Anteriormente hemos publicado algunas ideas de negocios donde se ha tocado someramente los aspectos legales y de consideración para montar un nuevo negocio. Vista esta situación a continuación les amplio los requerimientos básicos para iniciar un negocio lo cual le facilitara y evitara a futuro contratiempos en la conformación de su propio empresa.
Esta claro que al comenzar un negocio nuevo, hay muchas decisiones importantes que tomar y muchas reglas y procedimientos que deben ser abordados. Aunque no hay una sola fuente para todos las situaciones en la siguiente lista se han desarrollado algunos aspectos claves para su éxito.
1- Elegir un nombre comercial.
Escoger un nombre comercial para un nuevo negocio es para algunos emprendedores una cuestión fácil mientras que para otros encontrar el nombre correcto es un gran desafío. Para elegir el nombre mas apropiado algunos insisten en que el nombre de la empresa debe ser descriptivo de la misma y otros sugieren que debe ser un nombre único a manera de que este quede en la mente del cliente potencial. Hay muchas contradicciones en cuanto cual es la mejor vía. Mi tendencia es ir con lo que su voz interior (conciencia) dice que es correcto para usted. Usted es único que tendrá que vivir con el nombre que elija de allí en adelante. Así que elija algo que le sienta bien. Una prueba para determinar que el nombre es él mas apropiado podría ser el de visualizar el nombre que elija impreso en un aviso o rotulado en un aviso. ¿Cómo se siente al ver el nombre en letra que representara tu negocio? Si se siente bien, entonces no dude y escójalo. Aunque un ejercicio simple, hay que tener siempre en cuenta que el nombre comercial es una parte importante del esfuerzo de comercialización de su negocio. Es un componente importante de cómo los clientes, percibirán su negocio. La imagen de su negocio se basa en esta percepción. Por lo tanto, es fundamental que se refleje la imagen que usted quiere que sus clientes tengan del mismo. En conjunto con el nombre para su negocio, es posible que desee diseñar un logotipo para el mismo. Si la creatividad no es su punto fuerte, hay muchas empresas por ahí que pueden ayudarle. Esto le puede parecer innecesario, sin embargo le aseguro que nunca se arrepentirá del tiempo que ha gastado en esta parte de la creación de su negocio. Esta es la primera parte y uno de los aspectos más críticos en la comercialización y mercadeo de su negocio. . Hágalo bien y su futura comercialización será mucho más fácil de planificar y ejecutar.
2- Busque y Registre su nombre comercial
Una vez seleccionado el nombre para su negocio de su negocio será necesario determinar si el mismo o alguno similar está siendo utilizado por otra empresa, y si es así, cuáles son los derechos que pueden o no tener de usar el nombre en el área donde usted quiere hacer negocios. Tenga en cuenta que algunas empresas sólo registran el nombre del negocio dentro de su localidad, por lo que es posible que el mismo nombre puede estar registrado en otra localidad. Los nombres comerciales pueden ser registrados a través de la oficina de Secretaría, y para la protección de un mercado más amplio, a través de las oficinas de patentes y Marcas. Para muchas empresas que operan en la Web, los nombres comerciales son sinónimos de nombres de dominio. Por igual tendrá que verificar si su nombre de dominio propuesto está disponible.
3- Selección de estructura legal del negocio
El siguiente paso para la conformación de su negocio será decidir qué estructura empresarial va a utilizar ya que cada estructura tiene sus propias peculiaridades. Entre las estructuras posibles se tiene :
* Propiedad única
* Asociación
* Sociedad de responsabilidad limitada
* Corporación
Propiedad Única: La estructura legal de la propiedad única es la forma más sencilla de establecer su negocio. Para la misma será necesario obtener una o más licencias locales de la ciudad o condado donde va a operar, y en algunos casos, puede que requiera por igual una licencia estatal. Con esta estructura de negocios no se requiere llenar formularios de impuestos por separado. Sólo tiene que llenar la información financiera de su negocio en los formularios correspondientes. Registrar su negocio como de propiedad única es mucho más simple de operar como negocio que cualquier otro tipo de entidad legal. Si usted no tiene empleados, no esta obligado a pagar o retener impuestos de empleo, retener cualquier impuesto sobre la renta federal o estatal de salarios, u obtener cobertura de compensación para los trabajadores. Solo si realiza ventas de bienes al por menor, requerirá obtener una licencia para la recaudación de impuestos sobre las ventas.
