El email sigue siendo la herramienta diaria de trabajo de la mayoría de la gente. Y pese a dedicar la mayor parte de nuestro tiempo a utilizarla, muchas veces nos supera y no somos capaces de lidiar con la cantidad de emails que nos llegan durante el día.
No hablemos cuando nos vamos de vacaciones y volvemos para encontrar que tenemos demasiados emails como para poder trabajar en otra cosa. Además, con tanto email mezclado en el inbox, no hay forma de distinguir lo importante y lo urgente, que se queda perdido en la multitud junto con otros mensajes.
Que levante la patita quién no ha pasado por esto alguna vez. La solución, mantener nuestro Inbox (bandeja de entrada) a cero. Yo hace unos meses no veía posible ni necesario mantener el inbox a cero, me apañaba bien con todos los mensajes agrupados y clasificandolos con banderitas y demás. Veía imposible procesar tantos emails en un día y acabar con la bandeja a cero era una utopía. Ahora no entiendo como era capaz de encontrar algo. No pasa un dia si vaciar mi email y dejarlo limpito y a cero.
¿Qué ha cambiado?
Yo, he cambiado yo. He cambiado mi forma de utilizar el email, mi forma de abordarlo y mi forma de gestionarlo. No ha sido fácil, todavía hay dias que no cumplo, pero no pasa una semana sin que recupere el control, y os aseguro que es una gozada. Al principio es mucho más complicado, no tenemos las herramientas, no conocemos los atajos del teclado, nos cuesta mucho archivar ese mensaje pensando que no volveremos a encontrarlo... pero son los problemas iniciales. La realidad es que es más fácil encontrar un email una vez está archivado que metido entre 100.000 correos en nuestro inbox.
Piensalo, si el email es la herramienta que usas cada día, ¿no debería ser la primera que debes optimizar para mejorar tu productividad? Si inviertes dos tardes o dos semanas en ello, las recuperarás con creces en los próximos días o meses.
¿Cómo empiezo?
Vale, tienes el inbox a reventar, nunca antes habías limpiado el correo. Pues es el momento de arreglar esto.
Lo primero, archiva o borra (mejor borrar) los mensajes de hace más de 3 meses en una carpeta cualquiera. Si no los has leído, ya es tarde, si había algo que hacer, volverá a ti. Si era importante, lo habrás hecho o te habrá llegado otro email en esos 3 meses. Con eso hemos eliminado mucho email antiguo, veamos cuánto queda.
Coge los últimos dos meses y mételos en una carpeta diferente, simplemente como backup. Posiblemente nunca lo revises, pero eso te da la capacidad de saber que no los has borrado y que podrás encontrarlos si surge algún problema. Sin este paso hay mucha gente que se niega a dar el salto. A mi me hizo falta. Puedes volver a procesar esta carpeta en el futuro si te ves con ganas.
Te queda un mes. Crea una carpeta llamada correo procesado, Archivo o algo similar. Si usas Gmail simplemente vamos a usar la capacidad de archivar, que simplemente quita del inbox los emails ya procesados, no necesitas ninguna carpeta adicional. Y entonces, con esos emails en tu inbox, comenzamos nuestra...
1.- Política de inbox cero.
Cada día, tu email tiene que acabar con el inbox a cero. Así de simple y así de complicado pensarás tú. Eso no significa que tenemos que leer, responder y realizar todas y cada una de las tareas que entran en nuestro inbox, pero si tenemos que procesar todos esos emails. Procesar un email nos va a llevar entre 2 y 10 segundos para cada email. Si recibes pongamos que unos 50 emails al día, eso son como mucho 500 segundos, unos 10 minutos de tu día para mantener el inbox a cero,ponle 15 minutos como mucho. ¿Suena bien verdad?
La segunda ley de oro es no atascarse. Procesar el email debe ser una tarea de 10-15 minutos, recuerdalo. Este es un proceso rápido, suelta el ratón y usa los atajos del teclado. Lee el email por encima y hazte esta pregunta: ¿Tengo que hacer algo con este email? ¿Es una acción o es información?
Si el email lleva implícito una acción puede ser uno de estos tres casos:
- Hazlo ya: Si la tarea nos lleva menos de dos minutos (consejo del sistema GTD), hazla automáticamente. Esto elimina muchas pequeñas tareas que se quedan colgadas. Puede suceder que la tarea sea corta, responder a un email es algo corto, pero puede que no tengamos la información necesaria en ese momento o que no estemos inspirados, es normal, estamos procesando, no queremos parar. Si no puedes hacerlo en dos minutos pasa al siguiente apartado.
- Delega: Puede que la tarea no sea para ti, o simplemente haya alguien mejor preparado que tu para hacerla, envíasela. No Se trata de pasar el marrón a otro. Se trata de que cada uno haga su trabajo, y a veces el tuyo no es ese y puedes usar ese tiempo para otras cosas más productivas para el proyecto.
- Tarea para hacer: Cuando tengo una tarea que implica hacer algo, y va a ser más de dos minutos, suelo utilizar dos filtros. Si la tarea esta relacionado con el email, es decir, tengo que responder al email pero no tengo la información o tengo que consultar con más gente antes, o buscar información antes de responder, la muevo a una carpeta de tareas que tengo en mi Gmail y automáticamente la archivo. Si la tarea no está relacionada con el email o es más compleja y requiere varias horas de mi tiempo, automáticamente la reenvió a mi gestor de tareas con un par de clics. Una vez en mi gestor de tareas, ya la colocaré en su sitio o le asignaré una fecha si es necesario.
Si por el contrario, el email no aporta nada que sea una acción, suele ser información, pero también hay que procesarlo inmediatamente. Las opciones aquí son dos muy simples: Borrar y Archivar.
- Borrar: Suelo borrar todos los emails de publicidad y aquellos que no me aportan nada. Es cierto que con la gran capacidad de Gmail, no borro tantos como debería, pero los archivo de igual modo. Si es una lista de correo que no me aporta nada interesante (publicidad principalmente) intento eliminar la subscripción en un click y a la tercera vez que recibo la publicidad de la misma empresa que no me permite eliminar la suscripción la mando al Spam.
- Archivar. Cada email que entra en mi inbox suele venir ya clasificado por los diferentes filtros automaticos que tengo creados. Por tanto, archivarlo no implica más que darle a una tecla y listo. El mensaje queda automáticamente guardado en su carpeta correspondiente. Cuando los mensajes no tienen una carpeta asignada, lo archivo sin más. Si son muchos mensajes similares, creo un filtro para que el próximo mensaje que llegue ya venga clasificado, ahorrando tiempo a la hora de procesarlo la próxima vez. Si no usas Gmail (algo que yo no recomiendo) puedes utilizar una carpeta de Archivo dónde meter todos los mensajes procesados.
Por último, una vez has limpiado tu inbox, dedica unos minutos a crear filtros automáticos que hagan que determinados emails de consulta, de ocio o simplemente suscripciones que nos interesa leer en otro momento, se salten tu inbox y se archiven automáticamente, de forma que nuestro Inbox queda más liberado y eliminas distracciones del momento para la próxima vez que lo proceses. En unos días ya no tendrás que crear más filtros.
¿Y tú? ¿Sigues la política de Inbox cero? ¿Qué otros sistemas utilizas para procesar tu email?