Actualización del manual de cargos y funciones del personal para garantizar un mejor desenvolvimiento en las empresas y así mejorar la salud de los empleados
El manual de cargos y funciones del personal es una herramienta de control y desarrollo eficiente de las actividades que se ejecutan en puesto del trabajador recién ingresado, este documento define las actividades, responsabilidades, nivel académico, habilidades y destrezas requeridas para el cargo a desempeñar.
Así mismo, Montilla (2013) señala qué: “el manual de cargo es un instrumento normativo que describe las funciones básicas de los puestos de trabajo contenidos en el cuadro de asignación de personal, formula los requisitos esenciales exigibles y establece las relaciones internas del cargo” (p.1). Es por esto que, su presencia beneficia a los trabajadores, pues proporciona información de todas las funciones específicas, requisitos, responsabilidades comprendidas y las condiciones que el puesto exige para poder desempeñarlo adecuadamente. Del mismo modo, define las competencias transversales necesarias para cada puesto.
Es por ello que, la actualización constante del manual es fundamental, no solo para el trabajador, sino también al personal fijo que deba realizar actividad de otro departamento ajeno al suyo. En este orden de ideas, al momento de ingresar a un nuevo personal tener el apoyo de un manual de cargos actualizado y explicado de manera detallada facilita la incorporación rápida a las actividades del nuevo trabajador.
Igualmente, dicha herramienta sirve para detectar el cierre de brechas y elaborar un plan de capacitación del trabajador, puesto que el proceso de desarrollo del capital intelectual es fundamental para el desarrollo óptimo de las actividades a cargo, toma de decisiones y manejo de activos de la empresa. Según Arévalo (2015) manifiesta que: “se necesita un manual cuando existen trabajos, ya sean especializados o repetitivos, en los cuales, grupos de usuarios deben manejar diseños complejos y casi siempre desconocidos para ellos” (p.3).
A saber, la adaptación del uso de estos manuales, satisfacen las necesidades de las empresas. Por consiguiente se pueden detectar fallas que se presentan con regularidad, evitando la duplicidad de funciones y mejorando la calidad de trabajo tanto al mismo personal como a los usuarios. Por otra parte, la deficiencia o inexistencia de manual de cargo trae consecuencias a la empresa, y al equipo de trabajo, pues al presentarse fallas internas en los proceso de la empresa, ocasiona estrés, disgusto en el equipo de trabajo por la falta de conocimiento, incumplimiento de objetivos, fechas de entrega, mala calidad en los resultados, entre otros.
De este modo, La Organización Mundial de la Salud (OMS, 2008) define la salud mental como “un estado de bienestar en el que la persona es capaz de hacer frente al estrés y trabajar de forma productiva, obteniendo a la vez una buena salud física al tener en equilibrio su mente y cuerpo” (P.5). En relación con lo antes señalado, el estrés puede llegar a complicar las tareas tanto de la vida personal como laboral, pues la productividad de las actividades diarias se hace cada vez menor a las anteriores. Igualmente, es normal que una mala gestión del estrés cambie el estado de ánimo de la persona y origine dolores corporales como de cabeza, abdominales, indigestión, entre otras cosas.
Así, como expresa Navarro (2015): “quizá necesites realizar otras tareas y/o repartir el trabajo de forma distinta o con un compañero, para que tu nivel mental se encuentre equilibrado” (p.12). A esto, tener el apoyo tanto de otras personas como de un instrumento que te guíen a realizar las labores, no solo dejaran a un lado el sentimiento de debilidad, incapacidad, inferioridad y angustia, ya sea por desconocer el procedimiento u otras formas de ejecutarlo, sino que aumenta el nivel de confianza, el bienestar físico y la calidad en el trabajo.
Por consiguiente, el obtener un equilibrio mental dentro o fuera del campo laboral, aumenta la salud en general de la persona, al igual que se adquiere estados de humos agradables, actitud, autoestima, entre otros, por nombrar algunos beneficios psíquicos. Parker (2008) señaló que: “pueden sentirse cómodos tomándose dos días por salud mental, incluso si no lo dicen. Es un ejemplo para las demás personas a la hora de enfrentar este estigma. Así, podemos dar lo mejor de nosotros mismos en el trabajo” (p.12).
En último término, la cultura empresarial es un punto clave, los empleados deben sentirse protegidos y seguros, se deben establecer estándares razonables para las personas y para los demás. No se debe esperar la perfección, pero si mejorar cada vez más la calidad. Tanto las responsabilidades como los criterios de desempeño pueden no reflejar de manera precisa lo que la persona está haciendo, el trabajar junto a alguien más para hacer los cambios necesarios y aliviar la carga laboral, no solamente beneficiara su salud (ya sea mental o física), sino que también mejorará la productividad general de la organización.
En síntesis, la implementación o actualización, como se mencionó en párrafos anteriores, de un manual descriptivo de cargos y funciones del personal, logrará el aumento de responsabilidad, apoyo, calidad de trabajo, evaluación del potencial de los empleados, estimulación de productividad, las relaciones humanas, estabilidad mental, entre otras cosas más. Así como también la disminución de fallas internas laborales y el estrés o disgusto en las personas al conocer con más detalles tanto los procedimientos como el orden en que se realizan. Logrando la empresa, al final de todo, crecimiento profesional cada vez mayor y mejoramiento en el bienestar de salud en las personas que hacen vida allí adentro.