Las asociaciones: En un acuerdo legal de asociación deben explicarse en detalles todos los aspectos de la sociedad. En la estructura legal de una asociación todos los socios responden por las deudas de la empresa. Las asociaciones no están sujetas al impuesto sobre la renta estatal. En cambio, el ingreso o pérdida de la asociación,, deberá ser reportado en las declaraciones de impuestos sobre la renta personal de cada uno de los socios ya que estas se reparten entre los socios. Por lo general, será necesario obtener una o más licencias de negocios de la ciudad, condado, y posiblemente el estado en donde la asociación se establecerá. Se recomienda que se ponga en contacto tanto con un abogado y un contador para analizar todos los aspectos legales y financieros de su acuerdo de asociación y asegúrese de que está todo por escrito.
Sociedades de responsabilidad limitada (SRL): es una forma legal de entidad empresarial muy atractiva para muchas pequeñas empresas. Ofrece flexibilidad y trato en cuanto impuestos en el ámbito federal y estatal, teniéndose posiblemente que cancelar algunos impuestos a ciudad, condado y estado.
Corporación, aquí el asesoramiento jurídico es muy recomendable. La estructura corporativa suele ser compleja y más costosa de organizar. El control depende de la propiedad de acciones. Las personas con la mayor propiedad de acciones tendrán el control de la corporación. Todas las corporaciones deben presentar los artículos de incorporación con la oficina de servicios a las empresas en el estado que desea trabajar.
Con estas dos ultimas opciones, es recomendable que Usted se ponga en contacto tanto con un abogado y un contador para discutir todos los aspectos legales y financieros de la corporación y SRL Para alguien que está empezando, es posible que desee ser un único propietario. Esta es la opción más fácil y económica para empezar un negocio. A medida que su negocio crezca y contrate empleados o amplíe su operación, usted deberá discutir otras opciones con su abogado y su contador.
4. Recaudación y pago de Impuestos
Todas las empresas deben pagar impuestos. Al registrar su negocio, la mayoría de los estados y el gobierno federal requerirá conllevar los formularios pertinentes para su cumplimiento. Es muy importante establecer la fecha de inicio de operaciones de sus negocios porque de este momento en adelante se requerirá de Usted declarar impuestos sobre la renta y cobrar el impuesto a las ventas de ese día.
5. Elaboración del Plan de Negocios
El plan de negocios describe la manera cómo va a funcionar su negocio. Esta es la oportunidad para que Usted trace la ruta hacia donde quiere ir. Iniciar un negocio sin un plan es como ir en un viaje sin un mapa o destino en mente. Administrar un negocio no es un asunto simple. Usted necesitara
trazar un destino y tener una meta especifica si va a permanecer en el negocio. El plan y sus objetivos específicos no tiene por qué ser un proceso complicado. En el mismo se deben considerar los objetivos y metas al igual que un cronograma para el cumplimiento de los mismos. Los componentes esenciales de su plan deberá contemplar:
- Resumen ejecutivo: Un resumen conciso de todo el plan, junto con una historia de su empresa.
- Análisis del mercado: Ilustra el conocimiento que Usted tiene sobre la industria a la cual su negocio pertenece, y presenta los aspectos generales sobre el estudio del mercado que ha previamente realizado.
- Descripción de la empresa: Define cómo todos los diferentes elementos de su negocio sé interrelacionan.
- Organización y Gestión. : Presenta la estructura organizativa de su empresa, los detalles sobre la propiedad de su empresa, los perfiles de su equipo de gestión, y las calificaciones de su junta directiva.
- Estrategias de mercadeo y ventas: Establece cómo va a atraer a los clientes y servir a los clientes potenciales.
- Servicio o línea de productos: Lo que está vendiendo o provee.
- Solicitud de financiamiento. : La cantidad de fondos que se necesitara para iniciar o ampliar su negocio.
- Datos Financieros. Los estados financieros de su empresa o contabilidad
6. Seleccione su entidad Bancaria
Una vez que usted ha establecido el nombre de su empresa, conformada su estructura legal y atendida todas las tareas legales, usted tendrá que abrir una cuenta bancaria para su negocio. Una cuenta corriente para su negocio puede ser suficiente para el inicio de su negocio. A medida que su negocio crezca, usted podrá discutir otras opciones con su contador.
Muchos propietarios de negocios no consideran todas sus necesidades cuando hacen la selección de un banco. Aunque existen leyes y reglamentos que rigen las actividades de los bancos, ahorro y préstamo, cooperativas de crédito y empresas de inversión, no todas las instituciones financieras son las mismas. Cada institución establece sus propias políticas en referencia a:
- Tipos de productos y servicios que ofrecen
- Los criterios para calificar para un préstamo
- Saldos mínimos para las cuentas
- Tasas de interés
- Honorarios
Mientras que algunos bancos se especializan en préstamos hipotecarios, préstamos para automóviles, otros pueden centrarse en préstamos comerciales para las empresas. Por eso es importante evaluar sus necesidades de negocio antes de elegir su banco. Es una buena idea de establecer una relación con un banquero antes de que necesite el dinero. El banquero por la naturaleza de su actividad entiende las necesidades de las empresas emergentes y en crecimiento.
