Si llevas una empresa, es muy probable que factures, con cierta periodicidad, ventas periódicas a tus clientes. Esto se conoce como una factura recurrente, es decir, un recibo que se envía repetidamente a un mismo usuario durante un período de tiempo específico.
Hablar de este sistema es hablar también de programas de facturación que son, en última instancia, los encargados de realizar esta labor.
Gracias a las nuevas tecnologías y a este tipo de software informático, la tarea de crear facturas recurrentes es más sencillo y ágil que en el pasado, pues tomaba mucho más tiempo y esfuerzo.
¿Qué es una factura recurrente?
Entendemos que una factura recurrente es la que se envía de manera repetida a una misma persona. Es decir, se trata de un método. De esta manera, tu cliente recibe el mismo documento durante un tiempo determinado.
Este tipo de facturación tiene una serie de características. En primer lugar, tiene el formato de una factura original como cualquier otra, con su número de serie para identificarla cumplir con la fiscalidad. La diferencia con un recibo ordinario es que se crea automáticamente, con una fecha periódica similar: por ejemplo, el día 01 de cada mes, de cada trimestre, etc.
Para crear estas facturas, se mantienen los datos fiscales de tu empresa y del usuario, a no ser que ocurran cambios en estos datos, con lo cual deben ser modificados en la base de datos del programa de facturación, para que las siguientes emisiones se hagan con los nuevos datos.
Además, cuentas con la particularidad de que se envían de forma automatizada al cliente, en formato digital, a través del uso del email.
¿Cuándo podemos utilizarla?
Este método es usado para facilitar las tareas repetitivas en el área administrativa dentro de tu empresa. Estas tareas pueden resultar muy tediosas para cualquier empresa, sin importar que se trata de una empresa grande o de pequeños empresarios.
Siempre que tu negocio cuente con acuerdos comerciales en los que ofrezca servicios regulares, puedes aplicar el uso de la factura recurrente. Es importante destacar que, para sea viable, debe tratarse del mismo servicio o del mismo producto, con un importe que no varíe en un período específico de tiempo.
Existen servicios que requieren de este método de facturación. Algunos ejemplos de empresas que pueden usarlo son:
- Servicios de mantenimiento tecnológico, como pueden ser mantenimiento informático, de equipos o maquinaria.
- Servicios de asesorías, tales como un bufete de abogados, un servicio de gestoría contable y administrativa o una empresa de marketing y publicidad.
- Servicios de alquiler, como inmobiliarias o empresas dedicadas al alquiler temporal.
- Servicios de internet o telefonía, que muy a menudo requieren de un pago fijo mensual.
- Modelos de negocios basados en suscripciones, como una empresa editorial.
Aunque es más común el uso de la facturación recurrente en empresas que ofrecen servicios, también es factible su uso en empresas que venden o distribuyen productos, tales como materia prima, material para embalaje y empaquetado, entre muchas otras.
¿Qué es una facturación cíclica?
La facturación cíclica es una estrategia que se basa en emitir recibos, de manera cronológica, a todos los clientes. Es decir, se encarga de emitir recibos todos los días. La factura recurrente es el medio a través del cual se ejecuta esta estrategia.
Para crear exitosamente una estrategia de este tipo, necesitarás diseñar un cronograma exhaustivo y personalizado, a través del cual poder llevar un buen control de los documentos emitidos a cada uno de los usuarios.
La duración del ciclo de facturación suele ser de un mes aunque, en algunos casos, puede variar, dependiendo del tipo de servicio que ofrezcas y de las necesidades de cada usuario.
A la hora de poner en práctica la estrategia, el software de facturación debe encargarse de emitir las facturas en la misma fecha, especialmente para aquellas empresas que tengan servicios que cuenten con fecha de vencimiento, tales como las empresas de alquileres o de servicios.
Facturación recurrente para el pago domiciliado
Este modelo suele asociarse con el cobro por domiciliación bancaria o con los modernos sistemas de pagos online. Es decir, puedes automatizar todo el ciclo de cobro, desde la generación automática del recibo hasta el cobro automático del importe del mismo.
En los clientes, la simplicidad del sistema genera tranquilidad y confianza. Al tratarse de domiciliaciones, solo necesitan facilitar sus datos de pago una única vez.
Además, no necesitan ejecutar el pago manualmente, lo que resulta cómodo porque un sistema automatizado lo hace por ellos, evitando situaciones como impagos o generación de intereses. Sin duda, todo esto genera enormes ventajas para tu empresa.
