¿Estás buscando trabajo de secretaria? Seguro que ya te has dado cuenta de que en el 80% de las ofertas que se publican no describen de forma detallada las tareas que tendrás que realizar.
Los talentosos de los reclutadores escriben cosas como:
- Secretaria del Director General con apoyo puntual en gestión de la agenda de otros directores
- Organización de viajes de la dirección
- Elaboración de las notas de gastos de la dirección
- Otras funciones típicas del puesto
- Disponibilidad total
redaccion tipica oferta empleo para secretaria
" data-orig-size="546,546" sizes="(max-width: 500px) 100vw, 500px" aperture="aperture" />Cuando veo estas ofertas pienso:
1. El que redactó esa oferta no tiene ni NP de lo que hace una secretaria ?
2. ¿Funciones típicas del puesto? … ejem, ejem … ¿me puede especificar más? ¿busca una telefonista? ¿una administrativa? ¿una que limpie la sala de reuniones después de una junta con bollos y café? ¿una escriba que haga el acta de las reuniones? ¿alguien que haga seguimiento del cumplimiento de las tareas del gran jefe? ¿quieren alguien que haga reportes en excel con fórmulas macro y tablas dinámicas? ?
3. Hay una gran diferencia entre ser secretaria del Director General y ser secretaria de dirección a secas.
A ver si nos enteramos todos: NO es lo mismo dar soporte a 1 persona que a 17, que se creen que lo suyo es más importante que lo de los demás.
4. Sobre la disponibilidad total ¿buscan una esclava? ¡Madre mía! Estos no se han enterado que ya ha países en donde no se puede molestar a los empleados después de las 18hrs
Proceso de desarrollo de carrera de una secretaria. Empieza desde abajo en el organigrama y va ascendiendo y dando soporte cada vez a menos gente, hasta trabajar en exclusiva para el Presidente o el CEO de la empresa
" data-orig-size="885,859" sizes="(max-width: 550px) 100vw, 550px" aperture="aperture" />Listado de preguntas para hacer en las entrevistas de trabajo de secretaria de dirección
Te recomiendo que las hagas para no llevarte sorpresitas desagradables el día que te contraten y te incorpores a la empresa.
Son preguntas para que valores seriamente si es el jefe y el lugar en donde quieres estar los próximos años.
Antes de enviar el currículum
Doy por hecho que investigarás si la empresa es líder en el mundo mundial (como dicen todas ?) o no.
Métete en su web
- para saber a qué se dedican
- qué han puesto sobre los valores y cultura de empresa
- fijarte en los caretos de las de fotos de sus empleados súper felices
Busca en Google información de la empresa
Investiga en internet a la empresa y contrasta que lo que pone en su web coincide con la información que circula de ella en internet.
Ellos pueden decir que son líderes mundiales pero lo mismo te encuentras en webs de análisis financieros que están al borde de la quiebra.
Esto viene muy bien para saber en qué calle están. Puede ocurrir que te citen para hacer la entrevista fuera de las oficinas y que luego descubras cuando empieces a trabajar que las oficinas están en Sebastopol.
A veces la web corporativa es tan cutre que no aparece este dato y tampoco un teléfono de contacto.
Usa las redes sociales
Cotillea el perfil de la empresa y de tu futuro jefe en Linkedin, Twitter, Facebook, etc
¿Qué pasa? ¿ellos también lo van a hacer contigo? ?
Fíjate en si hay opiniones de clientes y si son positivas o negativas
Te sugiero que acudas a la entrevista con
⇒ La oferta impresa y que la pongas sobre la mesa cuando te sientes ? Será tu agenda de temas a tratar durante la entrevista.
⇒ Un cuaderno y un boli para anotar las respuestas que te vayan dando. Seguro que esto le sorprende e incluso asusta a algún reclutador ?
Si te ponen mala cara, di que es defecto profesional eso de llevar agenda y tomar notas de todo lo que se dice en las reuniones, que luego las palabras se las lleva el viento
Objetivos de tus preguntas en la entrevista
Después de que te hagan las típicas preguntas del “manual de selección de personal para dummies”:
- Háblame de ti
- Cuáles son tus fortalezas
- Cuáles son tus debilidades
- Donde te ves en 5 años
Te darán la posibilidad de que les hagas alguna pregunta sobre el puesto. Ya sé que tu interés es saber el horario y el sueldo, pero eso es tabú y no se puede preguntar ?
Tu objetivo será descubrir dónde está el gato encerrado, es decir:
- Cuáles van a ser tus funciones reales. Debes conseguir que te especifiquen y detallen esas “funciones típicas del puesto”
- Si vas a estar haciendo lo mismo hasta que te jubiles
- Intentar conocer un poco mejor a la empresa, o sea, si son tan happy flower como en las fotos de la web corporativa
- Y conocer cómo es la persona a la que darás soporte.
