Existen varias herramientas tecnológicas que nos permiten hacer maravillas al momento de agendar reuniones como apoyo al trabajo en equipo, sin embargo como alguien alguna vez me dijo de nada sirve tener un ferrari cuando la gente apenas sabe y quiere andar en bicicleta.
Entonces la clave está en hacer que el tiempo de la reunión sea productivo, para ello encontré una publicación web que me pareció muy interesante, a continuación resumo, según mi criterio, los 8 consejos que se sugiere para hacer de las reuniones un tiempo eficiente y productivo.
- Planificar el encuentro e informar al equipo. Siempre es necesario tener en cuenta que el tiempo del equipo es tan valioso como el nuestro y que ellos como nosotros tienen otras actividades que realizar dentro de sus funciones.
- Exija la puntualidad de los asistentes. En este tema se recalca la importancia del tiempo de cada persona, es importante cumplir con lo planificado y para ello la puntualidad tanto de inicio como de fin de la reunión es importante.
- Elabore una agenda con los contenidos a tratar. Para evitar que la reunión se convierta en una pérdida de tiempo es importante tener claro sobre los temas que se va a trabajar.
- Acote los temas según lo agendado. Este punto es de suma importancia, no olvidar que si no se limita únicamente a los temas acordados a tratar dentro de la reunión se pueden relacionar más temas que hacen que la reunión se alargue sin llegar a ninguna conclusión
- Maneje la reunión con cuotas de humor. Es importante que este punto de encuentro no se convierta en algo aburrido o monótono, siempre hay que tener una pequeña cuota de humor para llevar la reunión
- Evite los monólogos. Con monólogos interminables, la gente se aburre y la reunión pasa de ser un punto de trabajo en equipo a un largo discurso.
- Prevenga la formación de bandos entre los asistentes. A veces se puede tratar temas conflictivos y pueden surgir temas contrarios a los cuales se apegaran los asistentes, el moderador debe cumplir su rol y evitar que esto suceda.
- Tome nota de los temas tratados en la reunión. Es muy importante sacar conclusiones en las reuniones y además tomar nota de las mismas, es una buena practica contar con un acta de reunión en donde se resuma todos temas tratados y conclusiones, de la que esten enterados todos los asistentes
Creo que esa es una buena guía para llevar reuniones efectivas, si desean ver un poco más a detalle les dejo el link de la fuente en la que me base para este post.
http://mba.americaeconomia.com/articulos/reportajes/8-pasos-para-una-reunion-de-trabajo-exitosa