Ventajas de la facturación de venta recurrente
La factura de ventas recurrente permite generar una factura nueva cada vez o reutilizar una ya existente que permita ser enviada de nuevo al mismo usuario.
De esta forma, puedes evitar volver a rellenar los datos o tener que transcribir y hacer el envío manualmente. Con solo crear el documento una vez, el programa se encargará de enviarla todas las veces que sea necesario.
Entre las ventajas de este tipo de estrategia, tenemos:
- Te permite automatizar los procesos. La automatización simplifica las actividades de la empresa y los procesos de cobro.
- Este sistema conlleva un cobro más regular al cliente. Cuando el usuario recibe sin falta su recibo el mismo día de cada mes, hay una mayor probabilidad de que haga el pago a tiempo. En cambio, al cobrar manualmente, corres el riesgo de que el proceso pueda sufrir cualquier imprevisto que retrase la emisión de los documentos, con lo que los usuarios también pueden retrasarse en sus pagos.
- Es una garantía de que no habrá errores de transcripción en los documentos emitidos, lo que te ayuda a mantener mejores relaciones comerciales. Por ejemplo, eliminarás el riesgo de errores como olvidarte de cambiar las fechas o el número de cada recibo.
- Supone un ahorro de tiempo importante para la empresa, tiempo que tanto tú como tus empleados pueden dedicar a llevar a cabo otras actividades que mejoren el funcionamiento o la rentabilidad de la empresa.
- Cada documento se programa solo una vez. Es decir, mientras el cliente no solicite cambios en sus datos o en los servicios prestados, seguirás usando esa única factura para cada ciclo durante todo el tiempo que dure la contratación del servicio prestado.
- Podrás aprovechar mejor la inversión realizada en tu software de facturación.
- Podrás ofrecer precios atractivos en tus servicios puesto que, a cambio de la contratación regular y periódica, puedes establecer costes más bajos.
- Puedes predecir tus ingresos, un punto muy importante en cualquier empresa. Los ingresos predecibles simplifican muchos aspectos de tu negocio, mejoran la toma de decisiones e impulsan el desarrollo de nuevas estrategias. cuando cuentas con una cartera de clientes amplia, puedes disminuir el gasto de marketing para invertir ese dinero en retener a tus usuarios actuales a través de mejoras en el servicio y otras estrategias.
¿Cómo generar una factura recurrente?
Es evidente que, para generar este documento de manera automática, requieres del uso de un software de facturación. Cualquiera de estos software puede ayudarte a crear facturas recurrentes, siempre y cuando tengan los mismo datos y estés cobrando el mismo importe por el mismo producto o servicio.
El ciclo de facturación es previamente acordado entre el cliente y tu empresa, mediante la firma de un contrato de servicios o de distribución de productos. Por ejemplo, en un contrato de garantía y mantenimiento.
Mediante el uso de este programa informático puedes programar la emisión de este documento para que, luego, sean enviadas también de forma automática.
A la hora de generarla por primera vez, deberás asegurarte de incluir información importante, como:
- Datos completos de la empresa.
- Datos completos del cliente.
- Número de la factura.
- Fecha de inicio del acuerdo comercial.
- Frecuencia y fecha de la emisión y del envío del recibo.
- El importe por cobrar.
- Información descriptiva sobre el producto o servicio que se cobra.
- Las condiciones del servicio.
- Dirección del email del cliente.
Aspectos a tener en cuenta a la hora de aplicar esta estrategia
Para evitar desajustes y problemas, lo más recomendable es que uses esta estrategia cuando existan contratos firmados que garanticen la duración de la relación comercial.
Cuando solo existen acuerdos de palabra, es probable que se produzcan cambios frecuentemente en las condiciones del servicio o de la distribución. En este último caso, es probable que la factura recurrente no sea la mejor opción.
Cuando se debe pausar el envío, bien sea debido a la necesidad de solventar algunas situaciones imprevistas o irregularidades, o debido a que el usuario no necesitará de tus servicios durante un período de tiempo determinado, el software permite pausar la emisión del recibo.
De esta forma, no tendrás que volver a introducir los datos una vez que el cliente te haga de nuevo la solicitud del servicio. Además, el software te permite revisar el status de cada recibo y reanudar la emisión del documento en el momento en que así lo necesites.
Conclusión
Como puedes notar, las facturas recurrentes suponen una solución práctica y versátil, que te permite ahorrar recursos como tiempo y dinero, además de facilitar tu relación comercial con tus clientes. Gracias a todas las ventajas que ofrece el sistema de factura recurrente, es muy recomendable que lo incluyas en tu empresa.