7. Selección de Asesoría empresarial
Hay muchas maneras de que alguien bien versado en su campo le puede ayudar con su negocio. Un contador puede ayudarle a establecer la estructura de la contabilidad, la planificación fiscal y la configuración de su nómina. Los abogados pueden ayudarle con sus contactos, la configuración de su estructura de negocios y aspectos de arrendamiento. Un agente de seguros le puede ayudar con la planificación del mejor paquete global de su tipo de negocio. Los consejeros de negocios pueden ayudarle con su plan de negocio, las solicitudes de préstamo, y referencias a otros profesionales. La razón de ponerse en contacto con un profesional es obtener información sobre algunos temas o situaciones que podrían avecinarse antes de que los mismos se conviertan en un problema, especialmente asuntos legales o asuntos fiscales. Incluso si son relativamente cómodos con la forma en que han establecido su negocio, tener la asesoría de una persona con experiencia en lo que está haciendo puede ser útil.
Lo más probable es que usted necesite asesoramiento legal desde el inicio de su negocio. Hay una serie de cuestiones jurídicas en el que podrían necesitar ayuda en su negocio, incluyendo la debida autorización de su empresa para realizar negocios.La selección de un abogado para trabajar con su empresa debe hacerse con cuidado. Un abogado será uno de sus asesores clave - usted querrá asegurarse de que usted se sienta cómodo con él o y les sea posible intercambiar ideas. No se debe escoger a un abogado con el cual Usted se sienta intimidado o incómodo al hacer preguntas o discutir los problemas. A veces puede ser necesario cambiar de abogados ya que su negocio necesitara cambios, pero esto puede ser un proceso costoso. Antes de contratar un abogado, aprender acerca de cómo los abogados cobran por sus servicios a fin de que tenga un buen sentido de lo que puede esperar.
8. Requisitos legales de Operación
Para operar un negocio legalmente usted necesitara cumplir con todas las leyes pertinentes de su estado y comunidad. En los Estados Unidos, esto significa las leyes del gobierno federal, los gobiernos de cada estado donde se ubicara y en especifico las leyes de la ciudad y / o condado que rijan la operación del negocio que va a emprender. Todos los estados de EE.UU. tienen oficinas comerciales que proporcionan información sobre los requisitos legales para operar un negocio en los estados.
Para el gobierno de los EE.UU., la mayoría de las empresas van a necesitar un número de identificación patronal, incluso si no tienen empleados. El departamento de impuestos sobre la renta provee documentación concisa de lo que se requiere en términos de presentación de informes. No sólo existen las leyes y reglamentos que rigen el registro real de la empresa y el nombre de la empresa, pero también puede haber licencias y permisos necesarios para operar cierto tipo de negocios. Usted puede encontrar más información sobre los reglamentos de sus oficinas de recursos del Estado o de negocios de la ciudad en la que desea operar.
Con tantas tareas involucradas en iniciar un negocio, es fácil pasar por alto los requisitos legales relacionados con el registro de permisos y licencias.
Requisitos Federales - Con la excepción de los empresarios individuales, la mayoría de las empresas deben solicitar un número de Indemnización de Empleador (EIN) independientemente de sí tiene o no empleados.
Requisitos del Estado - Si bien las licencias de negocios varían de estado a estado, si su estado lo requiere, hay que procurar la misma.
Licencias de Negocios - Una licencia estatal es el documento principal requerido para fines de impuestos y la conducción de otras funciones básicas.
Registro de Impuestos - Si el estado en que se opera tiene un impuesto sobre la renta para el mismo estado, usted tendrá que registrarse y obtener un numero de identificación patronal del Departamento de Hacienda o del Departamento del Tesoro. Si usted está involucrado en la venta al por menor, tendrá que obtener una licencia cobro y recolección de impuesto sobre las ventas.
Registro de Nombre Comercial - Si su negocio sólo será operado en su comunidad local, el registro de su nombre de la empresa con el Estado, puede ser suficiente.
10. Financiamiento Empresarial.
Encontrar el financiamiento que se adapte a los objetivos de su negocio es un desafío constante para casi todos los negocios pequeños. Para las empresas que recién se inician este tiende a ser uno de los principales obstáculos para arrancar. Algunos empresarios pueden ser muy creativos para encontrar formas de financiar sus ideas. Muchos otros tienen otros puesto de trabajo como una forma de financiar sus negocios personales. La mayoría de las empresas, sin embargo, encuentran su financiamiento inicial de una manera más convencional.
