- Ocupa un espacio considerable.
- Si nuestra compañía tiene varias sedes genera costes en el tráfico de valijas documentales.
- Requiere inversiones en armarios, clasificadores, carpetas, impresoras, etc.
- Genera gastos constantes por su propio coste, el coste de los cartuchos y el de reciclado o deshacerse de él.
- Consume bastante tiempo administrativo para su clasificación, almacenado y búsqueda.
- Ocasiona costes adicionales cuando es necesario realizar copias para varias personas.
- A pesar de su gran peso y volumen, es sumamente frágil, siendo susceptible de quedar inservible ante un incendio, inundación o el simple deterioro natural con el tiempo, en el caso del papel reciclado.
- Puede ocasionar problemas de salud por la acumulación de polvo y ácaros, así como cortes en los dedos.
- En el caso de material promocional e impresos autocopiativos, es necesario habilitar un almacén para tener un stock suficiente, que además es muy probable que haya que destruir y sustituir por documentos más actualizados con una determinada frecuencia.
Debes buscar fundamentalmente reducir el uso del papel en estos procesos:
- Partes de trabajo
- Cuadrantes horarios
- Facturas de clientes
- Facturas de proveedores
- Propuestas comerciales
- Documentación técnica
- Contratos
- Material promocional