¿Son los eventos sostenibles más caros?

Parece que la idea de Responsabilidad Social Empresarial está calando no sólo en las grandes empresas, si no en las pequeñas y medianas empresas como factor clave a tener en cuenta para aguantar este periodo de crisis. Este cambio de actitud de las empresas, consumidores y de la sociedad en general ha hecho que la industria de los eventos se adapte a estas nuevas necesidades y expectativas.

Los eventos forman parte de las políticas de las empresas y otras entidades como sociedades o asociaciones, colegios profesionales etc…, por lo tanto es de cajón pensar que cualquier empresa que tenga la sostenibilidad y la rsc como bandera para capear el temporal ha de ser consecuente con ello haciendo sus eventos más responsables, pero ¿se hace?

Al año se celebran en España aproximadamente 9.000 eventos, de los que el 20% mueven a más de 1.000 personas. Son números nada despreciables teniendo en cuenta la huella ecológica que pueden generar. La organización de eventos como conferencias, reuniones o ferias comerciales entre otros, generan enormes cantidades de residuos: papel y plástico, carteles y pancartas, decoración, stands y materiales de embalaje, alimentos, latas y botellas de plástico, envío y entrega de materiales, suministros etc.. emiten decenas de miles de toneladas de CO2, con lo que un cambio de mentalidad es importante.

La relevancia que ha cobrado este sector en España da medida de la importancia de introducir criterios de sostenibilidad tanto económicos, como medioambientales y sociales.

Mientras que la administración pública ya está exigiendo en los concursos públicos la demostración de prácticas de RSC, favoreciendo así el desarrollo y la implantación de este tipo de criterios, todavía se observa cierta reticencia por parte de la empresa privada y esto se debe a la falsa creencia (lo vemos todos los días cuando vamos a ver a clientes) de que los eventos con criterios de sostenibilidad son más caros.

Somos conscientes de que hay alternativas verdes a prácticamente todas las opciones en la organización de eventos, pero ¿es realmente rentable gestionar de esta manera los eventos para el cliente? ¿o es más caro?

AHORRO DE DINERO
Está demostrado que los eventos sostenibles y responsables son más rentables, ya que entre sus principales ventajas está la reducción de consumos y el uso más eficiente de materiales.
Pero para ver lo que se podría ahorrar el bolsillo del cliente, vamos a tomar como ejemplo un congreso que se celebra cada dos años y que congrega durante tres días a 300 congresistas.

Elegir la sede del congreso cerca de los hoteles de concentración supone para los congresistas mayor comodidad al poder ir a pie y no estar supeditado a los horarios de los autocares a disposición y un ahorro para los promotores del congreso al no tener que contratar autocares a disposición. En Mallorca un autobús de 50 plazas a disposición 8 horas cuesta más de 500 €…podeis echar la cuenta de lo que saldría no tener en cuenta esta consideración.

Eliminar por completo las botellitas de agua sustituyéndolas por jarras de agua del grifo supone la cantidad de aproximadamente 1000 botellas de plástico de 50cl. No sólo ahorras un euro y medio por botella si no que reduces una gran cantidad de residuos (aquí hay que tener en cuenta no sólo el peso, 24 gr por botella con tapón incluido, si no el volumen).

Reutilizar los lanyards de un congreso para el año siguiente supondría una media de ahorro de 300 euros.

Otro ejemplo claro es el de la reutilización de materiales. Nosotros aplicamos prácticas de ecodiseño a los soportes gráficos, teniendo en cuenta el material en el que lo hacemos, donde se produce, su distribución, la utilización y reutilización que se da y el reciclaje final. Así conseguimos que por ejemplo las lonas de nuestros eventos puedan ser reutilizadas para eventos posteriores, o para que sirvan como soporte para hacer productos de merchandising al año siguiente.

Elegir menús con alimentos de temporada y vinos de la zona además de ser más sostenible puede suponer un ahorro de hasta un 20% con respecto a otro tipo de menús.

Decorar sin estructuras, sin colgar elementos y sin montajes pesados. Actualmente las salas de los espacios para congresos (hoteles, palacios de congresos etc..) tienen proyectores y pantallas que pueden servir mejor que una lona para decorar y para informar sobre las sesiones de las ponencias.

No imprimir, dar la documentación en formato digital. La impresión del libro de ponencias puede llegar a suponer un desembolso de 12 euros por unidad.

En definitiva, ser 100% verde es muy difícil, hay muchas cosas que hacer y en que preocuparse, algunas más fáciles que otras, pero al final los organizadores junto con sus clientes tendremos en el futuro que unir esfuerzos.