Las fuentes más comunes:
1. Ahorros personales
2. Bancos y Sociedades Financieras
3. Amigos y familiares
4. Inversores individuales
5. Préstamos del Gobierno
6. Capital de Riesgo
El uso de fondos personales es muy común, en parte porque muy pocos bancos y compañías financieras prestarán a las personas que no están dispuestos a invertir su propio dinero en sus negocios. Sin embargo, en el largo plazo, la mayoría de las empresas necesitaran financiamiento externo de algún tipo. Una de las preguntas más difíciles es cuanto capital será suficiente. Lo conveniente seria determinar que capital se necesitaría para un año de funcionamiento. Ese primer año, se debería mantener su capital inicial por separado de sus ingresos. Este ingreso a su vez seria el capital a utilizar el segundo año de operación. De manera que el capital que Usted necesitara se remitirá al capital inicial y cualquier capital a determinar si decide incrementar su operación por encima de lo invertido en el primer año de operación.
11. Registros y Contabilidad.
El mantener registro de la operación es a menudo uno de los mayores retos en un pequeño negocio. Tal vez el problema es que la parte creativa de dirigir un pequeño negocio a menudo excede el tiempo a dedicar en contabilizar la operación o mantener estadística de la misma. Quizás tomarse el tiempo para organizar un buen sistema sea una función tediosa y consuma mucho tiempo, pero piense Usted que con solo toma una visita por el auditor fiscal para convencer a los dueños de negocios que un sistema organizado es útil. ¿Por qué es importante el mantenimiento de registros? Porque te proporcionan la base para todos los informes que necesitas hacer para las agencias gubernamentales, bancos, y los donantes potenciales, además de que le proporcionará una visión general de cómo su negocio sé esta desarrollando y hacia dónde se dirige. Los estados financieros son una manera de seguir su progreso hacia los objetivos y le proporcionará la información financiera necesaria para tomar decisiones sobre la marcha.
Su sistema de registro debe ser fácil de usar, comprensible y fiable, preciso y oportuno. Éstos son algunos de los elementos básicos de un sistema debe incluir:
1. Libro de registro diario de transacciones (recibos, pagos, compras y ventas).
2. Un sistema de archivo de documentos bien organizado
3. Informes mensuales sobre el flujo de caja, cuentas por cobrar, cuentas a pagar, declaración de impuestos y balance general.
12. Inicio de su Operación comercial
La operación día a día de un negocio se compone de la toma de muchas pequeñas decisiones. Aunque ninguna de estas decisiones puedan ser trascendentales, la toma de las mismas puede hacer una enorme diferencia en la cantidad de tiempo que tiene para lograr su objetivo y tener exito. Un espacio de trabajo ineficientemente diseñado o el equipo equivocado puede influir en gran medida en la forma como conllevara sus labores. Considerando que usted hizo un buen trabajo en el desarrollo de su plan de negocio, usted debe tener una idea clara de qué equipo se necesita para producir su producto o servicio. Para abrir sus puertas es necesario tener algún procedimiento gerencial básico de gestión. Estos procedimientos incluyen todos los aspectos administrativos de su negocio, desde como recibir el correo hasta como esta organizada su empresa o que estrategias de mercadeo o empresariales conllevara. Además, será necesario contar con planes de respaldo en caso de uno de sus proveedores, de repente, va a la quiebra o si uno de sus empleados no asiste. Debe estar listo para iniciar operaciones y tomar cualquier variante en consideración
13. Consideraciones finales
Los dos principales obstáculos para lograr mantener su negocio son la motivación y organización. Muchas personas no tienen ningún problema en ejecutar una acción cuando depende de ellas, sin embargo cuando Usted está comenzando un negocio, no siempre se tiene a alguien quien le diga que hacer. Usted es el que deberá llevar la pauta de su negocio y deberá tomar las decisiones pertinentes. La auto-motivación no es algo con que nacemos. Como dueños de negocios, tenemos que considerar que las recompensas vendrán a largo plazo. Si usted va a permanecer en el negocio, a veces le tocara tomar decisiones que no serán cómodas.
La adecuada organización es una buena manera de no quedarse atrás en su negocio y vivir estresado. Usted tiene que instituir en su negocio una buena administración del tiempo. Con el fin de gestionar bien su tiempo, es necesario tener una lista completa de todo lo que hay que hacer al igual que una lista de todo lo que tiene que suceder de las acciones que tome.
Finalmente, lo más importante, es dar prioridad a su salud y bienestar durante la conducción de su negocio. Planee tiempo para actividades no relacionadas con su negocio para que pueda entrar a sus tareas relajado y con la mente clara. Usted no se arrepentirá y se sorprenderá de la diferencia que puede hacer en los resultados que obtendrá.. Invertir en ti mismo puede ser el ingrediente oculto que le da el toque de calidad a lo que usted trae al mercado.
Aquí ya lo tienen, aspectos legales, organizativos y operacionales que debe tener en cuanta al momento de abrir su nuevo negocio. Suerte.