necesidades y expectativas, la interacción y la opinión de la audiencia es esencial antes, durante y después de la transformación digital.
4. Análisis de las métricas y seguimiento de los resultados
La única forma de conseguir la optimización de un proceso es realizando un percurso desde un punto de partida hasta un punto de llegada que sea mensurable, cuantificable mediante una serie de parámetros fijos.
En la transformación digital de negocios, , en español conocido como medidor de desempeño o indicador clave de rendimiento) desde un principio, establecer los KPI's ( Key Performance Indicator identificar las métricas que permiten obtener dichos datos y acompañar su evolución es esencial para valorar su eficacia, corregir errores o implementar nuevas mejoras.
Profesionales para la transformación digital en las empresas
Desarrolladores y desarrolladoras
Son profesionales fundamentales en el proceso de transformación digital desde el punto de vista técnico. Según las necesidades y objetivos establecidos, se podrá contar con perfiles más genéricos dentro del desarrollo u optar por profesionales especializados en el desarrollo de apps, webs, e-commerces o , por ejemplo.
También puede ser necesario trabajar con equipos de varios perfiles, como los de backend developer , frontend developer o full stack developer .
Diseñadores y diseñadoras
Una parte fundamental de la tecnología en términos de uso y aceptación es su apariencia, lo que hace que los perfiles de diseño sean otra pieza fundamental de la transformación digital.
En función de la finalidad del diseño, puede distinguirse entre el diseño UI, de la interfaz, y UX, de la experiencia. Ambos van de la mano, pero uno está más direccionado a la construcción de percepciones y otro a garantizar un la eficiencia visual.
Ya en el área más marketiniana, se encuentran el llamado diseño gráfico y otros perfiles, como el de ilustrador o el de modelador y animador 3D, especializados en la definición de la estética y de su aplicación en todo tipo de manifestaciones visuales y soportes.
Marketing digital
En este ámbito se enmarcan profesionales con c ompetencias relacionadas con el posicionamiento SEO, la gestión SEM, la gestión de los canales de comunicación, el desarrollo de contenidos o el análisis de datos.
Según los objetivos, podrá contarse con equipos de perfiles diversos o contratar profesionales especializados, como gestoras y gestores de redes sociales, gestoras y gestores de contenidos o community managers , analistas de datos, redactores y redactoras, especialistas SEO o especialistas SEM.
Este perfil está especializado en impulsar la transformación digital de todo tipo de organizaciones, con una perspectiva de crecimiento y optimización. Es la persona encargada de guiar los procesos y, en ocasiones, de supervisar los cambios en áreas digitales de rápida evolución, tales como redes sociales o apps móviles.
¿Por qué transformación digital? Principales beneficios
Aunque ya se han mencionado algunas de las ventajas de la transformación digital de las empresas, conviene destacar sus principales beneficios:
- Alcanzar a nuevos clientes y clientas
- Fidelizar a la clientela actual
- Generar nuevas experiencias para las audiencias
- Ampliar la oferta y/o ofrecer un valor añadido
- Identificar nuevas oportunidades de negocio y fuentes de ingresos
- Tener ventaja competitiva frente a la competencia
- Agilizar la capacidad de adaptación al mercado
- Optimizar los procesos operativos
- Reducir los costes estructurales
- Subir los niveles de productividad y rendimiento
- Implementar una cultura corporativa basada en la innovación
- Mejorar la comunicación e interacción interna
- Aumentar la visibilidad de la marca
- Sacar partido del análisis de datos
¿Qué aporta cloud computing a los procesos de transformación digital?
El cloud computing , o computación en la nube, es la tecnología que permite el acceso de manera remota, fácil y segura a , al almacenamiento de archivos y al procesamiento de datos, evitando la necesidad de su instalación o alojamiento local.
A día de hoy, esta flexibilidad, agilidad y capacidad de innovación que aporta el cloud computing son básicas en el proceso de transformación digital para dar respuesta a los niveles de exigencia y desarrollo de los mercados.
¿Qué es digitalizar una empresa?
En ocasiones se habla de la digitalización de empresas para referirse a la transformación digital, pero técnicamente no se refiere a la misma cosa. Como se ha visto, la transformación digital de una empresa implica un cambio a nivel de cultura empresarial, que pasa a estar direccionada a la innovación constante.
Sin embargo, es posible la digitalización de las empresas y de sus procesos sin llegar a tal transformación cultural. El uso de la nuevas tecnologías como herramientas de trabajo en el día a día de la empresa ya implica la digitalización de procesos, como por ejemplo realizar el registro de clientes y gestionar las citas digitalmente, comunicarse con el público a través de las redes sociales, comunicarse internamente mediante chats o automatizar ciertos procesos mediante herramientas online.
¿Por qué digitalizar una empresa?
Las principales razones para invertir en la digitalización empresarial son:
- Mayor eficiencia, agilidad y seguridad en los procesos.
- Aumento de la rentabilidad en términos monetarios y logísticos.
- Más confianza y mejor servicio a los clientes y clientas.
Para pymes:
Cómo transformar digitalmente una pequeña empresa
La transformación digital en pymes puede ser un proceso más sencillo. Esto se debe a la menor envergadura y, consecuentemente, la menor necesidad de recursos a nivel humano y logístico . Algunos de los aspectos en lo que se recomienda trabajar a nivel de transformación digital son:
- Formación digital constante, tanto de las personas responsables de la empresas, para ser capaces de liderar el proceso, como de los trabajadores y trabajadoras, para que puedan tanto adaptarse a cambios como promoverlos.
- Dominio y uso del Big Data, para ser capaces de recabar información relevante y útil para el negocio, interpretar esos datos y usarlos de forma eficiente para potenciar el crecimiento.
- , que en internet pasa a estar controlada por los clientes y clientas, por lo que se ha de invertir en la gestión de las opiniones, en la construcción de una buena imagen y la amplificación de la Presencia y reputación onlinepresencia digital.
- Adaptación a mobile, la tendencia es que la mayor parte del tráfico online procesa de smartphones, por lo que hay que garantizar que la experiencia con la empresa a través de este dispositivo esté optimizada y responda a las demandas del público.
- Uso de herramientas digitales en los distintos procesos, tareas y funciones de la organización, garantizando que su utilización optimiza los procedimientos y elimina los anteriores obstáculos.
- Automatización de procesos, para reducir en este sentido la intervención de los recursos humanos en tareas mecánicas, que podrán centrarse en otras funciones más estratégicas.
- Adaptación a los formatos digitales, que requieren de otro tipo de lenguajes y abordajes para captar la atención de las audiencias, como textos cortos, prevalencia de la imagen y/o el audiovisual, etc.
Cómo digitalizar una pequeña empresa
Algunos consejos básicos para la digitalización de pymes son:
- Digitalización de procesos administrativos mediante el uso de programas ofimáticos para la elaboración de documentos, informes y archivos.
- Utilización de sistemas de mensajería online como canales corporativos para la comunicación interna.
- Registro digital de procesos y de todo tipo de gestiones, tales como adquisición de stock, ventas, pedidos, reembolsos, control del inventario, transacciones financieras, marcación de citas y/o reuniones.
- Digitalización de datos y documentos originalmente analógicos cuyo registro y conservación sea importante para la organización.
- Creación de canales digitales de comunicación externa con clientes, clientas y otro tipo de entidades colaboradoras: correo electrónico, llamada y videollamada, redes sociales, etc.