Como ya he explicado muchas veces, es importante sacar las cosas de nuestra cabeza. La mejor manera de hacerlo es siempre llevar algo para capturar ideas nuevas. Creo que todos nosotros reconocemos esta situación: estamos en la cola del supermercado y de repente nos acordamos de un correo que tenemos que enviar. Luego a casa lo acordamos una vez mas, pero el día siguiente en la oficina ya lo hemos olvidado. Obviamente, cuando estamos en la oficina nos acordamos de las cosas que tenemos que comprar en el supermercado.
Parece que nuestra mente no tiene sentido de lugar ni del momento perfecto. El celebro está hecho para solucionar problemas y para ser creativo, pero no nos sirve mucho para recordatorios. Para esto necesitamos un sistema externo; un sistema en que podemos fiar.
Entonces necesitamos un dispositivo para tomar notas. Con diferencia, la mejor herramienta para esta tarea es el papel. Si siempre llevamos un pequeño bloc de notas, podemos capturar nuestros pensamientos lo más rápido posible. Lo mejor es usar una hoja por idea, así podemos más tarde procesar las ideas una por una. Cuando llegaremos a casa ponemos las notas en la bandeja de entrada para procesarlas más tarde.
También podemos usar un dispositivo electrónico como el smartphone, aunque casi siempre será más lenta de usar. En este caso también tenemos que asegurarnos de poner las notas (o todo el dispositivo) en una bandeja de entrada.
Hablando de la bandeja de entrada, esta bandeja no solo sirve para nuestras ideas y notas. Cualquier cosa que no está en su sitio definitivo deberíamos poner en la bandeja de entrada: correo, facturas, publicidad, artículos de revista, el manual del móvil nuevo, el botón que ha caído de la camisa‚… todas las cosas con que todavía debemos hacer algo van en la bandeja de entrada. Necesitamos al menos dos bandejas: una en la oficina y una a casa. Así siempre tendremos una bandeja cerca.
También tenemos bandejas de entrada digitales. La bandeja del correo electrónico es la bandeja más conocida, pero seguramente hay más sitios en el ordenador dónde se acumulan cosas: pensamos por ejemplo en la carpeta de ficheros descargados. Luego hay las redes sociales: Facebook tiene una bandeja de entrada, Twitter tiene sus mensajes directos, lo que también es una bandeja de entrada; creo que cada red social tiene su propia bandeja de entrada.
Hay que intentar de minimizar el número de bandejas de entrada, porque tenemos que procesar cada bandeja frecuentemente. Si hay demasiadas bandejas, corremos el riesgo de olvidar de procesar una bandeja.
El proceso de recopilar también es la mejor manera de tratar con interrupciones. Si estamos trabajando en un informe y alguien nos interrumpa, solo hay que apuntar el mensaje en el bloc de notas y poner la hoja en la bandeja de entrada. Esto solo cuesta unos segundos y luego podemos volver a concentrarnos en la tarea actual, y el subconsciente está tranquila porque sabe con seguridad que gracias al sistema de productividad realmente vamos a hacer lo que hemos apuntado.