De esta forma te podrás hacer una idea sobre si te estás postulando para trabajar en el cielo o en el infierno con diablo incluido.
es importante preguntar en las entrevistas de trabajo para investigar el tipo de empresa al que te estas postulando
" data-orig-size="550,414" sizes="(max-width: 550px) 100vw, 550px" aperture="aperture" />Preguntas a tu futuro jefe
¡¡Vamos al lío!! Te las he clasificado por temas como funciones, organización de tu trabajo, feedback de tu futuro jefe, disponibilidad, sustitución en tus vacaciones, etc
Funciones
◊ Descríbeme cómo sería típico día de trabajo en mi puesto – Así compruebas si sabe lo que haces.
◊ ¿Podrías detallarme mis responsabilidades en el día a día?
◊ Por favor, indícame qué porcentaje de tiempo dedicaría a cada una de mis funciones … y que te ponga un ejemplo como lo siguiente:
- 40% reuniones: calendarización, convocatoria, redacción actas, follow ups
- 20% organización viajes y elaboración notas de gasto
- 15% organización de eventos corporativos
- 10% tareas administrativas: tipo archivo, abrir cartas, etc
◊ ¿Hay alguien más a quien deba dar soporte? ¿En qué tareas concretamente? ¿Cuál sería el porcentaje de tiempo que me llevaría darle soporte?
◊ ¿Hay algo que no esté escrito en la oferta/descripción del puesto en lo que necesitarías mi asistencia? ¿el qué?
Viajes
♦ ¿Gestionaré solo tus viajes o los de toda la Dirección?
♦ ¿Viajas con mucha frecuencia?
♦ ¿Trabajáis con una agencia de viajes o debo hacer yo las reservas?
♦ ¿Quién negocia los acuerdos de colaboración con compañías aéreas, hoteles, alquiler de coches, etc?
♦ ¿Es necesario que viaje yo también?
Eventos
Θ ¿Qué tipo de eventos deberé organizar? ¿Solo los tuyos o los de toda la empresa?
Θ ¿Trabajáis con alguna agencia de eventos/comunicación externa? ¿O seré yo la que me encargue organizar todo el evento y negociar tarifas con los proveedores?
Temas personales
¤ ¿Necesitarás ayuda en tu temas personales? … y que especifique cuáles (pej. comprar el regalo de San Valentín a su pareja, tramitar matrícula colegio de los hijos, llevar su coche al taller, etc)
Desarrollo de carrera
⊕ ¿Cuáles son los mayores retos que puedo esperar de este puesto?
⊕ ¿Habrá posibilidades de desarrollo?
⊕ ¿Está previsto que este puesto evolucione con el tiempo?
⊕ ¿Hay planes de formación en la empresa? ¿se incluye a las secretarias en ellos?
Conociendo a tu futuro jefe
⊗ ¿Tuviste alguna vez secretaria?
⊗ ¿Cuántas secretarias has tenido hasta ahora?
⊗ ¿Cuánto tiempo estuvo la última?
⊗ ¿Porqué se fue de la empresa?
⊗ ¿Cuáles fueron sus mejores cualidades y habilidades, y en cuáles flaqueaba?
⊗ ¿Qué características profesionales y personales debería tener tu secretaria ideal?
Organización del trabajo
ο ¿Con qué frecuencia despachas con tu secretaria? ¿todos los días, semanalmente, sobre la marcha?
ο ¿Despachas dentro del horario laboral? ¿A las 07hr? ¿A las 21hr?
ο ¿No despachas nunca porque prefieres enviar correos y whatsapps? ¿o llamas por teléfono según te vas acordando de temas sin importar día/hora?
ο ¿Cómo debe ser mi disponibilidad? ¿24-7-365?
ο ¿Qué piensas de la conciliación familiar? ¿Te molestaría que me quedase embarazada? – aquí le pondrás en un buen aprieto. Si le molesta, es discriminación y ese no es tu sitio.
ο En el caso de que esté de vacaciones o de baja por enfermedad ¿habrá alguien que cubra mi ausencia? ¿sería yo a su vez la que le haga el back up a esta persona?
ο ¿Con quién más aparte de ti, trabajaré mano a mano? – y que especifique, pej, responsable oficina CEO, director de proyectos, otras secretarias, etc. La pregunta va a enfocada a conocer quién más le reporta directamente y con quién formarás equipo.
ο ¿Qué ocurre cuando tomas vacaciones? ¿Quién cubre tu ausencia?
Feedback
∅ ¿Vas dando feedback sobre las tareas y el desempeño de mis funciones sobre la marcha o te esperas a la entrevista anual?
∅ ¿Cómo se fijan los objetivos anuales?
Acabando la entrevista
¤ Si se me ocurrieran más preguntas ¿podría enviarte un email con ellas? – aquí te da una pista sobre si es una persona accesible o no.
¤ ¿Cuánto tiempo tardarás decidir y elegir a la candidata para cubrir el puesto?
¿Has hecho alguna vez estas preguntas en tus entrevistas de trabajo?
¿Añadirías alguna más?
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" data-orig-size="550,550" sizes="(max-width: 550px) 100vw, 550px" aperture="aperture" />Fuente info: Tips for Assistants
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