Por otra parte, cuando en los talleres que facilito sobre mejora de la productividad y eficacia personal digo, con clara intención provocadora, que GTD es para no hacer, me divierte observar las reacciones, porque siempre las hay y son de lo más variado.
Venimos de donde venimos pero estamos donde estamos. Y donde estamos, al menos las personas que nos dedicamos al trabajo del conocimiento, no tiene nada que ver con de dónde venimos.
Imagina un cazador primitivo que decide volver al poblado sin cazar. O un herrero medieval que decide abandonar la fragua dejando un caballo a medio herrar. O una persona que trabaja envasando sardinas que decide abandonar la línea de producción en mitad de la jornada. ¿Qué pensarías de la “profesionalidad” de esas personas? Dejar las cosas sin terminar, incompletas, “a medias”… Todo ello se asocia con baja profesionalidad.
También es cierto que el cazador primitivo, el herrero medieval y la persona que envasa sardinas lo tienen relativamente fácil para hacer bien su trabajo, al menos en cuanto a lo que completar la tarea se refiere. Lo tienen fácil porque la tarea es evidente: saben qué es lo que hay que hacer para que esté hecho. Esto significa que no se ven obligados a tomar decisiones sobre qué hay que hacer, qué hacer antes, qué hacer después y qué dejar sin hacer.
Además tienen la suerte de que su trabajo es relativamente estable y predecible, con poca probabilidad de interrupciones o de cambios constantes de importancia, urgencia y prioridad. Y eso es muy cómodo porque se pueden permitir tener poca o nula asertividad, simplemente porque no la necesitan para ser personas productivas y eficaces en su trabajo.
Pero en la Era del Conocimiento, la historia es bien distinta. La tarea no es evidente, como dice Peter Drucker, sino que hay que definirla. Antes de hacer, es preciso averiguar qué es exactamente lo que hay que hacer y cuándo estará hecho.
Este nuevo entorno es fluctuante, inestable y poco predecible, con constantes cambios de importancia, urgencia y prioridad. Y, para complicar las cosas, el trabajo pendiente casi siempre excede al tiempo disponible para hacerlo.
En estas nuevas circunstancias, la productividad y la eficacia personal pasan necesariamente por dejar cosas sin hacer. Y dejar cosas sin hacer es muy distinto de dejar el trabajo sin hacer. Porque la realidad es que gran parte de las jornadas se pierde en tareas absurdas que no nos acercan a nuestros objetivos, ni a los profesionales ni a los personales; en tiempos de tránsito, en rehacer trabajos que antes ya se hicieron pero se hicieron mal o incompletos.
Este es el primer cambio de paradigma. Dejar de creer que la productividad y la eficacia personal significan hacerlo todo. Las personas productivas y eficaces consiguen resultados relevantes gracias a que dejan sin hacer un montón de cosas irrelevantes.
Porque la productividad y la eficacia personal no consisten en hacer muchas cosas sino en elegir bien y hacer bien las cosas que haces.
Y elegir bien implica necesariamente el ejercicio frecuente, generoso y enérgico de la asertividad. En otras palabras, decir NO y decirlo a menudo, sin titubeos y sin sentirte mal. Si hay algo en lo que coinciden todas las personas que estudian la productividad y eficacia personal es en que decir que sí siempre a todos es la forma más fácil, rápida y segura de cargártela.
El problema es que ser una persona asertiva es más difícil de lo que parece. Es difícil porque a casi todo el mundo le gusta ayudar a otras personas, ser servicial, echar una mano si se puede. Y por esta razón, necesitas tener mucha confianza en ti y contar con un buen motivo para negar eso que te piden.
Piensa por un momento en una situación en que no te costó esfuerzo decir no a algo. Probablemente tenías muy claro que haber dicho sí habría supuesto decir no a otras cosas que para ti eran aún más importantes que eso que te estaban pidiendo.
Esa es la clave. Si cada vez que te planteas decir sí a algo eres consciente de qué te cuesta, de lo que te estás jugando, de a qué otras cosas estás diciendo no, seguramente dirás no mucho más a menudo.
Pero para ello, antes necesitas saber cuáles son todas esas cosas y qué significa cada una de ellas. Es lo que en el método GTD se llama tener control y perspectiva. Solo entonces, cuándo sabes cuáles son tus opciones de elección y qué implica cada una de ellas, reunirás las condiciones para decir no y sentirte bien al hacerlo.
Hasta entonces, la culpabilidad y la duda harán que te resulte muy difícil decir no, aunque en tu interior sientas que es lo que deseas y lo que deberías hacer.
Cuando hayas sentado las bases para tomar buenas decisiones y hayas aprendido a decir no con confianza, habrás dado un paso enorme hacia la consecución de los resultados que realmente te importan y te hacen feliz.
Merece la pena intentarlo porque, sin no, no eres nada.