La creación y administración de un negocio requiere de mucho trabajo a nivel organizativo, ya se trate de una actividad profesional ejercida como freelancer o de todo un centro en el que se ofrezcan varios servicios. La gestión de proveedores, la marcación de citas, el pago de los gastos, el cumplimiento de las responsabilidades administrativas y fiscales, la comunicación interna y externa, o la organización de la plantilla son tareas fundamentales en el día a día de cualquier negocio para garantizar no solo su correcto funcionamiento, sino su viabilidad y crecimiento a largo plazo.
En este sentido, la tecnología se presenta como un importante aliado de profesionales freelancers y pymes, ya que a día de hoy es fácil y asequible encontrar herramientas digitales, conocidas como software de gestión, que permiten administrar el tiempo y los recursos de la mejor forma posible. Además, juegan un papel fundamental a la hora de definir procesos, es decir, de establecer pautas comunes que uniformicen aquellas tareas propias del negocio, como pueden ser: el registro de clientes, el cobro de los servicios, la marcación de citas en la agenda, la reposición de stocks o la definición de los horarios de la plantilla de profesionales.
No obstante, también pueden ser esenciales a la hora de valorar y analizar el funcionamiento o los resultados del negocio. El registro digital constante de toda esta información a través de los softwares de gestión, facilitan el análisis de datos y la identificación de puntos fuertes o débiles que pueden ser reforzados o mejorados, respectivamente, para garantizar la productividad del negocio.
Qué es un software de gestión
Un software de gestión es un sistema informático que integra distintas herramientas para permitir que profesionales y empresas ejecuten tareas de administración y simplifiquen procesos a nivel operativo, productivo y burocrático, con el objetivo de que sus negocios sean más productivos y rentables.
En un sentido más práctico, es un ayudante en las actividades del día a día, para que en vez de gastar tiempo innecesario en actividades operativas como agendar citas, registrar pagos o guardar información de la clientela, el foco se dirija a lo más importante: la rentabilidad y las ganancias.
Los softwares de gestión pueden clasificarse según a los parámetros que se atiendan, como la flexibilidad del sistema -es decir, si es posible personalizarlo o si es un sistema predefinido- o el tipo de acceso al mismo -si es en la nube (cloud) o si solo es accesible a través de la intranet del local-. Evaluar cuál es la mejor opción solo es posible atendiendo a las características específicas del negocio en cuestión. Por ejemplo, existen softwares de gestión creados para tareas específicas, como Jira de Atlassian -diseñada para optimizar la organización del trabajo- o Cake.hr -para gestionar las vacaciones del equipo-; hay otros más completos que integran varias funcionalidades, como Holded, y otros que te permiten configurar y personalizar cualquiera de las funcionalidad, como es el caso de Podio. También existen softwares de gestión especializados por sector, que atienden a las especificidades de ciertos servicios o modelos de negocio, como es el caso de , dirigido a las áreas de belleza, bienestar, fitness o salud.
5 ventajas de gestionar tus servicios con una herramienta digital
- Concentrar la información en una sola herramienta en la Nube
Con la democratización tecnológica, cada vez contamos con más dispositivos a nuestro alcance, que se ajustan a las necesidades de cada circunstancia. Es habitual usar el móvil cuando se está en el espacio público, el ordenador cuando se está en casa o en la oficina, y la tablet si se va a una reunión. La conexión y el flujo de información entre estas herramientas tecnológicas es crucial para garantizar una buena gestión del trabajo y el tiempo. En este caso, contar con un software de gestión en la nube permite acceder a la plataforma desde cualquier dispositivo y mantener la información tanto actualiza en tiempo real, como accesible para cualquier persona que trabaje con ella.
- Mejorar la experiencia y comunicación con los clientes
Algunos de estos softwares permiten la integración de herramientas del sistema con las páginas web y canales de contacto del negocio. De esta forma, tareas como pagos, reserva de citas o notificación a la clientela se simplifican en gran medida.
Los clientes y clientas pueden reservar en pocos pasos desde la página web del negocio, desde una app personalizada o a través de un botón integrado en las páginas oficiales de redes sociales como Facebook. Independientemente de la procedencia de la información, esta queda registrada en un solo lugar.
