Cuando salieron al mercado las herramientas para administrar las bases de datos, Microsoft Access fue uno de los programas más solicitados al respecto. Esta poderosa herramienta simplifica el trabajo de las pequeñas, medianas y grandes empresas.
A continuación en este post, podrás aprender en detalle de que se trata este tipo de programa, y además cuáles son sus características y funciones principales, para que al momento de implementarlo en tu negocio conozcas cómo se maneja esta herramienta.
¿Qué es Microsoft Access?
El programa Microsoft Access, es un programa que se encarga de la administración de las bases de datos. El mismo te ayudará a organizar y administrar un buen número de registros. Con esta herramienta también podrás diseñar aplicaciones que se puedan emplear en Access, en la modalidad Backend.
Es importante señalar, que el Microsoft Excel se emplea para efectuar cálculos a través de ciertas formulas, y también para ejecutar análisis de datos. Sin embargo, Microsoft Access es un programa que ofrece muchas ventajas, ya que con el podrás recopilar, clasificar y además manejar un buen número de datos.
En ese sentido, Microsoft Access te ofrece la posibilidad de crear diversas bases de datos, entre las cuales se mencionan:
- Para la matrícula de alumnos en una escuela
- Para la administración de eventos
- Para administrar contactos
- Para ejecutar inventario domestico
- Para los canales de ventas
- Para la gestión de proyectos
- Para llevar la contabilidad de las empresas
- Entre muchas otras..
Microsoft Access se ha ido actualizando, al igual que las demás aplicaciones de Office. Es de destacar, que actualmente no ha sido creada la aplicación, “Access portable”. Por tal razón, deberás instalar este programa en tu ordenador.
Funciones y características de Access
Diversas plantillas modernas
El programa Microsoft Access incluye diversas plantillas, las cuales vienen simplificadas. De esta manera, las podrás adaptar a los requerimientos de tu empresa o negocio. Además, esta herramienta te permitirá diseñar fácilmente una base de datos, sin que seas un experto en sistemas y programación.
Esto quiere decir, que Microsoft Access es la herramienta ideal para las personas que aún no tienen vasta experiencia, elaborando y administrando diversas bases de datos.
Si revisas la herramienta podrás localizar en la pestaña de “Archivo”, diversas plantillas. Las mismas podrás utilizarlas cuando desees, y estas incluyen:
- Diferentes formularios
- Tablas variadas, las cuales se adaptan a diversas áreas profesionales
Exportar datos
Además, Access te permitirá transferir datos de manera simple y rápida. En ese sentido, no tomará en cuenta que estos datos provengan de diversas fuentes, ni tampoco la cantidad de los mismos. Una de las opciones más empleadas por millones de usuarios, es la transferencia de estos datos a Excel.
Si deseas ejecutar esta función, tendrás que:
- Ir a la pestaña de “Datos Externos”
- Luego en “tablas vinculadas” pulsarás, “Exportar a Excel”
Exportar bases de datos en PDF
Una de las características más destacadas de Microsoft Access, es que con este programa podrás exportar tu base de datos en formato PDF. Esta funcionalidad te ofrece la ventaja de poder compartir tus datos con usuarios y clientes que no tengan este software. Al hacerlo, estos podrán ver los datos en forma de imágenes. Es de destacar, que con Microsoft Access podrás acceder a Adobe Rider sin ningún tipo de contratiempo.
Para que puedas exportar la base de datos a PDF, tendrás que hacer lo siguiente:
- Debes ir a la pestaña de “Datos externos”
- Como segundo paso debes escoger entre las opciones PDF o XPS
- Por último, tendrás que guardar el archivo, y ya tendrás lista la base de datos en PDF.
Consultas
La función de Microsoft Access que te permite realizar consultas, está basada en el tipo de sintaxis SQL. Con las consultas podrás obtener toda la información de los datos que has diseñado en las tablas.
Para ello tendrás que:
- Acceder a la pestaña “Crear”
- Luego deberás ir a “Diseño de Consulta”. Cuando te encuentres en esta sección deberás incluir las tablas que serán consultadas.
- Posterior a esto tendrás que dar clic en la pestaña “Ejecutar” (área superior izquierda), y ya todo está listo.
También Access contiene un asistente de consulta con el cual podrás ejecutar estas de forma rápida y automática. Esta herramienta te ayudará a encontrar los diversos errores que se pueden presentar en las consultas.
Tell me
La función “Tell me” está incluida en la pestaña “¿Qué deseas hacer?”. Esta funcionalidad te permitirá realizar consultas. Además, con ella podrás hacer tablas, informes, entre otras acciones. Si deseas usarla solo tendrás que pulsar sobre esta, y escoger lo que andas buscando.
Soluciones personalizadas con VBA
VBA es una aplicación de lenguaje relacionado con la programación, el cual es compatible con la aplicación, Microsoft Access. Esta solución te permitirá trabajar de manera simple en tu base de datos.
Entre las funcionalidades que tiene VBA se encuentran:
- La automatización avanzada
- La obtención de errores
- La validación de los datos
- Muchas más.