A veces, la gente acude a las reuniones sin saber a qué va y sale sin saber a qué ha ido...
Ningún moderador puede permitirse esta situación y para ello deberá plantearse unos mínimos indispensables (luego optimizables, mejorables, claro está, pero esos míninimos no puede permitirse el lujo de evadirlos).
- Una convocatoria clara con un objetivo bien definido (no un tema genérico)
- En su caso, una aclaración personalizada (por escrito o verbalmente) sobre las expectativas concretas que se espera de cada participante o incluso el comentario sobre algún objetivo implícito u oficioso...
- Un cierre aclaratorio con un resumen de la información importante que se ha analizado y sus conclusiones o el detalle de las acciones en que se desglosará la decisión tomada. Demasiadas veces se cierra una reunión precipitadamente y se pierde esa oportunidad de armonizar las conclusiones.
- No hay que tener miedo a pedir un feedback conciso para tener la tranquilidad de que la gente ha comprendido el porqué de esa reunión.
Estas pautas tan simples, no siempre se cumplen. Después ya vendrán todos aquellos detalles que hacen que tu reunión sea una EXCELENTE REUNIÓN. En muchos casos, con que no sea "surrealista" para los asistentes, ya es un paso.