También hay funcionalidades que permiten automatizar o facilitar el flujo comunicativo mediante el envío de notificaciones, correos o SMS a la clientela, ya sea para recordar una cita, comunicar promociones o incluso, felicitarles en una fecha importante. Tener un sistema de gestión será útil para conectarte con tu público de forma rápida, segura y eficaz.
- Profesionalizar el negocio y diferenciarse de la competencia
Tecnificar la manera en que se ofrecen los servicios permite destacar y generar mayor seguridad a los clientes y clientas . Es decir, si los utilizadores evidencian que se utilizan mejores herramientas y que se avanza cada vez más a nivel tecnológico y operativo, no dudarán de que la calidad de los servicios estará a la misma altura. Mientras mayor profesionalidad se transmita en cada aspecto del negocio, mayor la confianza que se generará en el servicio.
- Disminuir el tiempo invertido en tareas operativas
Hay tareas inevitables que, a veces, llevan más tiempo del esperado, como pueden ser el control de la caja o del flujo de dinero o la gestión del stock de los artículos usados para para la realización del servicio. La falta de automatización o digitalización de las mismas pueden hacer perder tiempo o aumentar los errores, lo que se traduce literalmente en una disminución de los ingresos.
En este sentido, contar con herramientas tecnológicas como un sistema de gestión para registrar el dinero que se ingresa y que sale o implementar un workflow automatizado que alerte cuando se agote el stock, hará que al final de la jornada solo sea preciso revisar que coincida la información o permitirá saber cuándo es el momento exacto para hacer un nuevo pedido, evitando inversiones innecesarias o precipitadas, respectivamente.
- Tomar mejores decisiones para el negocio
Hay softwares de gestión que permiten analizar los datos en el momento o emitir informes con información muy relevante a nivel estratégico y comercial. Identificar quiénes son los mejores clientes y cuáles son sus características, cuáles son las alturas más relevantes o las menos activas en el negocio, cuál es el beneficio medio obtenido por cliente o cuáles son los padrones de comportamiento en el consumo del servicio es información crucial para tomar mejores decisiones para el negocio con base en datos reales y personalizados.
Es decir, supone dejar de lado las suposiciones y perseguir la rentabilidad con base en cifras propias. El análisis de estos informes permitirá resolver y actuar sobre aspectos básicos para obtener mejores resultados, como identificar qué estrategias usar para llenar las horas muertas, cómo conseguir reactivar a la clientela que ha dejado de contratar el servicio o cuánto invertir en stock para no tener muchos recursos económicos invertidos en mercancía, que podría ser usado para otro tipo de necesidades. En definitiva, los informes de gestión ayudan a contrastar, conocer y analizar lo que está pasando para anticiparse a lo que podrá pasar.
Pasos recomendados para contratar un software de gestión
Paso 1Identificar las principales necesidades del negocio y los mayores problemas de gestión, estableciendo posibles conexiones entre ellos. Por ejemplo, una necesidad del modelo de negocio puede ser realizar cobros por el servicio y un problema no tener un registro de los mismos.
Paso 2Definir las funciones y herramientas que pueden resolver los desafíos identificados. Por ejemplo, software que permita automatizar los cobros y emitir las respectivas facturas.
Paso 3Ordenar por prioridad las funciones que han de hacerse de forma automática o digital. Por ejemplo, puede ser más importante tener un software que pemita registrar los cobros aunque no pueda usarse para organizar los horarios del personal.
Paso 4Analizar el mercado para encontrar las mejores soluciones. Comparar las opciones disponibles es primordial para dar con un software de gestión a medida, que se ajuste a lo pretendido en términos de funcionalidad, complejidad o precio, entre otros aspectos. También es recomendable conocer las experiencias de usuarios que ya lo hayan experimentado y garantizar que cuentan con un buen servicio de atención, para asegurar que darán respuesta a cualquier problema que pueda surgir.
Paso 5Experimentar el sistema o requerir una demo personalizada. La mayoría de estos software de gestión permiten probar su funcionamiento mediante trials u ofertas especiales de bienvenida. No hay nada como experimentar la tecnología para poderla valorar, por lo que ver de primera como funciona o solicitar una demo personalizada en la que muestren cómo la herramienta en cuestión da respuesta al negocio, es un paso esencial para hacer la elección cierta.