Todos estamos de acuerdo en que es importante para los negocios y para el marketing, ser ágil en el trabajo para ahorrar tiempo, minimizar recursos y mejorar así los resultados. Sin embargo, unos lo son y otros no, ¿por qué?
Siempre hablamos de si se nace o se hace. Pues bien, en este caso tengo una buena noticia para ti, ya que ser más ágil y productivo se puede aprender y entrenar. ¿Cómo? A través de metodologías de trabajo ágiles. Vamos allá...
Agile, es un conjunto de metodologías diseñadas para llevar a cabo proyectos que precisen rapidez y flexibilidad para adaptarse a las condiciones cambiantes del mercado y del sector, aprovechando precisamente esos cambios para convertirlos en una ventaja competitiva. ¿Cómo hacerlo? Troceando el proyecto en pequeñas partes con el fin de ir entregándolas poco a poco en un tiempo definido.
El éxito de las Startups reside ni más ni menos en la posibilidad que tienen estas pequeñas compañías de ser flexibles y poder reaccionar y adaptarse a un cambio inesperado de una manera rápida y eficaz, ya que están en constante incertidumbre, y su forma de trabajo posibilita dicha predisposición.
Con esta visión, en el año 2001, los CEO´s de las principales empresas de software se reunión en la estación de Ski de Utah para asentar las bases de una metodología que ayudara a las grandes compañías, muchas menos flexibles, a trabajar de una manera más rápida y menos estática. De este modo compartieron y pusieron en común sus mejores prácticas, creando lo que se conoce hoy como el " Manifiesto Agile ".
En este manifiesto, expusieron que lo fundamental y los principios y valores en los que se deben basar estas metodologías, es en realizar entregas continuas y rápidas. Desde el punto de vista del Marketing, Agile es una forma de hacer marketing validando tu target, tus piezas publicitarias y tus canales de comunicación paso a paso para optimizar tu presupuesto y orientarlo de la mejor manera a mejorar los resultados.
Según el Instituto de Marketing Ágil, estas metodologías te ayudan a:
- Disponer de una planificación más eficiente de todo el marketing.
- Aprender a priorizar y por tanto, a ser más productivo.
- Te permite una mejor respuesta ante las oportunidades que surjan.
- Mejora la satisfacción de los colaboradores en el trabajo.
- Te ayuda a enfocarte en el cliente, no en las campañas publicitarias, ni el producto, ni la empresa.
- Obtienes un aprendizaje constante.
- Impulsa e inventiva las nuevas ideas.
- El equipo de trabajo se vuelve cada vez más rápido.
- Ayuda a que mejore la comunicación, y aumente el flujo de ideas e información.
- Es más flexible y fácil de aprender.
- Hay una integración completa con el equipo y el proceso de ventas.
Una característica especial de las metodologías Agiles es el emplear equipos multidisciplinares. De este modo, es interesante juntar en el mismo equipo a gente de marketing, diseñadores, de desarrollo o comercial, los cuales en un conjunto pueden llegar a aportar la visión lo más real posible, del cliente final.
Lo más interesante de todo esto, es cómo se trabaja. De este modo, cada equipo de trabajo realiza sesiones diarias en las que cada miembro explica:
- Qué trabajos ha realizado.
- Qué tareas tiene pendientes.
- Y qué impedimentos ha tenido para no llevarlas a cabo.
De este modo, todo el equipo sabe en qué situación del proyecto se está, y cómo pueden colaborar unos con otros para que este siga avanzando.
Uno de los principales objetivos de estas metodologías, es conseguir ser rápidos en la implantación de los cambios y de aprovechar oportunidades, tal y como he comentado. Para ello en el sector del marketing digital, es fundamental conseguir estrategias que sepan adaptarse a la rapidez y evolución del mercado online. Por ejemplo, los cambios que vayan teniendo los usuarios a la hora de consumir contenidos online, o el uso de las plataformas sociales.
El Agile Marketing tiene varias diferencias respecto a la forma de trabajar tradicional en el marketing. Hasta ahora, lo habitual es ser reflexivo, utilizar estudios, planificar y analizar bien el mercado y el entorno, entre otras muchas cosas. En el agile marketing, se trabaja para construir procesos que evolucionan constantemente, ya que las oportunidades en el mundo digital surgen y se acaban con la misma rapidez. Utilizando estas metodologías, puedes aprovecharte, por ejemplo, de la última herramienta para social selling y la integración con tu CRM que te permita hacer tus comunicaciones sociales más efectivas. Algo que antes de comenzar el proyecto ni habías planteado.
