¡No me hables del partido durante la reunión!
- Recordemos que tenemos 3 objetivos en esta reunión- Si, como los goles que le metimos ayer al… ¿Visteis el partidazo? - Pero en el año pasado también empezamos bien y luego recuerda cómo acabamos- Como no cambien al entrenador… no sé yo…- ¿Fuisteis al campo?- El que si que cuando pierde su equipo coge una depresión es Godofredo. Jajaja ¿No conocéis a Godofredo? Si, hombre, es aquel que…- Bla, bla bla durante 10’
Y mientras…hay otras personas con “otras aficiones” mirando desesperadamente el reloj y a punto de cortarse las venas.
Independientemente del peligro de hablar de fútbol, política o religión... permitir estos desvíos no es una muestra de flexibilidad, sino de incompetencia y solo sirve para garantizar que nunca vamos a acabar a la hora prevista… Y mientras los “que sienten los colores” distorsionan la reunión y te ven tan guay como facilitador/a… hay quienes están pensando que el fútbol se la repampinfla y que reconduzcas de una vez.Los aspectos sociales antes, durante y después de una reunión de trabajo, son importantes y no siempre es fácil manejarlos equilibradamente.
Para su gestión, deberemos adaptarnos a la reunión en cuestión. Vamos a separarlas según contextos:
· Reuniones en las que quienes participan, se desplazan desde zonas diferentes y tienen pocas oportunidades de verse.· Personas que tienen posibilidad de contacto personal a diarioEn el primer caso, puede que incluso uno de los objetivos (no oficiosos) de la reunión sea fortalecer los lazos personales entre esos colaboradores.
Eso no significa, que una vez iniciada la reunión, podamos hablar del partido de ayer como en el ejemplo, según nos plazca… o explicar que nos vamos a disfrazar de Donald Trump en carnaval y cómo teñirte la cara de color naranja sin alergias.
Al contrario, para evitarlo, precisamente deberemos facilitar y fijar un espacio y un tiempo concreto para ello.
Yo aconsejaría que ya en el orden del día se estableciera un momento “café-puesta al día personal” cuya duración dejo al libre albedrío de quien convoca. Independientemente de que comamos juntos después, si hace tiempo que no nos vemos “nos parecer normal” esos intercambios informales y personales “rápidos” antes de la reunión. Si no damos nosotros el espacio, se lo tomarán quienes participan y tendremos más complicado iniciar a la hora la reunión. Una vez transcurrido ese tiempo, se inicia la reunión a la hora prevista.
Ya os he comentado en ocasiones la conveniencia de establecer unas reglas de juego en las reuniones. Una de ellas sería que una vez agotado el espacio de interacción personal, acordemos evitar cualquier tipo de desvíos con el fin de respetar la hora final anunciada.
Eso no quita que en la reunión se lancen guiños varios o que utilicemos el sentido del humor y complicidades personales que siempre la hacen más llevadera. Pero una cosa es un guiño y otra un tic …
¿Y si nos vemos continuamente? En este caso, no hará falta separar un espacio temporizado de intercambio (pueden tomarse un café cuando gusten)
Debemos facilitar que en la reunión se vaya al grano y que la misma sea lo más breve posible, Aquí también deberemos ser claros con nuestras reglas de juego, ya que en la misma reunión puede haber participantes que tienden a explicar su vida en verso. Una vez terminada (siempre a la hora prevista) nadie les impide que se queden unos minutos comentando lo que quieran (si encuentran quién les escuche, claro).
Foto de StockSnap en Pixabay