La facturación electrónica es crucial por su eficiencia y seguridad. Reduce costes administrativos al eliminar papel y procesos manuales, y facilita la gestión documental. Garantiza mayor precisión y rapidez en las transacciones, disminuyendo errores humanos.
Cumple con regulaciones fiscales, asegurando el cumplimiento legal y facilitando auditorías. Promueve la sostenibilidad ambiental al reducir el consumo de papel y la huella de carbono.
La trazabilidad de las facturas electrónicas mejora la transparencia y confianza entre proveedores y clientes.
¿Qué elementos debe contener una factura electrónica?
El proceso se lleva a cabo en dos etapas. Inicialmente, se genera conforme a los métodos tradicionales y se guarda en un archivo de datos. Después, se firma con el certificado electrónico del emisor, que cifra el contenido y añade una firma digital al documento.
Aunque es un proceso sencillo, debe incluir toda la información relacionada con la transacción, así como los datos de ambas partes involucradas.
Este modelo de automatización de procesos financieros está regulado por el Real Decreto 1619/2012, de 30 de noviembre.
Los elementos más destacados que contempla la normativa legal son:
- Número de factura y serie (si corresponde).
- Datos identificativos del emisor y receptor.
- NIF del emisor y del receptor.
- Fecha de emisión.
- Fecha de prestación de los servicios.
- Concepto o descripción de las operaciones.
- Base imponible (precio sin impuestos).
- Tipo impositivo e impuestos aplicables.
Ventajas de la facturación electrónica en el sector empresarial
Para las empresas, las ventajas de la facturación electrónica van más allá de la simplificación contable, incentivando la eficiencia operativa.
Facilita la digitalización, optimizando otros documentos, como órdenes de compra, presupuestos y notas en diversas áreas del negocio.
Adicionalmente, la facturación electrónica mejora el control fiscal y tributario, proporcionando visibilidad automatizada del cumplimiento fiscal y favoreciendo la fiscalización.
Las pymes, despachos profesionales y autónomos obtienen múltiples beneficios, tales como:
- Aceleración en la gestión de recepción y envío de documentos.
- Mejora de la productividad.
- Integración con el ERP de la empresa.
- Mayor transparencia en pagos y auditorías.
- Automatización rápida y eficaz de procesos financieros.
- Contabilidad electrónica automatizada.
- Facilidad en el cálculo de impuestos.
- Incremento en la seguridad documental y reducción de tiempos de gestión.
- Agilización en la localización de información, ahorrando tiempo.
- Mejora de la eficiencia.
- Mayor seguridad en la preservación de documentos.
- Menor riesgo de falsificación.
- Reducción de costes y esfuerzo.
- Ahorro en gastos de papelería, contribuyendo a la sostenibilidad ambiental.
- Eliminación de espacio destinado al almacenamiento de documentos históricos.
- Reducción de errores en la generación, captura, entrega y almacenamiento de documentos.
- Registro preciso del momento de emisión del comprobante fiscal, incluyendo sello y datos exactos.
- Innovaciones tecnológicas que agilizan la toma de decisiones empresariales.
- Acceso a financiación mediante la medición de cuentas por cobrar.
Ventajas de la factura electrónica
Los beneficios más relevantes de la factura electrónica:
- Agiliza los procesos de tramitación, incluyendo el cobro.
- Minimiza errores humanos.
- Elimina costes asociados a la impresión y envío de documentos en papel, promoviendo la sostenibilidad ambiental.
- Facilita un acceso más rápido y sencillo a los documentos, reduciendo significativamente el espacio de almacenamiento necesario.
- Mejora la atención al cliente.
- Fortalece la lucha contra la evasión fiscal.
- Integra la facturación en los sistemas informáticos empresariales, optimizando la gestión.
- Impulsa la modernización económica y el desarrollo de la sociedad de la información.
Ventajas a nivel de consumidor
Los consumidores pueden acceder y descargar sus facturas en cualquier momento y desde cualquier lugar. Sin embargo, existen otros beneficios:
- Mejora del control y seguimiento de gastos. La disponibilidad online permite un mejor control de los gastos, incluida la fácil revisión de los detalles de las transacciones, fechas de pago y otros datos relevantes.
- Mayor seguridad y autenticidad. Las facturas electrónicas cuentan con medidas de seguridad que garantizan su autenticidad, ayudando a prevenir fraudes y ofreciendo mayor confianza en la validez del documento.
- Ahorro de tiempo y reducción de costes de envío. Esto no solo contribuye a la sostenibilidad ambiental al eliminar el uso de papel en las facturas, sino que también reduce los costes asociados con el envío físico de documentos.
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