Las metodologías ágiles en el campo del marketing están sobre todo relacionadas con el uso de los datos y su análisis para obtener continuamente oportunidades prometedoras o soluciones a problemas en tiempo real. Gracias al entorno online, en el cual obtienes información al momento, te permite implementar pruebas rápidamente, evaluando los resultados y repitiendo estrategias o cambiándolas sin perder tiempo.
El gran objetivo de trabajar con metodologías ágiles para el marketing es poder gestionar a la vez y de manera automatizada, cientos de campañas, así como tener presentes múltiples ideas cada semana. A continuación, te cuento cómo funciona:
1. Define el objetivo, el proyecto y el público. Lo primero de todo, como siempre, es tener establecidos muy bien qué se quiere conseguir con la metodología y para quién. Más adelante se irán descubriendo cosas que hagan variar este planteamiento inicial.
2. Creación del equipo. Este debe de ser sobre todo multidisciplinar. Para ello selecciona a gente con talento y lo más diversa posible. Un equipo que pueda aportar ideas al proyecto desde diferentes perspectivas. Es necesario que tu equipo se libere de sus trabajos diarios, o lo que se llama en la metodología Scrum, el "BAU" (Business as usual), con el fin de que todos intervengan y colaboren por igual y en el mismo momento.
3. Crea la War Room. La sala de guerra es la ubicación donde va a tener lugar el trabajo colaborativo. La war room necesita tener unas líneas de comunicación muy claras con otros grupos de la organización, además de tener acceso a otros procesos. Es importante que sea una sala de ambiente relajado, que fomente la creatividad y el trabajo colaborativo.
4. Definición de las normas de la war room, y conocimiento de los objetivos. En este momento es cuando se comienza a utilizar una cultura más ágil. Deberá incluir la definición de la forma de colaboración continua y profunda por parte de todos los miembros, concienciar sobre una toma de decisiones más rápida, intentar evitar cualquier proceso anterior, agarrarse a lo inesperado, focalizarse en lo sencillo, incluir diferentes opiniones durante el proceso, y sobre todo, mantener al cliente en el centro de todo el proceso.
5. Análisis de datos con el fin de identificar oportunidades. Todo el equipo debe centrarse en recoger y observar datos que permitan identificar anomalías y oportunidades. Se recomienda hacer un informe rápido e individual en cada sesión, el cual muestre qué se consiguió el día anterior y lo que se planea hacer ese día. De este modo, todos los miembros estarán involucrados y tendrán una responsabilidad sobre el proyecto.
6. Diseña pruebas y priorízalas. Ante cada oportunidad identificada o cada obstáculo, se deberán crear ideas que ayuden a mejorar la experiencia. Es necesario para ello, tener definidos los test que se realizarán para probar que esas ideas son las adecuadas, así como en base a qué criterios priorizarlas. Normalmente se debe hacer en base a:
- El impacto potencial en el negocio.
- La facilidad de implementación.
7. Ejecución de las pruebas. El equipo debe realizar cada cierto tiempo una serie de pruebas que certifiquen que los cambios que se están realizando funcionan. Esto se debe de hacer en unas pocas reuniones, y de una manera breve y puntual, que asegure la rapidez y la efectividad del proceso.
8. Repite la idea que funciona. Cada miembro del equipo debe tener muy bien definidas unas medidas de cada idea, con el objetivo de poder comprobar cuál es la que funciona de cara a repetirla. Al final de todo el proceso, el equipo de la war room debe abrir un debate en el que hable sobre lo que se ha aprendido durante el proceso, así como abrir vías de comunicación al resto de la compañía respecto a lo que han realizado.
Como habrás podido observar, la metodología ágil en el marketing busca valorar a las personas, y sus relaciones sociales y de colaboración, para sacar trabajo e ideas, dejando a un lado herramientas y procesos antiguos. Prioriza el resultado final sobre la acumulación de documentación sobre ello. Además, pone al cliente en el centro de todo el proceso, denominando a esta metodología, una metodología customer centric. Por último, intenta responder de una manera rápida y flexible a cualquier imprevisto que surge mientras se trabaja en ello, no aferrándose a un plan pre establecido, el cual le daría rigidez. Todo ello, basado en una metodología de entregas rápidas y continuas, acompañado de una planificación temporal, exhaustiva y rigurosa.