Un software de gestión documental es muy sencillo de implementar, si se compara con otras soluciones en tecnología de información y comunicación (TIC). Sin embargo, por esta característica, muchas organizaciones cometen el error de no otorgarle la importancia que tiene.
Para superar esta falencia de manera satisfactoria, la compañía debe trabajar con un plan bien determinado y ajustado a los requerimientos de la organización. En este sentido, debes conocer los pasos a seguir para implementar un sistema de gestión documental.
Guía para implementar un sistema de gestión documental
Atendiendo a las características de una organización o empresa, y a los programas tecnológicos que haya adquirido, cada proveedor podrá decidir cuál es el mejor sistema de gestión documental que le conviene.
La selección se hará con base en las características de la organización, después, se determinará las fases a seguir en la implementación. En este orden, señalamos los pasos a seguir en el proceso:
1. Comprender cómo y qué debe implementarse
Los sistemas de gestión documental no se pueden implementar en todo tipo de organización. Antes, debe realizarse un análisis del flujo y volumen de información que maneja la compañía, para comprender cómo y qué debe implementarse.
Detectar los puntos flancos de la compañía servirá de guía al proveedor, para que el gestor documental haga hincapié en esas debilidades y pueda resolver las carencias detectadas en la organización.
No existen compañías idénticas, sin embargo, muchas coinciden en errores similares al momento de manejar información que le llega de otras fuentes. La detección de los puntos problemáticos, no es una labor sencilla.
2. Evaluación de los usuarios
El análisis previo a la implementación del sistema de gestión documental, debe examinar al factor medular de toda la organización, a sus trabajadores, a los usuarios, pues no todos utilizan del mismo modo la información, ni toda la información.
Es necesario identificar a los empleados con el uso que estos hacen de la información o los documentos, pues esta asociación está muy ligada al éxito del proyecto de implementación. Los empleados deben ser integrados al plan de implementación, deben estar involucrados e informarles en todo momento sobre el proceso.
Una manera de hacerles seguimiento es a través de pruebas. Comenzar a implantar este sistema de gestión con un grupo pequeño de empleados, contribuirá a que estos se sientan parte del proceso.
3. Metodología de implementación
Para instalar un sistema de gestión documental, se utilizan comúnmente dos tipos de metodologías. Una denominada Waterfall o desarrollo en cascada y la que se conoce como Agile.
Para los gestores documentales, el asunto radica en la adaptación de los empleados, esto suele ser el de mayor peso al cual se enfrenta una organización.
Desde el punto de vista tecnológico, el sistema de gestión documental no reviste grandes complicaciones, comparado con otras tecnologías; pero sí es necesario que los trabajadores cambien la forma de trabajar y hagan suyo los nuevos hábitos en el procedimiento de gestión documental.
Por estas características de los trabajadores, se prefiere un enfoque colaborativo al momento de diseñar e implementar el sistema de gestión documental; a manera de ejemplo, se siguen las pautas diseñadas por el modelo de Scrum.
Este modelo estima que, si los trabajadores de la compañía son los usuarios finales del sistema de gestión documental, lo más idóneo es que estos participen en el proceso de diseño e implementación.
4. Simplificación y automatización de procesos de gestión documental
La simplificación y automatización de los procesos de gestión documental mejora la eficiencia en una organización; esto es una de las funciones más importantes de los gestores documentales.
En las fases previas a la implementación, la empresa precisará los procesos poco eficientes con los que labora, por ejemplo: la creación de documentos.
Son muchas las personas dentro de una organización que se involucran en el acceso y modificación de documentos mientras se crea.
Inspeccionar cada versión del documento genera muchos esfuerzos que pueden afectar negativamente la productividad empresarial. Sin embargo, este problema se elimina con el control de versiones automático.
5. Integración de aplicaciones
Si en la compañía existen otros sistemas como ERP, email o CRM, es fundamental que se integren al sistema de gestión de documentos, pues es necesario sacar el máximo provecho a todas estas herramientas tecnológicas si trabajan unidas.
Las aplicaciones no integradas redundan en los costes y en el uso de los recursos de la compañía.
En muchos aspectos, la base de trabajo de una compañía está contenida en documentos, pero los canales por donde fluye la información o donde se almacenan son muy diversos; por eso, un gestor documental tiene que enlazar con todos los sistemas, para acceder a la mayor cantidad de documentos posible.
Conclusión
La implementación de un sistema de gestión documental cambia la forma de trabajar de las organizaciones. Sin embargo, antes de comenzar una implantación, es imperativo analizar a profundidad las ofertas que existen en el mercado.
Sucede que muchas compañías prestan mucha atención al sistema de gestión más adecuado, sin embargo, en ocasiones olvidan al proveedor que lo va a implantar. En Caltico nos dedicamos a ello y podemos ayudarte, contacta con nosotros a través de este formulario.