4 Técnicas para administrar el tiempo
Las técnicas que vamos a presentar son:
- Decidir las prioridades en el trabajo
- Realizar un registro de las actividades
- Desarrollar un plan de acción
- Listas de Cosas por Hacer
1. Decidir las prioridades en el trabajo
Esta técnica se concentra en tres áreas - poner en claro las cosas de las que disfruta, comprender cuáles son sus fortalezas y debilidades, y analizar en qué consiste su trabajo y en cuáles tareas tiene un rendimiento excelente.
Hacer las cosas de las que disfrutamos
Hay que notar que casi todos los trabajos tienen elementos tediosos y desagradables - es importante que esas partes sean hechas correctamente. Depende de cada uno de nosotros el minimizar esto.
Concentrarnos en nuestras fortalezas
Es también muy importante que conozcamos cuáles son nuestros talentos y debilidades. Una buena forma de hacer esto es el realizar un análisis FODA. Esto provee una aproximación formal para evaluar nuestras fortalezas y debilidades, y las oportunidades y amenazas que debemos afrontar, y aumenta la percepción para encontrar un trabajo que se adapte mejor a nuestras fortalezas, y en donde no influyan nuestras debilidades.
Comprender cómo ser excelentes en nuestro trabajo
Una excelente forma de asegurar que nos concentremos en las cosas correctas es que estemos de acuerdo en ellas con nuestro empleador.
Deberíamos hacernos las siguientes preguntas:
Conclusión:
Esta técnica nos da tres formas de determinar nuestras prioridades en el trabajo:
- Concentrarnos en lo que más disfrutamos
- Usar el análisis FODA para reconocer nuestras fortalezas y debilidades. Esto ayudará a aprovechar las fortalezas, minimizar las debilidades, y movernos en la dirección correcta.
- Finalmente explica cómo poner en claro nuestro trabajo con nuestro empleador, y concentrarnos en desempeñarnos bien en las áreas que él o ella consideran que son más importantes.
- Concentrándonos en las prioridades correctas nos aseguramos que estamos siempre trabajando tan efectivamente como sea posible.
2. Registro de actividades
Quizás seamos poco conscientes de que nuestros niveles de energía varían durante el día - la mayoría de la gente logra distintos niveles de efectividad en diferentes momentos del día. Nuestra efectividad puede variar dependiendo de la cantidad de azúcar en la sangre, el tiempo que hace desde el último descanso, la rutina, el estrés, la incomodidad, o un montón de otros factores. También existen algunas buenas evidencias de qué tenemos ritmos diarios de alerta y energía (biorritmo).
Llevar un registro de las actividades
Mantener un registro de las actividades por varios días nos ayudará a comprender cómo consumimos nuestro tiempo, y cuándo conseguimos nuestro mejor desempeño. Sin modificar nuestra forma de actuar más de lo que tenemos que hacerlo, debemos anotar las cosas que vamos realizando. Cada vez que cambiemos de actividad, cuando leamos correo electrónico, trabajemos, hagamos café, dialoguemos con colegas o cualquier otra cosa, anotemos la hora en que lo hacemos.
Aprender de las anotaciones
Una vez que hayamos realizado las anotaciones por algunos días, debemos analizarlas. Quizás en este momento nos alarmemos al ver la gran cantidad de tiempo que consumimos haciendo tareas de bajo valor.
Conclusión:
El registro de actividades es una herramienta útil para auditar la forma en que utilizamos nuestro tiempo. También puede ayudar a detectar cambios en nuestra energía, estados de alerta, y de efectividad durante el día.
3. Plan de acción para administrar el tiempo
Un plan de acción es una lista de tareas que deberían ser llevadas a cabo para lograr un objetivo.
Siempre que queramos lograr algo, debemos escribir un plan de acción. Esto permite concentrarnos en las distintas etapas de ese logro, y controlar el progreso a través del mismo.
Para escribir un plan de acción, simplemente hacer una lista de tareas que necesitamos llevar a cabo para conseguir el logro de un objetivo. Esto es simple, pero aún así muy útil.
Conclusión:
Un plan de acción es una lista de cosas que necesitamos hacer para lograr un objetivo. Para utilizarlo, simplemente debemos llevar a cabo cada tarea de la lista.
4. Lista de Cosas por Hacer
Preparar la lista
Hacer esto hasta tener listadas cada una de las cosas por hacer. Una vez que tengamos hecho esto, recorrer las actividades una a una asignando prioridades desde A (muy importante) a F (insignificante).
Usar la lista
Diferentes personas utilizan las Listas de Cosas por Hacer de diferentes maneras en diferentes situaciones: si estamos en un rol de ventas, una buena forma de motivarnos es mantener nuestra lista relativamente corta e intentar completarla cada día.
En un rol de operación, o si las tareas son grandes o dependen de muchas otras personas, entonces podría ser mejor mantener una lista principal y otra separada.
Solo debemos preocuparnos por ellas en caso en que sea necesario - si estamos al límite con los tiempos por ellas, entonces habrá que aumentar sus prioridades.
Si no hemos utilizado nunca una Lista de Cosas por Hacer, deberíamos hacerlo: es una de las claves para comenzar a ser realmente productivos y eficientes.
Fuente https://www.estrategiamagazine.com/administracion/tecnicas-para-administrar-efectivamente-el-tiempo-optimizar-el-tiempo/