SUPERVISIÓN Y CONTROL DEL PROYEC7O
El seguimiento y control del Proyec7o consiste en comprobar que los resultados obtenidos (Plazo,Coste y Calidad) son iguales a los objetivos marcados en el proyecto.
Hemos de poder controlar:
- La información que obtenemos durante el seguimiento del proyecto.
- Evaluación del alcance de esa información y repercusión
- Tener una opción en caso de actuar
- Poder de decisión sobre las opciones para poder rectificar la evaluación del proyecto en todo momento.
Hemos mencionado la palabra “CONTROL” en el anterior párrafo,pero ¿qué significado tiene en la Gestión de Proyectos?.
Es una comparación de los valores reales con los anteriores iniciales,con el fin de ser adaptados a los nuevas situaciones que van apareciendo en nuestro proyecto. Como consecuencia es necesario tener información real del progreso del proyecto para poder comprobar lo real con lo estimado,poder analizar en que situación estamos y realizar las modificaciones que sean necesarias para ajustar nuestro proyecto a la realidad.
La elaboración de lo descrito anteriormente nos va a generar 2 tipos de informes:
INFORME DE SITUACIÓN
Descripción de dónde nos encontramos en el proyecto
INFORME DE PROGRESO
Descripción de los resultados del equipo de proyectos debiendo de confirmar al menos los siguientes puntos:
- Fecha de inicio y final de las actividades
- Porcentaje realizado de la actividad
- Tiempo,trabajo o coste previsto para dar por zanjada la información de incidencias y previsiones a corto y medio plazo.
El equipo de dirección de proyectos utilizará estos y otros tipos de datos para poder supervisar y controlar el proyecto,como pueden ser por ejemplo:
A)CONTROL DE CALIDAD.
El director de proyecto comprueba una unidad de trabajo en determinado momento para asegurarse de que cumple con las especificaciones.No debe de esperar al final porque superará lo planificado y tendremos costes por encima del mismo.Con unos controles periódicos podemos determinar qué es lo que se escapa a a las especificaciones y así reconducir los procesos que causaron los problemas.
B)CONTROL DE LOS PLAZOS.
De forma análoga para controlar los plazos hay que tener una buena planificación previa identificando las actividades a realizar,recursos a emplear,plazos de cada una de las actividades y su situación en el tiempo.Una vez que está efectuada y aprobada la planificación inicial de nuestro proyecto y comienza la ejecución del mismo se van a producir en mayor o menor grado desviaciones, sobre todo, en las holguras.Ello nos puede llevar a ser flexible con alguna de las restricciones hasta conseguir el encaje correcto o de volver a revisar nuestro trabajo previo lo cual significaría:
- Evaluar de nuevo la EDT
- Evaluar de nuevo la asignación de tareas
- Redistribuir recursos con el propósito de conseguir un mayor rendimiento.
- Simplificar las tareas fundamentales.
C)CONTROL DE LOS COSTES.
Aquí nos encontramos con la piedra angular del proyecto ya que nos define el éxito del mismo en beneficios medibles.El patrocinador o promotor es quien tiene la mejor posición para su desarrollo debido al interés manifiesto en el proyecto y será supervisado por el equipo gestor de la cartera de proyectos, dando su aprobación y aportando el presupuesto necesario.Un presupuesto es la interpretación de lo planificado a gastos reales y rendimientos esperados en un periodo de tiempo, es como tener un plano de acción del proyecto. Puede ser la diferencia entre el éxito o el fracaso ya que proporciona a las personas los recursos necesarios para realizar sus tareas.
Podemos desglosarlo en categorias de costes que se prevén, como por ejemplo:
- Personal: es la mayor partida del presupuesto
- Viajes,comidas,alojamientos…
- Formación: honorarios y gastos
- Materiales: además de lo habitual siempre hay que presupuestar algún equipamiento inusual.
- Estudios y servicios profesionales por parte de empresas externas
Todo esto nos lleva a la obtención de resultados verdaderos y esperados,nos da seguridad para ir avanzando e ir alcanzando nuestros objetivos.Como podéis observar el proyecto se mueve en una delgada línea, que puede oscilar hasta romperse si no estamos pendientes de los factores mencionados anteriormente y pueden hacer que muchas horas de trabajo y esfuerzo se vayan al traste en poco tiempo.