Todo el mundo está hablando de Microsoft SharePoint, una innovadora plataforma diseñada para empresas y productos con contenidos almacenados en la nube.
Si quieres despejar todas tus tu dudas sobre este sistema de gestión de archivos, lo mejor será que te tomes un par de minutos para leer esta breve guía.
¿De dónde proviene esta plataforma?
De la mano de Microsoft, SharePoint es ofrecido al público como un sistema de administración y almacenamiento de archivos.
Aunque no lo creas, este software corporativo fue lanzado en 2001, desde entonces Microsoft se han preocupado por integrar tecnologías que sean compatibles con Office 365.
Gracias a su gran capacidad de trasferencia de datos y seguridad informática, SharePoint es utilizado por millones de empresas a nivel mundial.
Según cifras oficiales de la propia compañía estadounidense, SharePoint vendió más de 36 millones de licencias a usuarios desde inicios de 2006 hasta el año 2011.
Entonces, ¿qué es Microsoft SharePoint?
Microsoft SharePoint Products and Technologies es una plataforma de colaboración empresarial diseñada para ofrecer soluciones efectivas en materia de redes intranet y extranet.
Del mismo modo, reúne herramientas y funcionalidades dentro de un único interfaz para múltiples aplicaciones web, portales para la gestión de calidad y otros sitios.
SharePoint es una herramienta realmente útil, ya que puede emplearse para hosting y páginas web con acceso a contenido compartido.
En este sentido, estamos hablando de una plataforma que sirve para almacenar información y archivos, así como páginas wiki y blogs.
Según la misma Microsoft, SharePoint está hecha para que compañías creen sitios web con una mejor capacidad de trasferencia de información y/o contenidos.
En este sentido, dicha plataforma se puede utilizar como un espacio seguro donde guardar, organizar y compartir documentos útiles.
Pero eso no es todo, Microsoft también permite a los usuarios que usan este nuevo sistema, enviar y recibir información desde cualquier dispositivo, solo necesitas de un explorador web como Chrome, Firefox o Edge.
¿Qué se puede hacer con SharePoint?
Si estás a punto de instalar SharePoint en tu ordenador por primera vez, seguramente aun te sigas preguntando ¿Qué me permite hacer esta plataforma? Pues veamos:
- Integrar opciones de comunicación e intercambio de archivos en tiempo real, SharePoint agrupa una serie de opciones a la hora de administrar tus documentos.
- Gestionar, almacenar, mover y compartir tu información sin ningún tipo de límites, esto además te ayudará a tener una visión más amplia de tu negocio o proyecto.
- Mejorar el proceso de búsqueda de archivos reduciendo los tiempos de carga y el acceso a las carpetas a través de actualizaciones periódicas.
SharePoint Microsoft es un gestor de documentos que también te permite establecer políticas de acceso y permisos sobre la información almacenada en la nube de la compañía.
Conoce algunas de las características que posee la nueva versión de SharePoint
- OneDrive integrado.
- Aplicación móvil y mejor soporte para navegadores.
- Comandos más simples.
- Nuevos controles para bibliotecas.
- OneDrive for Business.
- Opción de fijar a la página de inicio.
- Uso compartido del sitio.
- Nuevo cuadro de dialogo.
- Soporte de documentos grandes.
¿Por qué utilizar SharePoint como administrador de archivos?
- Acelera la productividad de la empresa, está comprobado que el flujo de información garantiza un mejor rendimiento en todos los niveles de la organización, ya que todos los integrantes del equipo pueden acceder a los documentos en tiempo real.
- Mejora la capacidad de toma de decisiones y la comunicación en la compañía, SharePoint agiliza los procesos de trasferencia interna de archivos, así como el procesamiento y la transparencia de la información.
- Plataforma sin filtración de información, Microsoft se ha asegurado de que este sistema sea seguro para cualquier compañía, sea grande o pequeña.
- Búsqueda rápida de documentos, SharePoint está hecha para ofrecer una experiencia intuitiva con cada uno de los detalles necesarios sobre la creación y modificación de los archivos.
- Ideal para trabajar a distancia, esta plataforma permite crear y editar documentos entre uno o varios usuarios en tiempo real, es decir, tú y tus compañeros podrán organizar y compartir todo tipo de proyectos y tareas de manera remota.
- Experiencia integrada, SharePoint está hecha para funcionar desde cualquier dispositivo de forma óptima y segura, esto significa que puedes acceder a la información que necesites desde tu teléfono, tablet u ordenador sin ningún tipo de limitación.
- Yammer y Teams junto a SharePoint, con este sistema podrás crear una red social corporativa flexible para compartir imágenes, vídeos, enlaces y todo tipo de contenido con tus compañeros de trabajo.
- Integración total con Microsoft Power BI, esto te permitirá abrir, leer y compartir informes de manera regular.
- Hasta tres opciones de servidores internos: SharePoint On Premise (local), SharePoint Online (Microsoft 365) o entornos híbridos.
Conoce los diferentes productos SharePoint
SharePoint Online
El servicio más emblemático de la plataforma, SharePoint Online es un software diseñado para ofrecer hospedaje en la nube a empresas de cualquier tamaño.
Este servicio nació para sustituir al SharePoint Server Local, ya que con el Online cualquier compañía puede suscribirse a través de un paquete Microsoft 365.
SharePoint Server
Diseñado para ser administrado con un plan Office 365 Enterprise, el Server es una versión de SharePoint que ofrece características adicionales como páginas web modernas, creación de documentos y listas.
SharePoint Designer 2013
Esta versión la puedes descargar de manera gratuita, sin embargo, la última versión data del año 2013.
Actualmente, es utilizada para solucionar problemas con el flujo de trabajo en una red externa, gracias a que sirve para editar todo tipo de contenido de forma remota.
Más información: https://www.caltico.es/microsoft-sharepoint-para-empresas/